商業(yè)智能（BI）系統(tǒng)規(guī)劃前的準(zhǔn)備工作

通常在進(jìn)行商業(yè)智能信息系統(tǒng)項(xiàng)目之前，可以先從明確經(jīng)營(yíng)分析的愿景和目的入手，確定分析方法和工具、設(shè)計(jì)經(jīng)營(yíng)分析框架、設(shè)計(jì)指標(biāo)和報(bào)表、IT實(shí)現(xiàn)和持續(xù)改進(jìn)機(jī)制建立等幾個(gè)步驟，即先有經(jīng)營(yíng)分析體系再有商業(yè)智能。
    第一步：需要明確目標(biāo)，即商業(yè)智能系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，并進(jìn)行清晰描述和分解。目標(biāo)可以是：以ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行全方位、多視角的綜合分析；為公司經(jīng)營(yíng)決策提供必要的信息支撐，如圖1所示

圖1 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)和用戶
    第二步：需要明確具體的業(yè)務(wù)需求。根據(jù)實(shí)際情況可以細(xì)分到不同的用戶，例如：公司領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員。
    而不同用戶，對(duì)于業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)肯定會(huì)有不同的關(guān)注點(diǎn)，有不同的要求與需求?？梢栽诿鞔_業(yè)務(wù)需求的同時(shí)，在經(jīng)營(yíng)分析過(guò)程中，構(gòu)建完整的應(yīng)用模式與場(chǎng)景。例如：構(gòu)建相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)看板（管理駕駛艙）、業(yè)務(wù)指標(biāo)分析模型和日常業(yè)務(wù)報(bào)表，與不同用戶進(jìn)行對(duì)應(yīng)。
    第三步：在對(duì)系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、使用用戶和需求明確后，可以對(duì)需求/關(guān)注點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)分析。即通過(guò)經(jīng)營(yíng)分析的思路在系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)——決策分析和系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)物（已實(shí)現(xiàn)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及未實(shí)現(xiàn)的看板、指標(biāo)體系）之間建立起互通管道。
    從企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率和效益出發(fā)，對(duì)基于企業(yè)核心能力和營(yíng)運(yùn)流程的關(guān)系進(jìn)行梳理和拆解，形成一整套全面細(xì)致的指標(biāo)體系。而在流程梳理的過(guò)程中也可分別把指標(biāo)落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任部門。
    企業(yè)管理的結(jié)構(gòu)其實(shí)就是指標(biāo)體系的建立，從體系的建立到實(shí)現(xiàn)，會(huì)有一段漫長(zhǎng)而艱辛的過(guò)程。指標(biāo)明細(xì)通常會(huì)從不同的分析維度、通過(guò)分析處理后得到不同的結(jié)果，要實(shí)現(xiàn)指標(biāo)，必定需要落實(shí)指標(biāo)的數(shù)據(jù)來(lái)源，而這些數(shù)據(jù)，通常也就是我們ERP或者其他來(lái)源的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
    第四步：在整個(gè)商業(yè)智能系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，非?；A(chǔ)但卻又非常關(guān)鍵的工作在于數(shù)據(jù)的收集和管理。如何把企業(yè)呆滯的數(shù)據(jù)盤活，以達(dá)到商業(yè)智能系統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的要求，也是在整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中非常有挑戰(zhàn)的事情。
    我們知道，在企業(yè)當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)由于某些特殊問(wèn)題，內(nèi)部各個(gè)部門的數(shù)據(jù)可能存在矛盾，特別是在集團(tuán)型企業(yè)中，由于管理分散，核算方式不一致，系統(tǒng)數(shù)據(jù)來(lái)源不一致，造成的數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析。通過(guò)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，建立企業(yè)數(shù)據(jù)字典，統(tǒng)一定義數(shù)據(jù)含義，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量相對(duì)較差的系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗轉(zhuǎn)換，以提高整體數(shù)據(jù)的應(yīng)用功效。對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行一定程度的規(guī)范，可以保證數(shù)據(jù)源的唯一性，也可降低整體的風(fēng)險(xiǎn)。
    第五步：建立業(yè)務(wù)指標(biāo)到日常管理報(bào)表的關(guān)聯(lián)。通常，企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中，會(huì)針對(duì)不同業(yè)務(wù)、不同部門各自推行信息系統(tǒng)：公司級(jí)、部門級(jí)，管理性、業(yè)務(wù)性。但都或多或少會(huì)存在信息孤島，造成數(shù)據(jù)整合的難度。對(duì)于指標(biāo)體系的建設(shè)，報(bào)表之間關(guān)系的建設(shè)，以及報(bào)表的梳理和調(diào)整都會(huì)造成阻礙。
    在構(gòu)建了完整的數(shù)據(jù)信息鏈條后，對(duì)于沒(méi)有找到報(bào)表支撐的指標(biāo)，應(yīng)該需要考慮是否建立新的報(bào)表，如何落實(shí)數(shù)據(jù)來(lái)源，數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)的責(zé)任如何分布？反之，對(duì)于和任何指標(biāo)都無(wú)關(guān)的報(bào)表，其價(jià)值和存在的必要性也需要推敲。
    第六步：在建立了指標(biāo)體系和報(bào)表體系后，如何展示更能說(shuō)明問(wèn)題？另一方面，如何展示指標(biāo)的來(lái)源數(shù)據(jù)和指標(biāo)的浮動(dòng)以及歷史數(shù)據(jù)的對(duì)比關(guān)系？
    往往用戶最關(guān)注的是指標(biāo)應(yīng)該如何在系統(tǒng)登陸后的首頁(yè)面上進(jìn)行展示。指標(biāo)只是一個(gè)現(xiàn)狀反饋，本身并不能包含太多的信息，基于指標(biāo)進(jìn)行的進(jìn)一步分解才能獲取更大價(jià)值。在指標(biāo)上進(jìn)行數(shù)據(jù)分析比對(duì)，才是商業(yè)智能關(guān)鍵所在。一是對(duì)于指標(biāo)，應(yīng)該有多種展示方式，比如各種統(tǒng)計(jì)圖形、簡(jiǎn)單直接的數(shù)字、數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)等；二是對(duì)于指標(biāo)或數(shù)據(jù)，應(yīng)該提供便捷的多維度分析，比如統(tǒng)計(jì)區(qū)間、同比環(huán)比等對(duì)比分析，見(jiàn)圖2。

圖2 銷售計(jì)劃完成情況樣圖
   如何規(guī)避內(nèi)部因素，降低系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)
    1.前期準(zhǔn)備工作要充分
    （1）充分了解用戶所需。
   商業(yè)智能用戶通?？梢苑譃槊黠@的幾個(gè)大類：戰(zhàn)略性、戰(zhàn)術(shù)性和操作性。戰(zhàn)略性用戶很少做決策，但是每一個(gè)決策都會(huì)具有一個(gè)深遠(yuǎn)的影響。戰(zhàn)術(shù)性用戶則每個(gè)星期做出許多決策，而且會(huì)同時(shí)使用匯總和詳細(xì)的信息，很可能需要每天對(duì)信息進(jìn)行更新。操作性用戶則是一線的員工，他們需要借助于在他們自己的應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)來(lái)執(zhí)行大量的事務(wù)。
    了解誰(shuí)將使用商業(yè)智能系統(tǒng)，以及他們出于什么目的來(lái)使用商業(yè)智能，他們需要的信息種類和使用的頻率，會(huì)有助于指導(dǎo)商業(yè)智能系統(tǒng)的規(guī)劃。
    （2）合理考慮商業(yè)智能組成部分。
    影響商業(yè)智能的因素有很多，元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)質(zhì)量、主數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)建模分析、集中式度量管理、展現(xiàn)形式、門戶。雖然上述這些因素可能本身不是商業(yè)智能戰(zhàn)略的一部分，但他們對(duì)于系統(tǒng)整體的構(gòu)建確實(shí)至關(guān)重要，它們可以影響企業(yè)商業(yè)智能系統(tǒng)實(shí)施的成功。
    2.不要與企業(yè)生產(chǎn)旺季相沖突
    眾多企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)存在明顯的周期性，對(duì)于周期性比較強(qiáng)的企業(yè)，在做商業(yè)智能系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，需要特別注意避開(kāi)這個(gè)高峰期，這主要是因?yàn)樵陧?xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，會(huì)給用戶增加很多的工作量。如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、系統(tǒng)使用的培訓(xùn)等。如果企業(yè)處于生產(chǎn)的旺季，員工恨不得多一雙手的情況下，強(qiáng)行實(shí)施信息系統(tǒng)，基本屬于火上加油，很容易造成忙中出亂，系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)比較高。
    3.項(xiàng)目盡量不要跨年
    在做項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，還需要注意跨年度的問(wèn)題。跨年度實(shí)施信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)大忌。即使在年底項(xiàng)目上線之后，最好能讓用戶有一個(gè)學(xué)習(xí)的過(guò)程，特別需要一個(gè)連續(xù)性的過(guò)程。這就好像我們?cè)趯W(xué)習(xí)時(shí)，課后要有一個(gè)復(fù)習(xí)的過(guò)程一樣。如果只是在課堂上學(xué)習(xí)，課后沒(méi)有復(fù)習(xí)，那么就很容易忘記。在日常工作中，我們經(jīng)常忽視這個(gè)基本規(guī)律，在年底或者跨年度實(shí)施商業(yè)智能項(xiàng)目對(duì)企業(yè)會(huì)造成一些不可控的風(fēng)險(xiǎn)。
    4.系統(tǒng)構(gòu)建完成后的持續(xù)改進(jìn)
    在做商業(yè)智能項(xiàng)目規(guī)劃時(shí)，很多企業(yè)僅僅將規(guī)劃做到項(xiàng)目上線，而沒(méi)有包含項(xiàng)目的持續(xù)改善階段。很多案例表明，系統(tǒng)上線效果好僅僅是項(xiàng)目成功的第一步，而等到系統(tǒng)上線一段時(shí)間之后，系統(tǒng)的效果可能就會(huì)開(kāi)始走下坡路。這主要就是因?yàn)闆](méi)有做好系統(tǒng)后續(xù)的規(guī)劃所導(dǎo)致的。具體地說(shuō)，在系統(tǒng)的后續(xù)規(guī)劃中要體現(xiàn)下面這些內(nèi)容：
    （1）如何確保前段時(shí)間的工作成果在后續(xù)工作中繼續(xù)保持下去。如前面制定的工作流程、數(shù)據(jù)更新機(jī)制、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性措施等在后續(xù)的內(nèi)容中要得到徹底地執(zhí)行。在系統(tǒng)的后續(xù)規(guī)劃中，要有措施能夠確保預(yù)先的政策能夠被一如既往地執(zhí)行下去。
    （2）在做系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)，對(duì)此也應(yīng)該設(shè)想一定的措施，如加強(qiáng)對(duì)新員工的培訓(xùn)，采取上崗證等，來(lái)確保降低商業(yè)智能系統(tǒng)關(guān)鍵用戶的流失，或者新老員工替換過(guò)程中會(huì)對(duì)系統(tǒng)帶來(lái)的負(fù)面影響。
    總之，系統(tǒng)上線后的規(guī)劃非常重要。很多企業(yè)正是因?yàn)槿狈@方面的認(rèn)識(shí)，才導(dǎo)致系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用的過(guò)程中達(dá)不到預(yù)期的效果。