EXCEL數(shù)據(jù)分析處理(1)

Excel提供了強大的數(shù)據(jù)分析處理功能，利用它們可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的排序、分類匯總、篩選及數(shù)據(jù)透視等操作。

在進行數(shù)據(jù)分析處理之前，首先必須注意以下幾個問題：

（1）避免在數(shù)據(jù)清單中存在有空行和空列。

（2）避免在單元格的開頭和末尾鍵入空格。

（3）避免在一張工作表中建立多個數(shù)據(jù)清單，每張工作表應僅使用一個數(shù)據(jù)清單。

（4）在工作表的數(shù)據(jù)清單應與其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個空列和一個空行，以便于檢測和選定數(shù)據(jù)清單。

（5）關鍵數(shù)據(jù)應置于數(shù)據(jù)清單的頂部或底部。

2.3.1  數(shù)據(jù)排序

2.3.1.1  數(shù)據(jù)排序的規(guī)則

Excel允許對字符、數(shù)字等數(shù)據(jù)按大小順序進行升序或降序排列，要進行排序的數(shù)據(jù)稱之為關鍵字。不同類型的關鍵字的排序規(guī)則如下：

數(shù)值：按數(shù)值的大小。

字母：按字母先后順序。

日期：按日期的先后。

漢字：按漢語拼音的順序或按筆畫順序。

邏輯值：升序時FALSE排在TRUE前面，降序時相反。

空格：總是排在最后。

2.3.1.2  數(shù)據(jù)排序步驟

（1）單擊數(shù)據(jù)區(qū)中要進行排序的任意單元格。

（2）單擊【數(shù)據(jù)】菜單，選擇【排序】項，系統(tǒng)將彈出【排序】對話框，如圖2-35所示。

圖2-35  【排序】對話框

（3）在【排序】對話框中用下拉列表框選擇要排序的關鍵字，關鍵字有“主要關鍵字”、“次要關鍵字”和“第三關鍵字”，根據(jù)需要分別選擇不同的關鍵字；

（4）單擊【確定】按鈕，數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。

當只有一個關鍵字時，可以單擊工具欄上的升序按鈕或降序按鈕，進行自動排序。

2.3.1.3  自定義排序

在有些情況下，對數(shù)據(jù)的排序順序可能非常特殊，既不是按數(shù)值大小次序、也不是按漢字的拼音順序或筆畫順序，而是按照指定的特殊次序，如對總公司的各個分公司按照要求的順序進行排序，按產(chǎn)品的種類或規(guī)格排序等等，這時就需要自定義排序。

利用自定義排序方法進行排序，首先應建立自定義序列，其方法可參閱第1章的有關內(nèi)容。建立好自定義序列后，即可對數(shù)據(jù)進行排序，方法是：單擊數(shù)據(jù)區(qū)中要進行排序的任意單元格，單擊【數(shù)據(jù)】菜單，選擇【排序】項，在彈出的【排序】對話框中單擊【選項】按鈕，系統(tǒng)彈出【排序選項】對話框，如圖2-36所示，在【自定義排序次序】的下拉列表中，選擇前面建立的自定義序列，然后單擊【確定】按鈕，即可對數(shù)據(jù)進行自定義排序。

圖2-36  【排序選項】對話框

2.3.數(shù)據(jù)的查找與

企業(yè)的管理人員經(jīng)常需要在數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)清單眾多的數(shù)據(jù)中找出需要的數(shù)據(jù)，Excel提供了功能強大的數(shù)據(jù)查找與篩選工具。數(shù)據(jù)查找是指從原始數(shù)據(jù)中提取滿足條件的數(shù)據(jù)記錄，源數(shù)據(jù)不會改變，也不會被隱藏；數(shù)據(jù)篩選是指把數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)清單中所有不滿足條件的數(shù)據(jù)記錄隱藏起來，只顯示滿足條件的數(shù)據(jù)記錄。常用的數(shù)據(jù)查找與篩選方法有：記錄單查找、自動篩選和高級篩選。

下面結合實例說明各種查找方法的具體應用。

【例2—11】圖2-37為某公司的部分商品銷售記錄清單。

圖2-37  某公司的商品銷售明細清單

根據(jù)圖2-37中的有關資料，可以分別采用記錄單查找、自動篩選或高級篩選的方式查找或選擇所需要的信息，如下所述：