大數(shù)據(jù)教你如何讓大忙人及時(shí)回復(fù)郵件

“我每天都收到成百上千封郵件，大多數(shù)郵件都很重要，我卻沒(méi)有精力一一回復(fù)。”在線視頻學(xué)習(xí)平臺(tái)One Month的聯(lián)合創(chuàng)始人和首席執(zhí)行官M(fèi)attan Griffel表示，要想讓那些每天被郵件轟炸的大忙人也能及時(shí)回復(fù)你的郵件，也是需要技巧的。

網(wǎng)上教人們?nèi)绾螌?xiě)郵件的建議不少，但大多還沒(méi)有數(shù)據(jù)做支撐。最近，郵件效率服務(wù)商Boomerang通過(guò)分析5300多萬(wàn)封郵件數(shù)據(jù)，找出了一些影響郵件回復(fù)率的竅門(mén)。總結(jié)起來(lái)就是兩大點(diǎn)，方便他人及勾起興趣。

首先，不要讓對(duì)方覺(jué)得回復(fù)你郵件是件耗時(shí)耗力的麻煩事。要縮短的就是對(duì)方閱讀郵件內(nèi)容的時(shí)間，其中就涉及內(nèi)容的長(zhǎng)度和閱讀難度。

比如Mattan Griffel曾提出，縮短內(nèi)容有助于提高回復(fù)率。“如果郵件只有兩到三句話，收件人讀起來(lái)會(huì)更輕松。如果一封郵件超過(guò)兩段，收件人可能會(huì)過(guò)會(huì)兒再讀，收到回復(fù)的時(shí)間也就拖長(zhǎng)了。”此次Boomerang的研究也發(fā)現(xiàn)，一封英文郵件字?jǐn)?shù)最好是50至125個(gè)單詞之間，這時(shí)回復(fù)率將可能高于50%。

由于Boomerang統(tǒng)計(jì)的都是英文郵件篇幅。按照翻譯時(shí)中文原稿的字?jǐn)?shù)約為英文譯稿的1.5倍，我們只能大概估算下，中文郵件最佳長(zhǎng)度可能在75到188字之間。

當(dāng)郵件長(zhǎng)度超過(guò)2500個(gè)英文單詞時(shí)，回復(fù)率就低于35%了。如果想發(fā)長(zhǎng)篇大論，最好以附件形式發(fā)送；另一方面，當(dāng)郵件長(zhǎng)度低于50個(gè)單詞時(shí)，郵件回復(fù)率也會(huì)迅速降低，一封只有25個(gè)單詞的郵件，與一封2500詞長(zhǎng)的郵件一樣只有44%的得到回應(yīng)機(jī)率；而如果郵件只有標(biāo)題沒(méi)有內(nèi)容，得到回應(yīng)的機(jī)會(huì)更小，只有 11%。

字?jǐn)?shù)要求同樣還體現(xiàn)在郵件主題上。數(shù)據(jù)顯示，不包括自帶的“轉(zhuǎn)發(fā)”字眼時(shí)，只有3到4個(gè)英文單詞的主題回復(fù)率最高。標(biāo)題越長(zhǎng)，得到回應(yīng)的機(jī)會(huì)越小。當(dāng)然，主題也是不能為空的，通常沒(méi)有標(biāo)題的郵件回復(fù)概率只有 14%。

除了控制字?jǐn)?shù)，此次研究最大發(fā)現(xiàn)之一就是，電子郵件的閱讀難度也會(huì)影響回復(fù)率。像一個(gè)小學(xué)3年級(jí)學(xué)生一樣寫(xiě)作時(shí)效果最好。

閱讀難度越大或者廢話越多的內(nèi)容越容易耗費(fèi)對(duì)方的時(shí)間，從而降低對(duì)方立刻回應(yīng)的意愿。按照大學(xué)程度閱讀水平撰寫(xiě)的郵件中，得到反饋的只有39%，還不及充滿語(yǔ)法錯(cuò)誤的幼兒園水平郵件的反饋率。

即使是給知識(shí)能力水平高的人發(fā)送郵件，也應(yīng)當(dāng)盡量簡(jiǎn)化縮短語(yǔ)句，使用最簡(jiǎn)單明了的詞匯。“要讓收件人一目了然地知道自己到底需要做什么?！盡attan Griffel建議，如果不得不寫(xiě)一封非常冗長(zhǎng)的郵件，那就把希望對(duì)方做的事情放在最前面。將段落拆成短句，將重要部分加粗或者斜體。“一兩個(gè)句子成段好過(guò)一大段文字?！?/span>

當(dāng)然，具體還是要根據(jù)郵件的寫(xiě)作背景來(lái)看。如果你是要與教授討論你的博士論文細(xì)節(jié)，而他還將參與你的博士后獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)估，那還是要注意每個(gè)用詞都盡可能專(zhuān)業(yè)；但如果你是寫(xiě)給一個(gè)足球迷來(lái)吐槽上次球隊(duì)糟糕的表現(xiàn)，那就最好用三年級(jí)小學(xué)生都能看懂的大白話。

勾起收件人興趣也是提高回復(fù)率的好方法。比如可以在郵件中向?qū)Ψ教岢鰩讉€(gè)好問(wèn)題。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)你在郵件中提出一到三個(gè)問(wèn)題，郵件會(huì)有 50% 的概率得到回復(fù)?！爱?dāng)人們不忙的時(shí)候，讓人產(chǎn)生好奇的郵件吸引他們；但當(dāng)人們忙的時(shí)候，好奇心減弱，實(shí)用主題的郵件更多地被閱讀。”賓夕法尼亞大學(xué)沃頓商學(xué)院教授Adam Grant表示。不過(guò)貪多可沒(méi)什么好處，包含8個(gè)問(wèn)題的郵件比只有3個(gè)問(wèn)題的回復(fù)率要少20%。

另外，別以為客觀講事實(shí)才是最好的，其實(shí)影響回復(fù)率的關(guān)鍵因素還有郵件的表達(dá)情感和寫(xiě)作角度。Boomerang發(fā)現(xiàn)，郵件內(nèi)容稍顯積極或消極，是最容易得到回應(yīng)的。此外，主觀內(nèi)容一般比客觀內(nèi)容的回復(fù)率要高 8%。

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，相比于完全中性的郵件內(nèi)容，輕微積極或者輕微消極的郵件內(nèi)容，可以讓回復(fù)率提高 10% 到 15%。比如投訴時(shí)適當(dāng)?shù)南麡O態(tài)度最容易獲得商店經(jīng)理的回應(yīng)。當(dāng)然情緒也不能過(guò)度，否則回復(fù)率也會(huì)隨之降低。