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教你掌握Excel中最為重要的邏輯 —鏈接

2016-08-12

如果把Excel比作武俠小說中的“劍”，那么按照武俠小說中御“劍”能力的高低程度可以大致將劍客分為以下幾個等級：

Level 1（劍客）：小說中常見的劫匪甲乙丙，此類劍客多是初入江湖，會照著劍譜比劃幾種簡單的招式但缺乏對招式的理解及融會貫通，對劍的理解只停留在表面的“形”上。在此級別的Excel使用者對Excel的基本功能已經(jīng)有所了解，但還不熟，還沒有達(dá)到靈活高效地應(yīng)用Excel解決業(yè)務(wù)問題的程度。
Level 2（劍俠）：例如金庸小說《笑傲江湖》中五岳劍派盟主左冷禪，左冷禪其實(shí)算得上是狠角色了，不僅熟練掌握大量劍招還能夠?qū)鹘y(tǒng)劍招進(jìn)行改良優(yōu)化，可以說在“形”上是不爭的高手，但對“劍道”的參悟程度不高，沒有達(dá)到“形”、“神”兼?zhèn)涞乃?。此級別的Excel使用者經(jīng)過大量的工作經(jīng)驗(yàn)積累，已經(jīng)具備高快好省地利用Excel各種功能解決業(yè)務(wù)問題的水平，是Excel使用上的高手，但還不具備隨心所欲“玩轉(zhuǎn)”Excel的能力，對某些方法停留在會用但不清楚為什么這么用的狀態(tài)。
Level 3（劍圣）：令狐沖、西門吹雪、葉孤城等級別人物，雖然上述三人出于不同作者，御劍能力誰高誰低不好定論，但我們不難從金庸及古龍兩位作者對此三人劍術(shù)的描述上得知此三人不僅精于劍招，而且已參悟“劍道”，已經(jīng)達(dá)到“心中有招卻已忘招”的境地。此級別劍圣可隨機(jī)應(yīng)變地將一個劍招演變成無數(shù)種御敵招式，用快準(zhǔn)狠玄來描述他們的劍法最為恰當(dāng)，所以和此級別劍圣過招一般勝敗只在一瞬間。此級別的Excel使用者能夠按照個人喜好隨心所欲地駕馭Excel，他們有能力將Excel“玩”到不像Excel的程度。此級別的Excel使用者和Level 2級別的使用者最大的區(qū)別在于此級別的使用者已經(jīng)參悟到Excel中的“神”—“Excel中鏈接的邏輯”，并將此邏輯與已掌握的Excel技能相結(jié)合，從而達(dá)到了在Excel中“形神合一”的境地。本文的主要目的就是幫助大家理解“鏈接的邏輯”，為大家突破Excel使用瓶頸提供線索。不過在進(jìn)入正式內(nèi)容之前，讓我們再來了解一下Level 4，最高級別劍神的程度吧。
Level 4（劍神）：獨(dú)孤求敗、張三豐、《越女劍》中的阿青等傳說級人物，獨(dú)孤求敗是草木竹石均可為劍、張三豐是太極劍法剛中帶柔、阿青則創(chuàng)造了“三千越甲不可敵”的神話，此級別劍神的御劍水平已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了平常人的認(rèn)知，此級別的Excel使用者作者也只能單屏想象去揣摩他們的能力。作者心中的這些Excel神級人物應(yīng)該是這樣的：他們應(yīng)該對Excel的每個細(xì)節(jié)都爛熟于胸，他們應(yīng)該從開發(fā)Excel的底層代碼中了解了構(gòu)成Excel各個對象的算法邏輯，他們應(yīng)該能把Excel拆了然后再按照自己喜好將需要的組件重新拼湊起來，或許某天他們會在Excel上開發(fā)出一套微型Windows系統(tǒng)也說不定。

通過上文我們了解了當(dāng)Level 2的Excel使用者想要升級到Level 3時，最需要理解的是Excel中“鏈接”的邏輯，那么Excel中鏈接的邏輯究竟是什么呢？在回答這個問題之前，我們先來了解一下Excel的構(gòu)成，像下邊的馬賽克畫是由無數(shù)個具有不同顏色、不同大小以及不同形狀的馬賽克顆粒按照一定排列順序構(gòu)成的一樣。

一個Excel工作表也是由多個具有不同大小、不同填充色、不同數(shù)值的單元格構(gòu)成的。從Excel構(gòu)成的角度講，我們將單元格稱為“單元格對象”。在Excel文件中除了“單元格對象”外，還有工作表、工作簿、圖表、圖片、形狀、切片器、透視表/透視圖、表格控件等等多種不同種類的對象，每個對象都是相對獨(dú)立的，只有讓不同的對象與對象間擁有互相參照彼此信息的能力，才能讓不同對象結(jié)合在一起成為一個整體。這種對象與對象間相互參照信息的能力就是本文要為大家介紹的Excel最為重要的邏輯—不同對象間的“鏈接”。

在Excel中，在不考慮VBA編程的情況下主要通過兩種渠道實(shí)現(xiàn)不同對象間信息傳遞的任務(wù)，第一種渠道是“公式”，第二種渠道是“名稱定義”。除此之外，還可以利用切片器、圖片鏈接等形式在不同對象間創(chuàng)建鏈接。最簡單的例子，在“B2”單元格中輸入公式“=A1”，就可以將B2單元格對象與A1單元格對象鏈接在一起，完成將A1單元格中的值傳遞到B2單元格中的任務(wù)?？吹竭@里有讀者可能會想“前邊玄乎其玄的說了半天原來這就叫鏈接啊，這誰不會啊，上當(dāng)了”。不過請先別急著下結(jié)論，接下來要為大家介紹的幾種腦洞大開的鏈接技巧你是否還了解呢？

鏈接技巧進(jìn)階1 數(shù)據(jù)透視表與單元格的鏈接：
如果有這么一種方法，可以將數(shù)據(jù)透視表中的值引用到單元格中，那么將省去編寫及修改SUMIF、SUMPRODUCTOR等條件匯總公式的麻煩，同時還能減少因使用條件匯總類函數(shù)造成的計(jì)算負(fù)擔(dān)。在“數(shù)據(jù)透視表對象”與“單元格對象”間的鏈接渠道是GETPIVOTDATA函數(shù)，GETPIVOTDATA函數(shù)用來返回存儲在數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)，其函數(shù)表達(dá)式為：
GETPIVOTDATA（data_field,pivot_table,field1,item1,field2,item2, …）
data_field: 要引用的數(shù)據(jù)透視表中值字段的字段名
Pivot_table: 數(shù)據(jù)透視表的起始單元格地址
Field1,Item1: 要引用值在數(shù)據(jù)透視表中的條件

請參照以下截圖中信息了解GETPIVOTDATA函數(shù)的使用方法：

鏈接技巧進(jìn)階2 單元格與圖片的鏈接：
如果能夠把單元格區(qū)域中的顯示內(nèi)容實(shí)時的反映在圖片中，就可以隨心所欲地安排展示空間、改變展示布局及效果，利用此功能可以在Excel上繪制美觀的儀表盤。
方法是選中單元格區(qū)域后Ctrl+C – 使用“鏈接的圖片”粘貼方式進(jìn)行粘貼，這樣粘貼后的圖片就可以動態(tài)參照單元格區(qū)域顯示信息，當(dāng)單元格區(qū)域內(nèi)的信息發(fā)生變化時，圖片也會發(fā)生變化。使用此類鏈接方式可以輕松地將類似下圖的表格信息重排版成杜邦分析的樹形結(jié)構(gòu)圖：

表格數(shù)據(jù)

整理后的杜邦樹形結(jié)構(gòu)圖
?
鏈接技巧進(jìn)階3 單元格區(qū)域、圖表與控件間的鏈接：
通過公式及名稱定義，可以將單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)與圖表、控件關(guān)聯(lián)在一起，當(dāng)改變控件選項(xiàng)時圖表數(shù)據(jù)源所參照的單元格區(qū)域也會隨之改變，從而達(dá)到圖表的動態(tài)展示效果。

創(chuàng)建鏈接的邏輯如上圖所示：
1. 先創(chuàng)建合適的控件并指定控件的參考區(qū)域與返回值
2. 參照控件返回值，使用OFFSET或類似可以返回單元格區(qū)域數(shù)據(jù)的函數(shù)將圖表數(shù)據(jù)源所需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝
3. 將第二步驟中創(chuàng)建的函數(shù)指定為某個名稱定義
4. 最后將圖表的數(shù)據(jù)源指定為定義好的名稱
通過上述四個步驟便可以制作出類似以下動態(tài)圖表的圖表了。

當(dāng)改變上圖控件中的銷售人員選項(xiàng)時，圖表會自動顯示與新選項(xiàng)一致的結(jié)果。

鏈接技巧進(jìn)階4 圖表--單元格區(qū)域--圖片--圖表的鏈接：
使用此類鏈接方式可以將兩種不同種類的圖表嵌套在一起，從而生成一個全新的圖表，在全新的圖表中會同時擁有兩個圖表的信息，能夠?yàn)橛^測者帶來更多的信息參考價值。比如下圖的環(huán)形圖與折線圖的嵌套圖表就是基于依據(jù)此類鏈接方式來的。

上圖的制作步驟為：
1. 先用原始數(shù)據(jù)生成主圖的折線圖與副圖的環(huán)形圖
2. 將副圖環(huán)形圖放在某個單元格區(qū)域內(nèi)，用圖片鏈接的粘貼方式生成此單元格區(qū)域內(nèi)的圖片
3. 將生成的副圖圖片復(fù)制粘貼到應(yīng)在的主圖折線圖中的節(jié)點(diǎn)處
※為了自動重復(fù)以上步驟生成并粘貼副圖表到每個主圖表的相應(yīng)節(jié)點(diǎn)處，上述案例中使用了簡單的VBA程序

使用此類鏈接不僅可以制作上述折線圖與環(huán)形圖（或餅圖）的嵌套圖表，還可以制作如在地圖上添加柱形圖、條形圖，在散點(diǎn)圖中添加餅圖等等嵌套圖表，有多少創(chuàng)意與需求就能制作出多少創(chuàng)新型圖表。

此文作為《教你掌握Excel中最為重要的邏輯 —“鏈接”》系列文章中的第一部分，就先為大家介紹這么多內(nèi)容。接下來還會陸續(xù)為大家介紹更多內(nèi)容，希望感興趣的朋友持續(xù)關(guān)注網(wǎng)易云的公眾號。

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