編譯 | secretplanet  

來源 | blogs.hbr.org

為一個(gè)受過專業(yè)培訓(xùn)的數(shù)據(jù)工作者，我是早先加入貝爾實(shí)驗(yàn)室網(wǎng)絡(luò)性能組的人員之一。此后的一兩年左右，我開始了數(shù)據(jù)匯報(bào)。我的第一次大型數(shù)據(jù)匯報(bào)是在AT&T(美國(guó)電話電報(bào)公司)總部。在提前做了充分的準(zhǔn)備和細(xì)致的演練的情況下，我前去赴會(huì)。
我的展示糟糕至極，沒有給人留下任何好印象。那時(shí)的我年輕氣盛，將責(zé)任歸咎于他人，甚至包括聽取匯報(bào)的觀眾。我說：“這里的部門經(jīng)理甚至看不懂一張餅圖?！?/span>
一位聽取過眾多類似匯報(bào)的資深人士對(duì)我的表現(xiàn)大跌眼鏡，他對(duì)我如是說，“當(dāng)然看不懂，湯姆，他們不需要看懂，讓他們明白數(shù)據(jù)的含義是你的工作。”
那是我在展示數(shù)據(jù)的第一個(gè)經(jīng)驗(yàn)。一個(gè)數(shù)據(jù)分析匯報(bào)工作者面臨一項(xiàng)艱難的任務(wù)，即讓他人明白并相信數(shù)據(jù)的含義，并且要照顧到聽眾的專業(yè)背景，以易于聽眾理解的方式展示匯報(bào)數(shù)據(jù)。最好的方式就是將數(shù)據(jù)劃分層次，并配上通俗易懂的解釋說明。正如愛德華·塔夫特所建議的，<用生動(dòng)有力的方式講解數(shù)據(jù)>標(biāo)記軸線，不要曲解數(shù)據(jù)的含義，同時(shí)將非相關(guān)信息圖表減至最少。
基本的圖表分析匯報(bào)可以以這樣的方式開始，“這是我們的數(shù)據(jù)質(zhì)量項(xiàng)目報(bào)告，它以時(shí)間為序，雖然有聽眾對(duì)這些圖表再熟悉不過，但也請(qǐng)確保我們的進(jìn)度一致。如大家所見，這份匯報(bào)是關(guān)于客戶數(shù)據(jù)質(zhì)量的。X軸是時(shí)間軸，每個(gè)點(diǎn)代表一個(gè)月，Y軸是數(shù)據(jù)分?jǐn)?shù)，與每個(gè)點(diǎn)的月份恰好對(duì)應(yīng)。我們以此來衡量精度。這是一個(gè)較高的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)此我一會(huì)兒將詳述?！敝蟊闶菫槁牨娊忉屓绾巫x懂展示的圖表?！熬G線代表實(shí)際結(jié)果，藍(lán)線是我們?cè)O(shè)定的目標(biāo)值，紅線代表限度，在我進(jìn)一步解釋匯報(bào)這些數(shù)值前，大家對(duì)如何讀這張圖表是否還有疑問？”
記錄下你將要給聽眾詳述的部分之前，確保已經(jīng)給聽眾解釋清楚了如何讀圖的基本信息，這樣聽眾就可以專注于所見的圖表，并專心聽你的數(shù)據(jù)匯報(bào)了。
關(guān)于這些，要講的有很多，譬如如何開始項(xiàng)目、開展項(xiàng)目的原因，圍繞客戶需求條款的樂趣和挑戰(zhàn)所在；客戶需求的衡量標(biāo)準(zhǔn)，包括Y軸度量選擇的邏輯；項(xiàng)目改進(jìn)；如何確立限度，即紅線的本質(zhì)含義；為聽眾點(diǎn)明你所進(jìn)行的每一個(gè)環(huán)境的意義影響……
聽眾不同，需求不同，匯報(bào)人的闡釋要盡可能簡(jiǎn)明扼要。比如，技術(shù)團(tuán)隊(duì)希望搞清楚選擇度量的細(xì)節(jié)和制作圖標(biāo)的軟件；高層領(lǐng)導(dǎo)想要明白擴(kuò)展數(shù)據(jù)對(duì)于整個(gè)機(jī)構(gòu)的意義。匯報(bào)對(duì)于每個(gè)聽眾是一樣的，但卻聽眾的需求卻各有側(cè)重。
要清楚很多人對(duì)于數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是持懷疑態(tài)度的，（你可能會(huì)想到那句有名的諺語：“世界上有三種謊言，即謊言，該死的謊言和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。”）不管這樣的懷疑是否有道理，它確實(shí)使得機(jī)構(gòu)運(yùn)行好創(chuàng)意的腳步放慢甚至終止。作為一名數(shù)據(jù)匯報(bào)者，肩負(fù)著讓聽眾信任數(shù)據(jù)的神圣使命。匯報(bào)人一定要做到：
1、匯報(bào)盡可能準(zhǔn)確、直白，特別是在匯報(bào)成果不利的情況下，更應(yīng)如此。此外，如果數(shù)據(jù)結(jié)果顯得有點(diǎn)不太明智，一定要簡(jiǎn)單地陳述事實(shí)。
2、如果展示的是一張綜合性圖表，對(duì)于重要信息的遺漏就等于是在說最糟糕的謊言。
3、提供適當(dāng)?shù)谋尘敖榻B，如數(shù)據(jù)來源，為確保數(shù)據(jù)真實(shí)有效所做的工作。（如果對(duì)此所做之事甚少，一定要言簡(jiǎn)意賅地說明“數(shù)據(jù)來源不明，可能會(huì)影響到結(jié)果”）
4、總結(jié)數(shù)據(jù)分析，包括匯報(bào)結(jié)果的不足之處和替代說明。
陳述自己的觀點(diǎn)無可厚非（通常也是合理的），但一定要將自己的觀點(diǎn)和事實(shí)分開。不論分析有多到位，總有言過其實(shí)的地方，直覺會(huì)混淆事實(shí)。要清楚兩者之間的界限。
現(xiàn)在更進(jìn)一步關(guān)注聽眾需求。成功的匯報(bào)案例大多是以讓聽眾明白幻燈片展示內(nèi)容為基礎(chǔ)。聽眾在觀閱連續(xù)播放的幻燈片時(shí)，可能無法從你的匯報(bào)中有所收獲，所以你必須考慮到他們的需求。早先在貝爾實(shí)驗(yàn)室時(shí)，我曾聽說“聽眾讀表的平均時(shí)間在15秒，不要讓他們花費(fèi)13秒去搞懂如何讀圖。盡可能多地在可以標(biāo)記的地方加上注釋，能讓圖表替你說話更好?！?/span>
根據(jù)此想法，進(jìn)行兩個(gè)步驟。第一，在幻燈片說明頁提供如何讀圖的解釋。第二，如下圖所示為圖表注解。注釋當(dāng)然不可能取代匯報(bào)，它們只是為聽眾提供相關(guān)信息。
對(duì)于大多數(shù)聽眾來說，即便是為微小的洞察做出長(zhǎng)篇大論的分析也在所不惜。因此，手邊的一張切中問題要害并能引導(dǎo)后續(xù)步驟的出色圖表要?jiǎng)龠^萬千無用的圖。找到這樣出色的圖，以此來展示，數(shù)據(jù)就是力量。
只要你有值得分享的見解和結(jié)論，我所建議的方法并不難于實(shí)踐。領(lǐng)導(dǎo)們，甚至是那些對(duì)數(shù)據(jù)持懷疑態(tài)度的人們，迫切期待改善提升部門和公司的方法。作為一名匯報(bào)人，你的工作就是以最簡(jiǎn)明的方式發(fā)掘并滿足他們的需求。
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