Excel用于數(shù)據(jù)分析的優(yōu)劣勢詳解

很多Excel新手非常迷信Excel,可以說到了盲目的程度，而很多高手往往突然拿出非常復(fù)雜的函數(shù)公式組合，其效果相當(dāng)于一悶棍，不把新手嚇暈誓不罷休!

而Excel可以說是萬能但又不是萬能的，學(xué)習(xí)Excel就是為了用來統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)的，大而復(fù)雜的數(shù)據(jù)和分析有時候用Excel處理并不是最佳選擇，硬著頭皮上會有悖于循序漸進的學(xué)習(xí)規(guī)律。這也是一批報表工具或者一些集成報表功能的系統(tǒng)出現(xiàn)的原因。

因此，這里把Excel的劣勢和優(yōu)勢作一淺顯的分析，希望大家能正確認識它，學(xué)習(xí)它，并馴服它與工作之中。

Excel與數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品之間的比較

Excel是一個電子表格程序，而不是一個數(shù)據(jù)庫程序，這一點請大家一定要時刻提醒自己。一個數(shù)據(jù)庫程序在數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)驗證上花了大量的工作，而且通常有非常良好的結(jié)構(gòu)化查詢語言，SQL語句查詢就是其中的一種。數(shù)據(jù)庫程序通?？梢源娣诺臄?shù)據(jù)量是相當(dāng)大的，而且數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)也非常復(fù)雜。這些都是Excel所不能企及的，從成本上來講數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品的維護和開發(fā)要比Excel大得多。Excel和數(shù)據(jù)庫程序在開發(fā)中的特點比較如下

(1)數(shù)據(jù)量。一般而言，如果你的Excel工作表在一個月之內(nèi)就可能突破10000條記錄的話，這個時候建議你還是選用數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，盡管在Excel和數(shù)據(jù)庫之間可以進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，但是當(dāng)Excel的數(shù)據(jù)量過大的時候，它的查詢和計算的速度會明顯下降。(但是使用一個小技巧，也可以將大量的數(shù)據(jù)拆分到邏輯上有明顯區(qū)別的工作表中)。比如：一個小小的超市，10名收款柜臺員每天接待200人每人10件商品，Excel立馬倒下，根本不能施展手腳。

(2)數(shù)據(jù)安全性。Excel提供了有限的安全性，它只能限制用戶訪問和修改的權(quán)限，但是無法對用戶進行角色的管理，也不能對數(shù)據(jù)進行行級的訪問限制。Excel在一些簡單的破解程序面前毫無招架之力，無論你如何密碼，我不多說。

(3)多用戶管理。因為Excel程序是一個單機程序，所以一個Excel文件通常無法被多個用戶同時管理。而數(shù)據(jù)庫通常具備完整的管理控制臺，可以方便多個用戶分別對數(shù)據(jù)庫進行同時操作。比如：還是前面提到的小小超市，10人同時操作，Excel就派不上用場了。

(4)計算與數(shù)據(jù)建模。Excel的強大之處就是它的計算與建模能力。而數(shù)據(jù)庫程序通常只能完成相對簡單的運算和建模。

(5)跨平臺性，這一點?？梢哉f是Excel的軟肋，因為Excel只能跨PC和Jmac兩種平臺，而大多數(shù)的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品可以通過安裝客戶端的方式運行在任意平臺上，但是如果你正在使用Excel，通常情況下，你的開發(fā)應(yīng)該都在windows下進行.

Excel的優(yōu)勢之處：

(1)數(shù)據(jù)透視功能。一個新手，只要認真使用向?qū)?-2小時就可以馬馬虎虎上路。

(2)統(tǒng)計分析，其實包含在數(shù)據(jù)透視功能之中，但是非常獨特，常用的檢驗方式一鍵搞定。

(3)圖表功能， Excel擁有各種豐富的可開發(fā)的圖表形式的獨門武工。

(4)自動匯總功能，這個功能其他程序都有，但是Excel簡便靈活。

(5)計算公式豐富。

總地來說，Excel適合于開發(fā)單機版、訪問量與開發(fā)維護量都不是很大、對數(shù)據(jù)有分析建模功能的應(yīng)用程序。

但是在企業(yè)應(yīng)用的信息系統(tǒng)中，Excel對于業(yè)務(wù)開發(fā)來講并不是最佳的工具，對于辦公系統(tǒng)，可以選擇OA;關(guān)于客戶數(shù)據(jù)管理，可以選擇CRM;關(guān)于生產(chǎn)管理系統(tǒng)，可以選擇ERP。因為這些工具相比于Excel，具有較強的業(yè)務(wù)屬性，尤其是在當(dāng)今大數(shù)據(jù)量，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用的背景下。在而且對于企業(yè)的信息化,Excel在管理方面并不具有優(yōu)勢。

但有人認為Excel基礎(chǔ)，人人會用，開發(fā)比較通用啊，那些業(yè)務(wù)系統(tǒng)并不具有這樣的開發(fā)優(yōu)勢。

確實，這也是很多企業(yè)信息部門或業(yè)務(wù)部門選擇報表工具的原因，以FineReport為例，因為報表工具有類Excel的設(shè)計界面，而且作為一個系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫有良好的支撐性。

優(yōu)勢：

1、支持的數(shù)據(jù)源多，對企業(yè)系統(tǒng)的適應(yīng)性強

2、支持大數(shù)量，單次取幾十萬的數(shù)據(jù)量是絕對沒什么問題的

3、開發(fā)量少，開發(fā)靈活簡單，集成性強

4、由于類似Excel的操作，使用簡單

5、填報功能，彌補Excel只能單向取數(shù)不能往數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入數(shù)據(jù)的不足

6、使用簡單，避免業(yè)務(wù)人員SQL取數(shù)，VBA開發(fā)