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簡單而有效的EXCEL數(shù)據(jù)分析小技巧
2016-08-10
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介紹

我一直很欣賞EXCEL蘊藏的巨大能量。這款軟件不僅具備基本的數(shù)據(jù)運算,還能使用它對數(shù)據(jù)進行分析。EXCEL被廣泛運用到很多領(lǐng)域,例如:金融建模和商業(yè)預(yù)測。對于剛進入數(shù)據(jù)分析行業(yè)新手來說,EXCEL可以被當(dāng)做一款入門的軟件。

甚至在學(xué)習(xí)R或Python前,對于新入門的小白來說,事先掌握一定的EXCEL知識是百利而無一害。EXCEL憑借其功能強大的函數(shù)、可視化圖表、以及整齊排列的電子表格功能,使你能夠快速而深入的洞察到數(shù)據(jù)不輕易為人所知的一面。

但與此同時,EXCEL也有它的一些不足之處,即它無法非常有效的處理大型數(shù)據(jù)。這是我曾經(jīng)遇到的這個問題。當(dāng)我嘗試使用EXCEL處理含有20萬行數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)集時,就會發(fā)現(xiàn)EXCEL運行的非常吃力。EXCEL并不適用于處理海量數(shù)據(jù),雖然在某種程度上,可以通過一些其他的方法讓EXCEL處理大型數(shù)據(jù)集,但我更推薦使用R或Python去處理,而不是EXCEL。

我感到非常榮幸,在我的職業(yè)生涯開始的時候就接觸到了EXCEL。工作了這么多年后,我已經(jīng)掌握了很多比以前更快處理數(shù)據(jù)的方法。EXCEL有著豐富的函數(shù),使得我們通常困擾如何選擇最有效的那個。在這篇文章中,我將會提到一些關(guān)于EXCEL使用方面的小技巧,從而可以節(jié)省你寶貴的時間。同時,這篇文章也適合熱衷于提升自己的數(shù)據(jù)分析技能的人。

提示:如果你認(rèn)為自己可以熟練使用代碼去進行數(shù)據(jù)處理方面的運算,那么閱讀本文將對你沒有太多用處。而對于其他人,我建議你學(xué)習(xí)這些技巧,從而更深入的掌握并理解如何使用。



常用的函數(shù)

1.Vlooup():它可以幫助你在表格中搜索并返回相應(yīng)的值。讓我們來看看下面Policy表和Customer表。在Policy表中,我們需要根據(jù)共同字段 “Customer id”將Customer表內(nèi)City字段的信息匹配到Policy表中。這時,我們可以使用Vlookup()函數(shù)來執(zhí)行這項任務(wù)。



對于上面的問題,我們可以在F4單元格中輸入公式“=VLOOKUP(B4, $H$4:$L$15, 5, 0)”。按回車鍵后,在City字段下將會返回所有Customer id為1的城市名稱,然后將公式復(fù)制到其他單元格中,從而匹配所有對應(yīng)的值。

提示:在復(fù)制公式中請別忘記使用符號“$”,來鎖定Customer表的查詢范圍。這被稱之為絕對引用,也是經(jīng)常容易出錯的地方。

2. CONCATINATE():這個函數(shù)可以將兩個或更多單元格的內(nèi)容進行聯(lián)接并存入到一個單元格中。例如:我們希望通過聯(lián)接Host Name和Request path字段來創(chuàng)建一個新的URL字段。



上面的問題可以通過使用公式“ =concatenate(B3,C3)” 并且下拉復(fù)制公式來解決。

提示:相對于“concatenate”函數(shù),我更傾向于使用連接符“&”來解決上述問題,公式為“= B3&C3”。

3. LEN()-這個公式可以以數(shù)字的形式返回單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的長度,包括空格和特殊符號。



示例:=Len(B3) =23

4. LOWER(), UPPER() and PROPER()—這三個函數(shù)用以改變單元格內(nèi)容的小寫、大寫以及首字母大寫(即每個單詞的第一個字母)。



在數(shù)據(jù)分析的項目中,這些函數(shù)對于將不同大小寫形式的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的形式將會非常有用。否則,處理這些具有不同特征的內(nèi)容將會非常麻煩。

下面的截圖中,A列有五種形式的內(nèi)容,而B列只有兩種,這是因為我們已經(jīng)將內(nèi)容轉(zhuǎn)換成了小寫。



5. TRIM():這是一個簡單方便的函數(shù),可以被用于清洗具有前綴或后綴的文本內(nèi)容。通常,當(dāng)你將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)儲時,這些正在處理的文本數(shù)據(jù)將會保留字符串內(nèi)部作為詞與詞之間分隔的空格。并且,如果你對這些內(nèi)容不進行處理,后面的分析中將產(chǎn)生很多麻煩。



6. If():我認(rèn)為在EXCEL眾多函數(shù)之中最有用的一個。當(dāng)特定的事件在某個條件下為真,并且另一個條件為假時,可以使用這個公式來進行條件運算。例如:你想對每個銷售訂單進行評級,“高級”和“低級”。假設(shè)銷售額大于或等于5000,則標(biāo)記為“高級”,否則被標(biāo)記為“低級”。



由數(shù)據(jù)得出結(jié)論

1. 數(shù)據(jù)透視表:每當(dāng)你在處理公司的數(shù)據(jù)時,你需要從“北區(qū)分公司貢獻的收入是多少?”或“客戶購買產(chǎn)品A訂單的平均價格是多少?”以及許多類似的其它問題中尋找答案。

EXCEL的數(shù)據(jù)透視表將會幫你輕松的找到這些問題的答案。數(shù)據(jù)透視表是一款用于匯總?cè)纾河嫈?shù),求平均值,求和,以及其他依據(jù)相關(guān)選擇進行特征計算的功能。它可以將數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換為反應(yīng)數(shù)據(jù)結(jié)論的表格,從而幫助你做出決策。請看下面的截圖:



從上圖可以看出,左邊的表格中有銷售產(chǎn)品的細節(jié)內(nèi)容,即以區(qū)域分布和產(chǎn)品的對應(yīng)關(guān)系匹配到每一個客戶。在右邊的表格中,我們按不同區(qū)域進行了匯總,并且?guī)椭覀兊贸隽四蠀^(qū)有著最高銷售額的結(jié)論。

· 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法:

第一步:點擊數(shù)據(jù)列表內(nèi)的任何區(qū)域,選擇:插入—數(shù)據(jù)透視表。EXCEL將會自動選擇包含數(shù)據(jù)的區(qū)域,包括標(biāo)題名稱。如果系統(tǒng)自動選擇的區(qū)域不正確,則可人為的進行修改。建議將數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建到新的工作表,點擊New Worksheet(新工作表),然后點擊OK。



第二步:現(xiàn)在,你可以看到數(shù)據(jù)透視表的選項板了,包含了所有已選的字段。你要做的就是把他們放在選項板的過濾器中,就可以看到在左邊生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)透視表。



從上圖可以看到,我們將“Region”放入行,“Productid”放入列中,“Premium”放入值中。現(xiàn)在,數(shù)據(jù)透視表中展示了“Premium”按照不同區(qū)域、不同產(chǎn)品費用的匯總情況。你也可以選擇計數(shù)、平均值、最小值、最大值以及其他的統(tǒng)計指標(biāo)。

2.創(chuàng)建圖表:在EXCEL里面創(chuàng)建一個圖表,你只要選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù),然后按F11,就會自動生成系統(tǒng)默認(rèn)的圖表。除此之外,你可以手工改變不同的圖表類型。如果你傾向于在當(dāng)前工作表中生成圖表,可以按ALT+F1,而不是F11。

當(dāng)然,在任何一種情況下,只要你創(chuàng)建了圖表,就可以通過定義特定數(shù)據(jù)源來展示期望的信息。



數(shù)據(jù)清洗

1.刪除重復(fù)值:EXCEL有內(nèi)置的功能,可以刪除表中的重復(fù)值。它可以刪除所選列中所含的重復(fù)值,也就是說,如果選擇了兩列,就會查找兩列數(shù)據(jù)的相同組合,并刪除。



如上圖所示,可以看到A001 和 A002有重復(fù)的值,但是如果同時選定“ID”和“Name”列,將只會刪除重復(fù)值(A002,2)。


按照下列步驟操作可以刪除重復(fù)值:選擇所需數(shù)據(jù)-轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)面板-刪除重復(fù)值



2.文本分列:假設(shè)你的數(shù)據(jù)存儲在一列中,如下圖所示:



如上如所示,我們可以看到A列中單元格內(nèi)容被“;”所區(qū)分。我們需要將其進行分列,建議使用EXCEL的文本分列功能。按照下面的步驟可以實現(xiàn)分列:

1.選擇A1:A6

2.點擊:數(shù)據(jù)—分列



上圖中,有兩個選項,“分隔符號”和“固定寬度”。我選擇“分隔符號”是因為有分隔符“;”。如果我們希望按照寬度分列,例如:前四個字符為第一列,第五到第十個字符為第二列,則可以選擇按固定寬度分列。

3.點擊下一步—點擊“分號”,然后下一步,然后點擊完成。



基本的快捷鍵

通過快捷鍵來瀏覽單元格或更快速地輸入公式的是最佳的途徑。下面列出了最常用的幾種快捷鍵:

1.按Ctrl + [向下|向上箭頭]:移動到當(dāng)前列的最底部或最頂部,按Ctrl + [向左|向右箭頭],移動到當(dāng)前行的最左端和最右端。

2.按Ctrl + Shift +向下/向上箭頭:選擇包括從當(dāng)前單元格直到最頂部或最底部范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。

3.Ctrl + Home:定位到單元格A1

4.Ctrl + End:導(dǎo)航到包含數(shù)據(jù)的最右下角的單元格

5.ALT + F1:  創(chuàng)建基于所選數(shù)據(jù)集的圖表。

6.按Ctrl + Shift + L:激活自動篩選數(shù)據(jù)功能。

7.Alt +向下箭頭:打開下拉自動篩選的菜單。

8.ALT + D + S: 要排序的數(shù)據(jù)集

9.按Ctrl + O:打開一個新的工作簿

10.按Ctrl + N:創(chuàng)建一個新的工作簿

11.F4:選擇范圍,并且按F4鍵,可以將數(shù)據(jù)引用改為絕對引用,混合引用,相對引用。

注意:這不是一個詳盡的清單,從字面上講,我使用快捷鍵完成了平日工作的80%。

后記

EXCEL作為使用最廣泛的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析軟件,無論你是小白還是資深用戶,總會有一些東西值得你去學(xué)習(xí)。


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