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Excel 數(shù)據(jù)透視表，10 個(gè)不得不說(shuō)的秘密
2017-03-15
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這次，罌粟姐姐悄悄告訴你們 Excel 數(shù)據(jù)透視表的 10 個(gè)秘密。當(dāng)然，如果有 1 個(gè)及以上的秘密是你之前不知道的，就果斷打賞轉(zhuǎn)發(fā)吧。（如果你全知道，呃……大神求帶~）

1、手動(dòng)刷新和定時(shí)刷新
在用透視表分析數(shù)據(jù)時(shí)，如果數(shù)據(jù)源（原始數(shù)據(jù)）發(fā)生變化，不需要重新生成數(shù)據(jù)透視表，可以手動(dòng)刷新，保證透視表的結(jié)果與數(shù)據(jù)源保持一致。

方法1：在透視表中的任意單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊【刷新】，刷新一個(gè)透視表。

方法2：在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中單擊【全部刷新】，刷新工作簿內(nèi)的所有數(shù)據(jù)透視表。

手動(dòng)刷新

如果數(shù)據(jù)源記錄的數(shù)據(jù)信息變化較為頻繁，還可以設(shè)置數(shù)據(jù)透視表自動(dòng)更新。

方法1：打開工作簿時(shí)自動(dòng)刷新，在透視表中的任意單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)】，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡，勾選【打開文件時(shí)刷新數(shù)據(jù)】，單擊【確定】。

打開工作簿時(shí)自動(dòng)刷新

方法2：如果數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源為外部數(shù)據(jù)，可以設(shè)定固定時(shí)間間隔來(lái)刷新數(shù)據(jù)透視表。選中數(shù)據(jù)透視表中任意單元格，【數(shù)據(jù)透視表工具】-【分析】-【更改數(shù)據(jù)源】-【連接屬性】-【使用狀況】-【允許后臺(tái)刷新】、【刷新頻率】-設(shè)置刷新頻率-【確定】。

固定時(shí)間間隔刷新

當(dāng)然，還可以通過使用VBA代碼刷新。

注意：在原始數(shù)據(jù)中增加記錄時(shí)，數(shù)據(jù)透視表直接刷新不出來(lái)，對(duì)這一內(nèi)容感興趣的小伙伴可以關(guān)注姐姐接下來(lái)的教程哦。


2、快速統(tǒng)計(jì)重復(fù)項(xiàng)目

罌粟姐姐很久很久之前介紹過四種方法篩選重復(fù)數(shù)據(jù)，包括高級(jí)篩選法、條件格式法、函數(shù)法以及數(shù)據(jù)透視表法。這次溫故知新，用數(shù)據(jù)透視表法統(tǒng)計(jì)各部門人數(shù)。

快速統(tǒng)計(jì)重復(fù)項(xiàng)目


3、合并對(duì)齊，透視表美化

在數(shù)據(jù)透視表中，文本格式會(huì)默認(rèn)為左對(duì)齊，數(shù)值格式的默認(rèn)為右對(duì)齊，有重復(fù)項(xiàng)目時(shí)會(huì)在第一行或第一列顯示，其他行或列為空白單元格，為了是數(shù)據(jù)透視表更美觀，更具可讀性，需要數(shù)據(jù)透視表以表格形式顯示，并且合并居中。

【設(shè)計(jì)】-【報(bào)表布局】-【以表格形式顯示】，在數(shù)據(jù)透視表中的任意單元格單擊鼠標(biāo)右鍵，【數(shù)據(jù)透視表選項(xiàng)】-【布局和格式】-【合并且居中排列帶標(biāo)簽的單元格】-【確定】。

透視表美化


4、自定義排序

數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建完以后，可以使用Excel中的“排序”功能對(duì)透視表中的某個(gè)字段進(jìn)行排序。

Excel中漢字的排序通常是依據(jù)漢語(yǔ)拼音的順序，可以升序，也可以降序，如果需要對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行特殊要求的排序，則需要使用自定義排序。

【文件】-【選項(xiàng)】-【高級(jí)】-【常規(guī)】-【編輯自定義列表】-【自定義序列】-【從單元格中導(dǎo)入序列】-【導(dǎo)入】-【添加】-【確定】，右鍵單擊數(shù)據(jù)透視表，【排序】-【其他排序選項(xiàng)】-【其他選項(xiàng)】-去掉【每日更新報(bào)表時(shí)自動(dòng)排序】-下拉【主關(guān)鍵字排序次序】-選擇導(dǎo)入的要求的順序-【確定】-【升序】或【降序】

自定義排序


5、新增“計(jì)算字段”

現(xiàn)有單價(jià)、銷量、成本等字段，如需利潤(rùn)字段的話，可以直接插入“計(jì)算字段”來(lái)做利潤(rùn)的統(tǒng)計(jì)分析。

【數(shù)據(jù)透視表工具】-【分析】-【字段、項(xiàng)目和集】-【計(jì)算字段】-輸入字段名稱-輸入公式“=數(shù)量*單價(jià)-成本”。

新增“計(jì)算字段”


6、對(duì)日期進(jìn)行組合

一般情況下，數(shù)據(jù)表中的日期會(huì)以日期順序進(jìn)行排列，這種排列對(duì)于分析某個(gè)時(shí)段的數(shù)據(jù)并不理想，不能直接看出不同時(shí)段之間的變化趨勢(shì)，通過組合日期的方法，將日期按年、月或者季度等時(shí)段進(jìn)行重新排列，可以讓結(jié)果更加直觀。（2016版可以自動(dòng)進(jìn)行月度匯總）

數(shù)據(jù)透視表第一個(gè)日期單元格，單擊右鍵-【創(chuàng)建組】-【分組】-【自動(dòng)】-【起始于】-【終止于】-【步長(zhǎng)】。

對(duì)日期進(jìn)行組合


7、強(qiáng)大的“值顯示方式”

“值顯示方式”可以快速對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。2016版數(shù)據(jù)透視表內(nèi)有14種顯示方式，其中各種形式的百分比，為我們最常使用的功能。

例如：已知各月各地市銷售總量，需要計(jì)算兩個(gè)數(shù)據(jù)，一是每月各地市銷量占比，二是各月在全年的銷量占比。

增加【數(shù)量】值字段-單擊第一個(gè)單元格右鍵-【值顯示方式】-【父級(jí)行匯總百分比】，結(jié)果即為各月份各地市所占百分比，加粗的數(shù)據(jù)為各月在全年所占的百分比。

值顯示方式


8、拆分多個(gè)工作表

在工作中，我們通常會(huì)遇到需要拆分?jǐn)?shù)據(jù)的情況，數(shù)據(jù)透視表在一定條件下可以作為拆分?jǐn)?shù)據(jù)的首選工具。（VBA拆分法會(huì)在之后的教程中跟大家分享。）

案例：需要把北京、上海、深圳、武漢、鄭州5個(gè)城市的各個(gè)區(qū)域的總銷量拆分為不同的工作表。

【數(shù)據(jù)透視表工具】-【分析】-【選項(xiàng)】-【顯示報(bào)表篩選頁(yè)】-篩選字段【一級(jí)區(qū)域】-【確定】

拆分多個(gè)工作表


9、利用切片器實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)快速篩選

Excel2010以上版本新增“切片器”功能，與傳統(tǒng)點(diǎn)選下拉選項(xiàng)篩選不同的是，通過切片器可以更加快速直觀地實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的篩選操作。

【數(shù)據(jù)透視表工具】-【分析】-【插入切片器】-選擇篩選字段。

切片器


10、智能化的數(shù)據(jù)透視圖

數(shù)據(jù)透視圖可認(rèn)為是數(shù)據(jù)透視表的圖表化，通過不同的字段篩選來(lái)實(shí)現(xiàn)多維度的數(shù)據(jù)計(jì)算與展示。在做Excel數(shù)據(jù)圖表時(shí)，使用數(shù)據(jù)透視圖非常方便。

這2個(gè)圖鳥叔和罌粟錄了10遍才上傳成功
后來(lái)才發(fā)現(xiàn)Gif超時(shí)導(dǎo)致上傳失敗

10個(gè)小秘密都知道的大神，求帶~~~


作者 罌粟姐姐
本文為罌粟姐姐原創(chuàng)作品，轉(zhuǎn)載需授權(quán)


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