Excel用于數據分析的優(yōu)劣勢詳解

很多Excel新手非常迷信Excel,可以說到了盲目的程度，而很多高手往往突然拿出非常復雜的函數公式組合，其效果相當于一悶棍，不把新手嚇暈誓不罷休!

而Excel可以說是萬能但又不是萬能的，學習Excel就是為了用來統計數據分析數據的，大而復雜的數據和分析有時候用Excel處理并不是最佳選擇，硬著頭皮上會有悖于循序漸進的學習規(guī)律。這也是一批報表工具或者一些集成報表功能的系統出現的原因。

因此，這里把Excel的劣勢和優(yōu)勢作一淺顯的分析，希望大家能正確認識它，學習它，并馴服它與工作之中。

Excel與數據庫產品之間的比較

Excel是一個電子表格程序，而不是一個數據庫程序，這一點請大家一定要時刻提醒自己。一個數據庫程序在數據存儲和數據驗證上花了大量的工作，而且通常有非常良好的結構化查詢語言，SQL語句查詢就是其中的一種。數據庫程序通常可以存放的數據量是相當大的，而且數據之間的結構也非常復雜。這些都是Excel所不能企及的，從成本上來講數據庫產品的維護和開發(fā)要比Excel大得多。Excel和數據庫程序在開發(fā)中的特點比較如下

(1)數據量。一般而言，如果你的Excel工作表在一個月之內就可能突破10000條記錄的話，這個時候建議你還是選用數據庫產品，盡管在Excel和數據庫之間可以進行數據轉換，但是當Excel的數據量過大的時候，它的查詢和計算的速度會明顯下降。(但是使用一個小技巧，也可以將大量的數據拆分到邏輯上有明顯區(qū)別的工作表中)。比如：一個小小的超市，10名收款柜臺員每天接待200人每人10件商品，Excel立馬倒下，根本不能施展手腳。

(2)數據安全性。Excel提供了有限的安全性，它只能限制用戶訪問和修改的權限，但是無法對用戶進行角色的管理，也不能對數據進行行級的訪問限制。Excel在一些簡單的破解程序面前毫無招架之力，無論你如何密碼，我不多說。

(3)多用戶管理。因為Excel程序是一個單機程序，所以一個Excel文件通常無法被多個用戶同時管理。而數據庫通常具備完整的管理控制臺，可以方便多個用戶分別對數據庫進行同時操作。比如：還是前面提到的小小超市，10人同時操作，Excel就派不上用場了。

(4)計算與數據建模。Excel的強大之處就是它的計算與建模能力。而數據庫程序通常只能完成相對簡單的運算和建模。

(5)跨平臺性，這一點?？梢哉f是Excel的軟肋，因為Excel只能跨PC和Jmac兩種平臺，而大多數的數據庫產品可以通過安裝客戶端的方式運行在任意平臺上，但是如果你正在使用Excel，通常情況下，你的開發(fā)應該都在windows下進行.

Excel的優(yōu)勢之處：

(1)數據透視功能。一個新手，只要認真使用向導1-2小時就可以馬馬虎虎上路。

(2)統計分析，其實包含在數據透視功能之中，但是非常獨特，常用的檢驗方式一鍵搞定。

(3)圖表功能， Excel擁有各種豐富的可開發(fā)的圖表形式的獨門武工。

(4)自動匯總功能，這個功能其他程序都有，但是Excel簡便靈活。

(5)計算公式豐富。

總地來說，Excel適合于開發(fā)單機版、訪問量與開發(fā)維護量都不是很大、對數據有分析建模功能的應用程序。

但是在企業(yè)應用的信息系統中，Excel對于業(yè)務開發(fā)來講并不是最佳的工具，對于辦公系統，可以選擇OA;關于客戶數據管理，可以選擇CRM;關于生產管理系統，可以選擇ERP。因為這些工具相比于Excel，具有較強的業(yè)務屬性，尤其是在當今大數據量，非結構化數據利用的背景下。在而且對于企業(yè)的信息化,Excel在管理方面并不具有優(yōu)勢。

但有人認為Excel基礎，人人會用，開發(fā)比較通用啊，那些業(yè)務系統并不具有這樣的開發(fā)優(yōu)勢。

確實，這也是很多企業(yè)信息部門或業(yè)務部門選擇報表工具的原因，以FineReport為例，因為報表工具有類Excel的設計界面，而且作為一個系統對數據庫有良好的支撐性。

優(yōu)勢：

1、支持的數據源多，對企業(yè)系統的適應性強

2、支持大數量，單次取幾十萬的數據量是絕對沒什么問題的

3、開發(fā)量少，開發(fā)靈活簡單，集成性強

4、由于類似Excel的操作，使用簡單

5、填報功能，彌補Excel只能單向取數不能往數據庫導入數據的不足

6、使用簡單，避免業(yè)務人員SQL取數，VBA開發(fā)