基于大數(shù)據(jù)的企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)策略

傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)大多只包括文字處理、輕印刷處理以及文檔管理系統(tǒng)等，無法實(shí)現(xiàn)信息的共享、交換、傳遞、分析、整理等。尤其是隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息資源不斷膨脹，僅從網(wǎng)上簡單地搜索瀏覽或者是從資料庫中直接獲取，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足企業(yè)的需要。企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中建立強(qiáng)大的數(shù)據(jù)中心，對(duì)各種信息進(jìn)行采集、分析、整理，最終匯總成為對(duì)企業(yè)有價(jià)值的資訊，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考。

一、轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范管理制度流程

首先，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化建設(shè)的重要性、必要性與緊迫性。尤其是在當(dāng)前市場競爭激烈的情況下，信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性特點(diǎn)更加突出,領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視，并以身作則帶頭使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，全面支持企業(yè)大數(shù)據(jù)中心的建設(shè)。企業(yè)全體員工要自覺地轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)更新知識(shí)，不斷提升計(jì)算機(jī)操作水平和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)應(yīng)用水平。其次，企業(yè)要通過建立完善相關(guān)的管理制度、考核機(jī)制等，進(jìn)一步提升辦公人員使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的積極性和主動(dòng)性。第三，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，進(jìn)一步規(guī)范辦公人員的工作流程，逐步形成新的管理標(biāo)準(zhǔn)，從而為企業(yè)辦公自動(dòng)化深入發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高員工業(yè)務(wù)技能

辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的、復(fù)雜的而又十分龐大的工程。這就給企業(yè)員工提出了更高的要求。員工不僅需要了解辦公活動(dòng)相關(guān)的信息技術(shù)的大致發(fā)展情況，還要熟練掌握部分必要的操作技能。但目前企業(yè)辦公人員的水平參次不齊，大部分人員甚至還無法熟練地操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來處理日常的事務(wù)。這就需要企業(yè)積極組織辦公人員開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高辦公人員的工作水平。

三、加大投入，推動(dòng)大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的快速發(fā)展和普及，企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)也要發(fā)生根本性的改變。首先，企業(yè)需要引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立更加安全、高效、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)。其次，要積極探索建立企業(yè)的大數(shù)據(jù)中心，充分利用性能強(qiáng)勁的服務(wù)器來收集處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時(shí)，不斷整合企業(yè)的信息資源，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行收集、整理、分析，達(dá)到信息檢索的自動(dòng)化和信息分析的精確化，實(shí)現(xiàn)信息資源的交流與共享。第三，要實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的分布式挖掘，僅僅依靠單臺(tái)服務(wù)器是無法完成的，必須依托于云計(jì)算的分布式處理,建立分布式數(shù)據(jù)庫，甚至要借助云存儲(chǔ)和虛擬化技術(shù)等。

四、改變方式，實(shí)現(xiàn)多渠道多層次辦公

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，智能手機(jī)、平板電腦逐步成為日常辦公的主要載體，智能手表、智能眼鏡等可穿戴式設(shè)備將來普及后，也會(huì)成為辦公的可選方式之一。僅在手機(jī)上就可以通過客戶端、微信、網(wǎng)頁等多種方式進(jìn)行辦公，這就要求企業(yè)在建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí),要考慮多終端多渠道數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)互通與共享。通過大數(shù)據(jù)分布式機(jī)制，可以在建設(shè)前期投入較少設(shè)備先滿足基本需求，后期隨著數(shù)據(jù)量的增加再逐步擴(kuò)容。

傳統(tǒng)企業(yè)一般都具有規(guī)模大、層級(jí)多、信息傳輸通道長等特點(diǎn)，通過大數(shù)據(jù)可以對(duì)信息進(jìn)行智能處理，自動(dòng)按級(jí)別在企業(yè)各層級(jí)顯示符合條件的信息內(nèi)容。這樣不僅保證了信息的安全性，而且使得信息更加統(tǒng)一，避免多次錄入，造成信息不一致的問題；企業(yè)在進(jìn)行信息的上傳下達(dá)時(shí)，通過分層體系，可以直觀地監(jiān)控到當(dāng)前信息的流轉(zhuǎn)情況，對(duì)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題及時(shí)處理，從而提高信息的辦理和傳達(dá)效率。

五、強(qiáng)化管控，確保企業(yè)信息安全

當(dāng)前，企業(yè)用戶通過智能手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端連接辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成為常態(tài)。但在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)上，信息的安全性普遍得不到保證，尤其是數(shù)據(jù)和信息本身所需要的安全特征，更是成為黑客攻擊的目標(biāo)。這種安全特性，一是在向移動(dòng)端傳輸數(shù)據(jù)過程中保證數(shù)據(jù)的安全，二是在移動(dòng)終端和有線環(huán)境下實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和同步時(shí)，對(duì)用戶身份進(jìn)行嚴(yán)格的審核。此外，大數(shù)據(jù)中心的儲(chǔ)存和安全的需要，也使得在網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)環(huán)境和移動(dòng)辦公平臺(tái)中，要確保杜絕病毒木馬的侵襲，防止數(shù)據(jù)丟失泄露等。只有解決網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和安全性問題，才能使企業(yè)的移動(dòng)辦公平臺(tái)真正發(fā)揮其便捷、高效的作用。

總之，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算運(yùn)用到企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中成為必然。改變傳統(tǒng)的辦公方式，不但能夠進(jìn)一步節(jié)約企業(yè)成本與資源，也能大大提升辦公效率。但是，目前大部分企業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化的革新還不夠強(qiáng)烈，甚至原有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能都還未充分利用，給企業(yè)帶來極大的浪費(fèi)。推動(dòng)辦公自動(dòng)化建設(shè)的深入發(fā)展，企業(yè)必須從上至下，不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，努力提升管理人員和員工業(yè)務(wù)水平，完善管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能推動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全、高效以及更加穩(wěn)定的運(yùn)行。