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多做這幾步，讓你的Excel文件更“貼心”
2018-07-17
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多做這幾步，讓你的Excel文件更“貼心”

你是否有過(guò)這樣的經(jīng)歷：

好不容易花了好幾天時(shí)間，終于算出了一份自己滿(mǎn)意的EXCEL數(shù)據(jù)結(jié)果，小心翼翼地發(fā)給老板過(guò)目。

但，還是被有完美主義強(qiáng)迫癥的老板diss了！

你交的“作業(yè)”是不是長(zhǎng)得像下面這樣，

為了博得老板歡心，贏得同事贊賞，這里將傳授你一些小技巧，只需多做簡(jiǎn)單幾步，就能讓你的“作業(yè)”更“貼心”，顏值大增！

Step 1：凍結(jié)首行 + 篩選首行

為什么要凍結(jié)首行呢？可以反著來(lái)想，即如何不凍結(jié)首行，會(huì)怎么樣？

即當(dāng)查看后面的數(shù)據(jù)時(shí)，第一行的指標(biāo)就看不見(jiàn)了，那就不知道具體列所對(duì)應(yīng)的指標(biāo)，就像下面這樣，

Step 2：加邊框

選定有數(shù)據(jù)的單元格，使用快捷鍵Ctrl+A，全選該單元格所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，加實(shí)線(xiàn)邊框。

Step 3：調(diào)整格式

為閱讀體驗(yàn)良好，字符型的數(shù)據(jù)列左對(duì)齊，數(shù)值型的數(shù)據(jù)列最好右對(duì)齊，而且同一列統(tǒng)一保留相同的小數(shù)位。

另外，本來(lái)是數(shù)值的數(shù)據(jù)列顯示為字符型，需要轉(zhuǎn)換為數(shù)值型。

記住，不管數(shù)值還是字符的數(shù)據(jù)列，最好不要居中對(duì)齊，這樣閱讀起來(lái)特別費(fèi)勁，體驗(yàn)不好！

Step 4：調(diào)整列寬

在有限的展現(xiàn)區(qū)域里，既要保證展示信息的最大化，又要保證展示信息的完整性。

基于這個(gè)原則，既要求每列數(shù)據(jù)能完全顯示該列數(shù)值，也要保證每列的寬度是最小的合適寬度，這樣就可以在電腦屏幕這樣有限區(qū)域范圍內(nèi)一次顯示出更多列的數(shù)據(jù)，方便使用人更好地決策或發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

選擇所有數(shù)據(jù)列，將鼠標(biāo)移到最后一列的位置，鼠標(biāo)變?yōu)椤啊钡男螤睿瑔螕敉彝蟿?dòng)適當(dāng)寬度，這時(shí)所有列的寬度一致，再把鼠標(biāo)移至最后一列的未知，鼠標(biāo)變?yōu)椤啊钡男螤?，雙擊，這時(shí)所有列的寬度就自動(dòng)調(diào)整為完全顯示信息的最小寬度。

如果某些單元格的值長(zhǎng)度很大，可以將所在列設(shè)置為自動(dòng)換行，并手工調(diào)整列寬至合適的范圍。

Step 5：強(qiáng)調(diào)首行

對(duì)首行做強(qiáng)調(diào)顯示，可以對(duì)首行字體加粗，單元格背景著色，并左右居中，這主要為了突出提示首行是指標(biāo)。

Step 6：上下居中

例如，下面首行出現(xiàn)了一些單元格頂端對(duì)齊或低端對(duì)齊，看起來(lái)不統(tǒng)一，有點(diǎn)亂！

使用快捷鍵Ctrl+A，全選數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇對(duì)齊方式—上下居中，保證所有單元格數(shù)據(jù)都垂直居中顯示。

經(jīng)過(guò)了六步操作，最后“作業(yè)”變成了這樣，是不是看著順眼多了^_^~~

整個(gè)操作流程如下：

你看，只要多做這么簡(jiǎn)單幾步，別人也就少做幾步，就會(huì)有不錯(cuò)的閱讀體驗(yàn)，快速get到你的用心，對(duì)你好感度飆升哦~~

工作中很多成果需要輸出給別人，我們可以將用戶(hù)思維應(yīng)用到工作中的很多細(xì)節(jié)，把別人當(dāng)作是自己的用戶(hù)，一切從用戶(hù)角度出發(fā)，認(rèn)真打造出好的產(chǎn)品，讓別人用得更舒心！


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