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Excel商業(yè)智能分析報(bào)表「玩」法解析！

2016-07-27

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)管理者對數(shù)據(jù)價(jià)值的重視度越來越高，他們渴望從企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)中獲得更多的信息財(cái)富，并以此為依據(jù)，幫助自己做出正確的戰(zhàn)略決策。在此種大環(huán)境下，缺乏洞察力的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)報(bào)表已經(jīng)開始無法滿足復(fù)雜市場環(huán)境中的企業(yè)決策需求，在很多企業(yè)中，“能否基于業(yè)務(wù)分析提供更具商業(yè)洞察力的數(shù)據(jù)信息”正在逐步取代“能否準(zhǔn)確、及時(shí)地提供業(yè)務(wù)報(bào)表”成為考核業(yè)務(wù)人員能力的重要參考指標(biāo)。為了能夠提供更具洞察力的信息，需要業(yè)務(wù)人員強(qiáng)化以下兩類能力：

· 強(qiáng)化所從事業(yè)務(wù)工作中的相關(guān)知識以及與該業(yè)務(wù)知識相關(guān)的其他擴(kuò)展知識

· 強(qiáng)化對工作中使用工具的駕馭能力：考慮到大部分業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)分析中所使用的工具都是Excel，此項(xiàng)要求簡單來說就是，不只要會用Excel，還要能把Excel“玩”出水平

本文將為大家介紹的主要內(nèi)容就是關(guān)于以上第二項(xiàng)能力，把Excel“玩”出水平的方法，此類方法稱之為“Excel商業(yè)智能分析報(bào)表”的制作方法。

在數(shù)據(jù)分析領(lǐng)域中，自古以來，“商業(yè)智能”就是提高企業(yè)商業(yè)洞察力的重要方法，英文縮寫為“BI”，我們先來通過下邊兩個例子快速了解一下“商業(yè)智能報(bào)表（以下簡稱BI報(bào)表）”與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)報(bào)表的區(qū)別：

案例1：某份傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)表是這樣的：

而對其稍作加工后，變?yōu)樽憔叨床炝Φ亩虐罘治鰞x（BI報(bào)表）：

我們可以通過杜邦分析儀快速了解各財(cái)務(wù)指標(biāo)間的構(gòu)成及占比關(guān)系，并從中快速發(fā)現(xiàn)造成關(guān)鍵指標(biāo)同比上升或下降的原因出在哪些相關(guān)指標(biāo)上。

案例2：一份傳統(tǒng)的銷售管理報(bào)表可能是這樣的：

而稍作加工后就會變?yōu)闀v故事的BI報(bào)表，像這樣：

銷售經(jīng)理可以從上邊BI報(bào)表中快速了解到銷售商機(jī)中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在哪個銷售角色中的哪些銷售階段上，從而做出快速、準(zhǔn)確的銷售決策，以確保銷售周期結(jié)束前可以成功達(dá)成銷售目標(biāo)。

一套完整的BI報(bào)表應(yīng)該至少具備以下四個條件：

條件一：能夠批量處理有一定規(guī)模的數(shù)據(jù)

條件二：能夠保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性及準(zhǔn)確性

條件三：能夠?qū)?shí)際業(yè)務(wù)中所涉及的所有相關(guān)數(shù)據(jù)整合到一起，搭建統(tǒng)一的多維數(shù)據(jù)分析環(huán)境（多維數(shù)據(jù)集）

條件四：能夠?qū)崿F(xiàn)交互式操作

下邊內(nèi)容將逐一為大家介紹在Excel上達(dá)成上述條件的方法。

想用Excel制作滿足所有條件的合格的BI報(bào)表我們需要掌握以下技能樹中的相關(guān)技能：

上述技能中的Power BI插件可以幫助我們達(dá)成在Excel中制作BI報(bào)表的前三項(xiàng)條件。Power BI是微軟為強(qiáng)化自身產(chǎn)品商業(yè)智能功能而開發(fā)的工具集。其中供Excel使用的主要插件工具包括Power Query、Power Pivot、Power View及Power Map這四款插件。這些插件工具均由微軟免費(fèi)提供下載，適用于Excel 2010以上版本。根據(jù)Excel版本的不同，有些工具已經(jīng)預(yù)先安裝在Excel中，可以在加載項(xiàng)中直接激活使用。而有些則需要先通過網(wǎng)站下載后再激活使用。

這些BI插件大幅擴(kuò)展了Excel在數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析及結(jié)果展現(xiàn)方面的能力，使Excel從一個傳統(tǒng)的表格工具華麗變身為集表格與BI功能為一身的綜合數(shù)據(jù)分析、處理及展現(xiàn)平臺。

這里主要為大家介紹Power Query及Power Pivot這兩個最為重要的插件工具。省略Power View與Power Map的理由不是因?yàn)樗鼈儾恢匾?，而是因?yàn)檫@兩個插件更像兩個獨(dú)立于Excel之外的工具，它們雖然需要通過Excel啟動，但啟動后它們會在Excel工作表中生成自己獨(dú)立的操作及展現(xiàn)界面，無法與Excel的其他功能結(jié)合使用，不適用于在Excel界面中創(chuàng)建完整的BI報(bào)表。

而Power Query與Power Pivot這兩款插件雖然操作界面獨(dú)立于Excel表格界面之外，但與表格界面共享同一數(shù)據(jù)源，展現(xiàn)界面也是Excel的表格界面，所以這兩款插件是最適合Excel BI報(bào)表的插件工具。

Power Query及Power Pivot聯(lián)手可以幫助Excel完成很多BI功能上的突破：

· 提取整合多數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)（如各種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫、Excel文件、txt格式及csv格式等文本文件、Web頁面、Hadoop的HDFS等等）

· 關(guān)聯(lián)多個數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的多維數(shù)據(jù)模型

· 突破Excel表格的數(shù)據(jù)限制（它們可快速處理幾百萬甚至上千萬行的數(shù)據(jù)）

· 可通過插件自帶的函數(shù)公式靈活創(chuàng)建自定義數(shù)據(jù)處理及計(jì)算規(guī)則

了解了Power BI是什么之后，我們再回到制作BI報(bào)表的四個條件上，為了滿足“條件一：能夠批量處理有一定規(guī)模的數(shù)據(jù)”，就需要Excel能夠擁有類似數(shù)據(jù)庫的處理“表”結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的方法?！氨怼苯Y(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與Excel的“表格”數(shù)據(jù)最大的不同就是“表”結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的最基本處理單位是“列”而不是“單元格”，“列”在“表”中又被稱為“字段”，對“表”中某個字段進(jìn)行計(jì)算后所有該字段行中的數(shù)值都將發(fā)生變化，只有具備了對“表”進(jìn)行操作的能力，才有可能快速批量處理大量數(shù)據(jù)以及在不同表間建立聯(lián)接關(guān)系，對“表”的操作是BI以及其他數(shù)據(jù)分析方法（預(yù)測分析、數(shù)據(jù)挖掘等）的基礎(chǔ)，在Excel中，Power Query以及Power Pivot正是以“表”結(jié)構(gòu)方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入、存儲以及操作的。

條件二是“能夠保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性及準(zhǔn)確性”，為了滿足此條件，Excel必需具備能夠?qū)氩煌瑪?shù)據(jù)源的外部數(shù)據(jù)并且能夠隨時(shí)與這些數(shù)據(jù)源進(jìn)行數(shù)據(jù)同步的能力，利用Power Query以及Power Pivot可以簡單快速地對多種數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入及同步更新。

條件三是“能夠?qū)?shí)際業(yè)務(wù)中所涉及的所有相關(guān)數(shù)據(jù)整合到一起，搭建統(tǒng)一的多維數(shù)據(jù)分析環(huán)境（多維數(shù)據(jù)集）”，多維數(shù)據(jù)集是相互間通過某種聯(lián)系被關(guān)聯(lián)在一起的不同類別的數(shù)據(jù)集合。多維數(shù)據(jù)集在咨詢公司以及BI工具廠商的介紹性資料中又被稱為“立方體（Cube）”或“多維數(shù)據(jù)模型”，在這些資料中常以一個立體正方形的形式出現(xiàn)。

多維數(shù)據(jù)集可以從多角度用數(shù)據(jù)全面映射某種業(yè)務(wù)的實(shí)際狀況。因?yàn)樵谄髽I(yè)運(yùn)作中，任何業(yè)務(wù)都不是孤立存在的，只有多方考慮各種關(guān)聯(lián)因素才能掌握業(yè)務(wù)全貌，做出正確決策。比如當(dāng)出現(xiàn)上季度業(yè)績不佳的情況時(shí)，其原因可能來自于產(chǎn)品的渠道商不給力，或是產(chǎn)品競爭力下降，或是本公司銷售人員的能力所致，還有可能是這些原因共同作用的結(jié)果等等……市場業(yè)務(wù)人員只有將所有相關(guān)因素放在一起綜合考慮才有可能正確把握發(fā)生的情況，而多維數(shù)據(jù)集正是為滿足這樣的業(yè)務(wù)要求而產(chǎn)生的。所以創(chuàng)建全面的多維數(shù)據(jù)集是制作BI報(bào)表的關(guān)鍵，利用Power Pivot的關(guān)系圖視圖模式可以非常方便地快速搭建多維數(shù)據(jù)集。

條件四是“能夠?qū)崿F(xiàn)交互式操作”，交互式操作在BI報(bào)表中一般指動態(tài)圖表，動態(tài)圖表是能夠隨時(shí)響應(yīng)用戶操作指令改變展現(xiàn)結(jié)果的圖表。動態(tài)圖表是Excel中較為高級的圖表應(yīng)用形式，一旦圖表從靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)后，分析的深度及廣度都將得到質(zhì)的改變。一個專業(yè)的BI報(bào)表必然不能缺少優(yōu)秀的動態(tài)圖表元素。在不使用VBA的情況下，一般有兩種方法可以讓圖表動起來。第一種方法比較簡單，就是用切片器直接控制數(shù)據(jù)透視圖表的方法，這種方法只適用于有切片器功能的Excel 2010以上版本。

第二種方法是使用控件、公式改變靜態(tài)圖表數(shù)據(jù)源的方法。這種方法是在切片器出現(xiàn)前就存在的傳統(tǒng)方法，缺點(diǎn)是制作起來比較麻煩，而且要保證公式引用區(qū)域及控件鏈接區(qū)域始終正確有效，限制條件較多。優(yōu)點(diǎn)是適用的圖表類型廣泛，不僅適用Excel自帶的傳統(tǒng)圖表，就連需要特別制作的自定義圖表（比如地圖）也同樣適用。

在滿足以上四個條件后我們基本上就可以在Excel中制作BI報(bào)表了，不過為了使制作的BI報(bào)表在展現(xiàn)形式上更為美觀，在使用感受上更為親切、方便，我們還需要學(xué)會專業(yè)商務(wù)圖表的制作技巧以及一些簡單VBA程序的編寫方法。

想要在Excel平臺上制作出“好看”的專業(yè)圖表，除了要熟練掌握Excel的基本制圖功能外，還要了解一些制作自定義圖表的重要技巧，這些技巧能夠幫助我們在圖表表現(xiàn)形式及圖表呈現(xiàn)方法上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，只有擺脫Excel基本制圖功能的限制，不斷對圖表進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新，才能制作出時(shí)尚美觀、能夠滿足實(shí)際分析需求的圖表。

比如嵌套多層餅圖及環(huán)形圖制作的半圓形儀表盤：

或者是用Excel公式及條件格式功能制作的MINI圖等。

如果把BI報(bào)表比作一盤菜，那么VBA程序就是菜中的調(diào)味料，有了“調(diào)味料”，“菜”才能更有味道。使用VBA程序不僅可以簡化報(bào)表的制作及操作過程，還能夠增強(qiáng)報(bào)表的互動性、自動化處理能力、界面及圖表的展現(xiàn)效果、數(shù)據(jù)加工處理能力及數(shù)據(jù)分析能力，令智能報(bào)表更加“智能”。

例如可以用VBA將環(huán)形圖自動填充至折線圖中的不同節(jié)點(diǎn)處，完成折線環(huán)形圖的快速嵌套制作：