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首頁(yè)精彩閱讀這些Excel學(xué)會(huì)了，你做賬的效率將大大提高
這些Excel學(xué)會(huì)了，你做賬的效率將大大提高
2017-04-22
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這些Excel學(xué)會(huì)了，你做賬的效率將大大提高

這些功能學(xué)會(huì)了，工作效率將大大提高。

1、excel的快速訪問(wèn)工具欄：

我的快速訪問(wèn)工具欄由左到右主要是“保存”、“新建”、“撤銷”、“恢復(fù)”、“升序排列”、“降序排列”、“打印預(yù)覽”、“插入數(shù)據(jù)透視表”、“合并后居中”、“格式刷”、“選擇性粘貼為數(shù)值”、“篩選”等，這個(gè)比較基礎(chǔ)。

2、搜狗輸入法的自定義短語(yǔ)設(shè)置

跟excel無(wú)關(guān)，但是效果拔群。要不是有這個(gè)功能，我早就放棄一堆廣告的搜狗輸入法了。。
3、分享一些我整理給身邊初學(xué)者的常用快捷鍵，雖然助漲了伸手的風(fēng)氣，但這個(gè)問(wèn)題實(shí)在正點(diǎn)，忍不住想答。

（1）F鍵功能鍵盤區(qū)

F4：非常實(shí)用，功能是重復(fù)上一次操作。例如要將多個(gè)不連續(xù)的單元格改為填充黃色，可以選擇第一個(gè)單元格，設(shè)置填充黃色，然后依次選擇其余的單元格，每次按一下F4。

Shift + F11：插入空白的工作表。注意與Ctrl + N比較，前者新建工作表，是sheet1，后者新建工作簿，是book1。

（2）數(shù)字鍵區(qū)域

Ctrl + 1：設(shè)置單元格格式

Ctrl + 2：加粗（同Ctrl +B）

Ctrl + 3：傾斜

Ctrl + 4：下劃線

（3）符號(hào)鍵區(qū)域

Alt + 加號(hào)：求和，可以選定需要求和的內(nèi)容后按該快捷鍵得出結(jié)果，也可以先按該快捷鍵，再選擇需要求和的內(nèi)容。

Alt + 分號(hào)：定位可見(jiàn)單元格，相當(dāng)于按Ctrl +G，在“定位條件”中選擇“可見(jiàn)單元格”。修改篩選狀態(tài)下的表格時(shí)，先選定內(nèi)容，按Alt +“；”，再操作，可確保僅對(duì)可見(jiàn)單元格操作而不影響未被篩選出來(lái)的部分。具體說(shuō)明，如須在工資表中刪除男性的工資，篩選性別為“男”，將篩選出來(lái)的內(nèi)容刪除行，直接操作可能導(dǎo)致中間性別為“女”的部分也被刪除，需要在鼠標(biāo)選擇篩選出來(lái)的內(nèi)容后，按Alt +“；”，再刪除行。

Ctrl +減號(hào)：刪除，選擇某一行或某一列，按該快捷鍵，直接刪除行或列。若選擇單元格后按該快捷鍵，提示“右側(cè)單元格左移”或“下方單元格上移”。

Ctrl + 雙引號(hào)：清除單元格內(nèi)容（用delete更快）。

Ctrl + 分號(hào)：將當(dāng)前單元格內(nèi)容改為當(dāng)天日期，格式為2014-XX-XX。

Ctrl +“↑”“↓”“←”“→”：光標(biāo)移動(dòng)到最上/下/左/右邊的單元格，如果單元格有數(shù)據(jù)，會(huì)移動(dòng)到數(shù)據(jù)的邊緣；單元格沒(méi)有數(shù)據(jù)，則移動(dòng)到整個(gè)工作表的邊緣或遇到其他數(shù)據(jù)停下來(lái)。

Ctrl + Shift +“↑”“↓”“←”“→”：同上，但光標(biāo)移動(dòng)路徑上的單元格會(huì)被選取。

（4）字母鍵區(qū)域

Ctrl + Z：撤銷

Ctrl + X：剪切

Ctrl + C：復(fù)制

Ctrl + V：粘貼

Ctrl + B：加粗（同Ctrl + 2）

Ctrl + I ：傾斜（同Ctrl + 3）

Ctrl + U：下劃線（同Ctrl + 4）

Ctrl + N：新建工作簿

Ctrl + A：全選，單元格有內(nèi)容則選取全部?jī)?nèi)容，單元格空白則選取整個(gè)工作表

Ctrl + S：保存

Ctrl + D：選擇性粘貼，相當(dāng)于按住單元格右下角的實(shí)心十字向下拉（Ctrl + R為向右拉）

Ctrl + F：查找/替換（Ctrl + H替換）

Ctrl + G：定位

Ctrl + K：插入超鏈接

Ctrl + P：打印

Ctrl + W：關(guān)閉當(dāng)前工作簿

（5）Windows鍵

Win + E：打開(kāi)“我的電腦”，非常實(shí)用，提高查找和打開(kāi)文件的速度

Win + D：顯示桌面，相當(dāng)于全部最小化

Win + L：鎖定計(jì)算機(jī)

Win + X：管理電源、連接、亮度等

（6）其他鍵盤區(qū)

Ctrl + PageUp/PageDown：移動(dòng)到上/下一張工作表

PageUp/PageDown：工作表向上/下滾動(dòng)一頁(yè)

Alt + PageUp/PageDown：工作表向左/右滾動(dòng)一頁(yè)

Ctrl + Home：光標(biāo)移動(dòng)到工作表的左上角

Ctrl + End：光標(biāo)移動(dòng)到工作表的數(shù)據(jù)的最右下方

Ctrl + Enter：批量選擇性粘貼。選定多數(shù)單元格，輸入數(shù)值或公式，按該快捷鍵，則所有單元格都被填充。

（7）日期函數(shù)

①date函數(shù)：=date（A1，B1，C1），可用于將分布在不同單元格的月、日等轉(zhuǎn)換為日期格式。如=date（2014,12,31），顯示“2014-12-31”

②datedif函數(shù)：=datedif（A1，today（），”y”）

=datedif（A1，today（），”m”）

=datedif（A1，today（），”d”）

求兩個(gè)日期之間的差值，可用于計(jì)算年齡、工齡等

③month函數(shù)、day函數(shù)，返回某一日期的月份或天數(shù)

4、快捷鍵和函數(shù)的組合技

（1）連續(xù)單元格的批量填充

將一個(gè)單元格的數(shù)值或公式拖到下面的多數(shù)單元格中，我通常見(jiàn)到大家是在單元格的右下角拖動(dòng)或雙擊實(shí)心十字，但是如果行數(shù)較多，拖動(dòng)的話太慢，雙擊則不能確定中間是否有斷行。

舉例：一個(gè)10,000行的數(shù)據(jù)，A列是序號(hào)，B列為公式，B1=A1*2，需要將B列填滿。我的做法如下：

①鼠標(biāo)點(diǎn)在A列任一單元格，按ctrl+“↓”，光標(biāo)移動(dòng)到A10,000

②光標(biāo)向右移一格，到達(dá)B10,000

③按ctrl+shift+“↑”，光標(biāo)選擇了B1到B10,000的區(qū)域

④按ctrl+D，自動(dòng)填充

這樣做的優(yōu)點(diǎn)是可以順便判斷A、B兩列是否有斷行，而且比較直觀，如果順利完成，說(shuō)明這兩列的數(shù)據(jù)都是完整的。

（2）非連續(xù)單元格的批量填充

例圖是金蝶系統(tǒng)導(dǎo)出的明細(xì)賬，有的數(shù)據(jù)多達(dá)幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)行，而且每一個(gè)科目要填充的內(nèi)容都不同，沒(méi)法一次性拖動(dòng)來(lái)填充。假設(shè)數(shù)據(jù)有5萬(wàn)行，我的做法是：

①鼠標(biāo)點(diǎn)在C列任一單元格，按ctrl+“↓”，光標(biāo)移動(dòng)到C50,000

②鼠標(biāo)點(diǎn)擊C50,000，按住拖動(dòng)到B50,000，形成這樣


注意要從C列拖到B列，反之不行。因?yàn)镃列才是連續(xù)單元格，可以進(jìn)行下一步

③按ctrl+shift+“↑”，光標(biāo)選擇了B1到C50,000的區(qū)域

④按ctrl+G，選擇“定位條件”為“空值”

按確定后如下圖，定位了B列所有的空值：


⑤此時(shí)直接輸入“=”，公式會(huì)出現(xiàn)在第一個(gè)空值，即B3單元格，輸入“=B2”，即等于上一單元格


⑥按ctrl+enter，之前定位的每一個(gè)空值都被填充公式“等于上一單元格”


注意：如果電腦不怕卡，可以在第二步從C列直接拖動(dòng)到A列，把A、B兩列一起填充

PS：如果連C列也是不連續(xù)的，可以在A列左邊插入一列，全部填滿，就可以移動(dòng)到最下面一行來(lái)向上操作了。

（3）文本格式的日期轉(zhuǎn)換為日期格式

這個(gè)不知道有沒(méi)有更簡(jiǎn)潔的方式，我的方法如下：

（4）為表格創(chuàng)建主索引

仍然以導(dǎo)出的明細(xì)賬為例，篩選銷售費(fèi)用后發(fā)現(xiàn)有幾筆異常費(fèi)用，想看下完整的憑證。但是明細(xì)賬是按科目排列的，同一筆分錄分散在若干科目中。通常做法是篩選憑證號(hào)，再篩選月份，可以定位到某一筆憑證。如果增加一列數(shù)據(jù)為月份+憑證號(hào)，就可以作為篩選憑證的主索引了。

如圖中B列：

（5）雙向鏈接判斷是否兩列數(shù)據(jù)是否一一映射

舉例兩個(gè)順序不同的人員名單，要檢查是否相同

圖中對(duì)兩列工號(hào)分別鏈接后，可見(jiàn)工號(hào)1是工號(hào)2的子集，但是工號(hào)2的100014沒(méi)有包含在工號(hào)1中。（☆注：公式寫錯(cuò)了，左邊F:F應(yīng)改成D:D，右邊F2應(yīng)改成D2，我不會(huì)刪圖。。）數(shù)據(jù)分析師培訓(xùn)

進(jìn)階應(yīng)用：判斷應(yīng)付職工薪酬的貸方計(jì)提數(shù)是否都對(duì)應(yīng)成本和費(fèi)用的借方（注意數(shù)據(jù)都是按”月份+憑證號(hào)“透視匯總后的）

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