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Excel數(shù)據(jù)校驗方法之巧用公式審核來幫忙
2016-01-30
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Excel數(shù)據(jù)校驗方法之巧用公式審核來幫忙

數(shù)據(jù)分析師在用Excel錄入完大量數(shù)據(jù)后，不可避免地會產(chǎn)生許多錯誤。通常多數(shù)朋友都是一手拿著原始數(shù)據(jù)，一手指著計算機屏幕，手工進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗，這效率不高還累人。為此，筆者特向大家介紹兩種輕松且高效的數(shù)據(jù)校驗方法。

　　今天講的方法是——公式審核法

　　有時，我們"數(shù)據(jù)分析師"錄入的數(shù)據(jù)是要符合一定條件的，例如，對于學(xué)生成績表而言，其中的數(shù)據(jù)通常是0～100之間的某個數(shù)值。但是，在錄入時由于錯誤按鍵或重復(fù)按鍵等原因，我們可能會錄入超出此范圍的數(shù)據(jù)。那么，對于這樣的無效數(shù)據(jù)，我們?nèi)绾慰焖賹⑺鼈儭熬尽背霾⒂枰愿兀孔屛覀冇霉綄徍朔▉斫鉀Q這類問題 吧。下面筆者以一張學(xué)生成績表為例進(jìn)行介紹。

　　首先，"數(shù)據(jù)分析師"打開一張學(xué)生成績表。然后，選中數(shù)據(jù)區(qū)域(注意:這里的數(shù)據(jù)區(qū)域不包括標(biāo)題行或列)，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，進(jìn)入“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”選項卡中，將“允許”項設(shè)為“小數(shù)”，“數(shù)據(jù)”項設(shè)為“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”(見圖)，最后單擊“確定”退出。

　　接著，執(zhí)行“視圖→工具欄→公式審核”命令，打開“公式審核”工具欄。好了，現(xiàn)在直接單擊“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕即可。此時，我們"數(shù)據(jù)分析師"就可看到表中的所有無效數(shù)據(jù)立刻被紅圈給圈識出來了(見圖)。

　　"數(shù)據(jù)分析師"根據(jù)紅圈標(biāo)記的標(biāo)志，對錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。修正后紅圈標(biāo)記會自動消失。這樣，無效數(shù)據(jù)就輕松地被更正過來了。


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