學(xué)Excel可以不去管函數(shù)，不去管宏，只需把握一個要點就可以了：學(xué)會設(shè)計一張個標(biāo)準(zhǔn)、正確的源數(shù)據(jù)表。

我們使用Excel的最終目的，是為了得到各式各樣用于決策的分類匯總表，一個源數(shù)據(jù)表完全可以滿足要求。它的設(shè)計理念卻很簡單，就是是一張中規(guī)中矩、填滿數(shù)據(jù)的一維明細(xì)表。

這個表有三大優(yōu)勢：通用、簡潔、規(guī)范。無論是銷售、市場數(shù)據(jù)，還是物流、財務(wù)數(shù)據(jù)，都可以用完全相同的方式存放于源數(shù)據(jù)表中，區(qū)別僅僅在于字段名稱和具體內(nèi)容。

一項工作有時可以牽扯出幾十張Excel表，大量重復(fù)數(shù)據(jù)，卻又沒有一份是完整的。相反，如果堅持一項工作一張表格的原則，即便與很多數(shù)據(jù)打交道，Excel文件也可以很少。這樣你可以輕松找到需要的數(shù)據(jù)；最大程度避免重復(fù)性工作；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)容易備份和交接；還可以將“變”表的技能發(fā)揮得淋漓盡致。

但是要設(shè)計這張?zhí)煜碌谝槐?，最重要的資質(zhì)是工作經(jīng)驗！如果你只在于技能的學(xué)習(xí)，而忽略了對工作本身的積累和感悟，最終還是無法駕馭Excel。

表格毀容五宗罪（內(nèi)含源數(shù)據(jù)表制作方法）

第一宗罪：標(biāo)題的位置不對

我們常常因為過分強調(diào)視覺效果，或者圖一時方便，情不自禁就做出形態(tài)各異的錯誤表格，為后續(xù)工作埋下隱患。在Excel默認(rèn)的規(guī)則里，連續(xù)數(shù)據(jù)區(qū)域的首行為標(biāo)題行，空白工資表首行也被默認(rèn)為標(biāo)題行。

但是標(biāo)題行和標(biāo)題不同，前者代表了每列數(shù)據(jù)的屬性，是篩選和排序的字段依據(jù)；而后者只是讓閱讀該表的人知道這是一張什么表，除此以外不具備任何功能。所以，不要讓標(biāo)題占用工作表首行。

第二宗罪：令人糾結(jié)的填寫順序

之所以會做出一張順序顛倒的表格，是因為設(shè)計的時候忽略了填表流程和工作流程之間的關(guān)系。我們在Excel中的動作，尤其是數(shù)據(jù)錄入的動作，必須與工作順序保持一致。

就拿請假這件事來說，了解員工請假信息的順序通常是：今天是什么日期？請假的是誰？請的什么假？請幾天？轉(zhuǎn)換成Excel字段，就變成日期、姓名、請假類型、請假天數(shù)。只要把這些字段從左到右依次排列，就能得到順序正確的源數(shù)據(jù)表。所以只要在設(shè)計之前想清楚工作流程，排個順序還不是小case!所謂的設(shè)計其實就這么簡單。

第三宗罪：人為設(shè)置的分隔列（類似段落空行）破壞了數(shù)據(jù)完整性

這種做法會，在滿足視覺需求的同時，破壞數(shù)據(jù)的完整性。

Excel是依據(jù)行和列的連續(xù)位置識別數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，所以當(dāng)數(shù)據(jù)被強行分開后，Excel認(rèn)為它們之間沒有任何關(guān)系，于是很多分析功能的實現(xiàn)都會受到影響。姑且不說篩選、排序、函數(shù)匹配和自動獲得分類匯總表，一個最直觀的影響就是當(dāng)你選中一個單元格，再按Ctrl+A，本來應(yīng)該把所有數(shù)據(jù)全選上的，現(xiàn)在卻只能選中1/3的數(shù)據(jù)。僅僅是選中數(shù)據(jù)這一項工作，就會因為這些人為的隔斷讓你有得忙。所以，對于源數(shù)據(jù)表，保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性非常重要。

第四宗罪：合并單元格。（悲劇啊……身受其害啊……要長記性啊……）

嚴(yán)重破壞了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)在源數(shù)據(jù)表中合并單元格，是最常見的操作?？蛇@種看似讓數(shù)據(jù)更加清晰可見的方式，對表格的破壞性卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝過前面幾例。能做出這種表格樣式，首先是因為缺乏天下第一表的概念，同時，也離不開對合并功能的長期誤讀。

“合并及居中”的使用范圍僅限于需要打印的表單，如招聘表、調(diào)崗申請表、簽到表等。而在源數(shù)據(jù)表中，它被全面禁止使用，即任何情況下都不需要出現(xiàn)合并單元格。源數(shù)據(jù)表里的明細(xì)數(shù)據(jù)必須有一條記錄一條，所有單元格都應(yīng)該被填滿，每一行數(shù)據(jù)都必須完整并且結(jié)構(gòu)整齊，就像話費詳單一樣。

合并單元格之所以影響數(shù)據(jù)分析，是因為合并以后，只有首個單元格有數(shù)據(jù)，其他的都是空白單元格。另外，合并單元格還造成整個數(shù)據(jù)區(qū)域的單元格大小不一。所以在對數(shù)據(jù)進行排序時，Excel會提示錯誤，導(dǎo)致排序功能無法使用。

第五宗罪：源數(shù)據(jù)被分別記錄在不同的工作表

大多數(shù)事情都是分時容易聚時難，Excel也不例外：分開源數(shù)據(jù)很容易，合起來就很難。我們就應(yīng)該把同類型的數(shù)據(jù)錄入到一張工作表中，而不要分開記錄。因為源數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)完整性和連貫性，會直接影響到數(shù)據(jù)分析的過程和結(jié)果。

把一年12個月的數(shù)據(jù)分成12張工作表是出于什么目的？為了看著方便，也容易找到數(shù)據(jù)？錯了！放一張工作表里，篩選一下，也能看著方便，找著容易，況且還能運用更多的技能對數(shù)據(jù)進行分析。

Excel是強大的數(shù)據(jù)處理軟件，它有它的規(guī)則。視覺效果固然重要，但還是要講究方便實用。一張工作表提供了數(shù)萬行甚至數(shù)百萬行（不同版本）的數(shù)據(jù)空間，足夠你折騰了。