EXCEL數(shù)據(jù)分析處理(2)

2.3.2.1  記錄單查找

記錄單是查找和編輯數(shù)據(jù)的最簡單的方法，利用記錄單，不僅可以查找數(shù)據(jù)記錄，還可以修改和刪除記錄、添加新的數(shù)據(jù)記錄等。

1．查找數(shù)據(jù)記錄

利用記錄單查找數(shù)據(jù)記錄的步驟如下：

（1）用鼠標單擊數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫中的任一非空單元格。

（2）單擊【數(shù)據(jù)】菜單，選擇【記錄單】項，則系統(tǒng)彈出如圖2-38所示的記錄單。

圖2-38  記錄單

（3）單擊記錄單中的【條件】按鈕，則彈出記錄單條件對話框，如圖2-39所示。

圖2-39  記錄單條件對話框

（4）輸入條件，比如要查找“張三”的銷售記錄，則在【銷售人員】欄中輸入“張三”，然后單擊【上一條】按鈕或【下一條】按鈕，系統(tǒng)就逐次顯示滿足條件的記錄行。

還可以使用多個條件聯(lián)合查找記錄，此處不再敘述。

2．修改或刪除記錄

在圖2-38所示的記錄單中，即可對某一記錄的各字段進行修改。若要刪除顯示的記錄，只需單擊記錄單上的【刪除】按鈕即可。

3．添加新的記錄

在圖2-38所示的記錄單中，單擊記錄單上的【新建】按鈕，則出現(xiàn)各字段均為空白的新建記錄單，在記錄單中輸入各字段的值，輸入完畢后，單擊【新建】按鈕，即完成添加新記錄。

2.3.2.2  自動篩選與自定義篩選

1．自動篩選

記錄單檢索數(shù)據(jù)每次只能顯示一個數(shù)據(jù)行，當查詢的數(shù)據(jù)較多，或要把查詢的結(jié)果匯總成表時，就需要使用篩選工具了。自動篩選提供了快速檢索數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫的方法，通過簡單的操作，就能篩選出需要的數(shù)據(jù)。利用自動篩選查找數(shù)據(jù)的步驟如下：

（1）用鼠標單擊數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫中的任一非空單元格。

（2）單擊【數(shù)據(jù)】菜單，選擇【篩選】項，在【篩選】子菜單中選擇【自動篩選】，則系統(tǒng)自動在數(shù)據(jù)清單的每列數(shù)據(jù)的標題旁邊添加一個下拉列標標志，如圖2-40所示。

圖2-40  自動篩選的下拉列表標志

（3）單擊需要篩選的下拉列表，系統(tǒng)顯示出可用的篩選條件，從中選擇需要的條件，即可顯示出滿足條件的所有數(shù)據(jù)。例如，要查找所有彩電的銷售記錄，單擊“商品”右邊的下拉列表，從中選擇“彩電”項，則所有的彩電銷售記錄就顯示出來，而其他的數(shù)據(jù)則被隱藏，如圖2-41所示。

圖2-41  彩電銷售清單的篩選結(jié)果

如果有關(guān)彩電的銷售記錄很多，超過了10個，當需要只顯示10個記錄時，可單擊“單價”、“數(shù)量”、“金額”等右邊的下拉列表中的“前10個”項，系統(tǒng)彈出【自動篩選前10個】對話框，如圖2-42所示。這里，在【顯示】下拉列表中“最大”表示最大（最好）的前10個記錄，“最小”表示最小（最差）的前10個記錄。中間的編輯框中的數(shù)值表示顯示的記錄行數(shù)，系統(tǒng)默認值為10，但可以修改，根據(jù)需要輸入數(shù)值即可。

圖2-42  【自動篩選前10個】對話框

若要恢復所有的記錄，則單擊“商品”右邊的下拉列表中的“全部”項。若要取消【自動篩選】狀態(tài)，則單擊【數(shù)據(jù)】菜單，選擇【篩選】項，在【篩選】子菜單中再次選擇【自動篩選】。

2．自定義篩選方式

當在圖2-40所示的下拉列表中選擇“自定義”項時，則會彈出【自定義自動篩選方式】對話框，如圖2-43所示，用戶可根據(jù)具體條件對各欄進行設(shè)置。如要查找銷售金額大于或等于“150000”且小于或等于“200000”的所有記錄，則單擊左上角的下拉箭頭，選擇“大于或等于”，右上角的條件值輸入“150000”，單擊左下角的下拉箭頭，選擇“小于或等于”，右下角的條件值輸入“200000”，單擊【確定】按鈕，并選擇“與”條件，則滿足這些條件的所有記錄就顯示出來了，如圖2-44所示。

圖2-43  【自定義自動篩選方式】對話框

圖2-44  【自定義自動篩選方式】篩選的結(jié)果