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EXCEL電子表格使用技巧大全(1)
2015-09-30
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EXCEL電子表格使用技巧大全(1)


　01、如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符？
　　例如：在單位的人事資料，在excel中輸入后，由于上級要求在原來的職稱證書的號碼全部再加兩位，即要在每個人的證書號碼前再添上兩位數(shù)13，如果一個一個改的話實(shí)在太麻煩了，那么我們可以用下面的辦法，省時又省力：
　　1）假設(shè)證書號在A列，在A列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，插入一列，為B列；
　　2）在B2單元格寫入： ="13" & A2 后回車；
　　3）看到結(jié)果為 13xxxxxxxxxxxxx 了嗎？鼠標(biāo)放到B2位置，單元格的下方不是有一個小方點(diǎn)嗎，按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動直到結(jié)束。當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時就全部都改好了。若是在原證書號后面加13 則在B2單元格中寫入：=A2 & “13” 后回車。
　　02、如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個數(shù)？
　　打開“工具”，選“選項”，再選“常規(guī)”，在“最近使用的文件清單”下面的文件個數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可。若不在菜單中顯示最近使用的文件名，則將“最近使用的文件清單”前的復(fù)選框去掉即可。
　　03、在EXCEL中輸入如“1-1”、“1-2”之類的格式后它即變成1月1日，1月2日等日期形式，怎么辦？
　　這是由于EXCEL自動識別為日期格式所造成，你只要點(diǎn)擊主菜單的“格式”菜單，選“單元格”，再在“數(shù)字”菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格式就行了。
　　04、在EXCEL中如何使它象WORD一樣的自動定時保存文件？
　　點(diǎn)擊“工具”菜單“自動保存”項，設(shè)置自動保存文件夾的間隔時間。如果在“工具”菜單下沒有“自動保存”菜單項，那么執(zhí)行“工具”菜單下“加載宏...”選上“自動保存”，“確定”。然后進(jìn)行設(shè)置即可。
　　05、用Excel做多頁的表格時，怎樣像Word的表格那樣做一個標(biāo)題，即每頁的第一行（或幾行）是一樣的。但是不是用頁眉來完成？
　　在EXCEL的文件菜單－頁面設(shè)置－工作表－打印標(biāo)題；可進(jìn)行頂端或左端標(biāo)題設(shè)置，通過按下折疊對話框按鈕后，用鼠標(biāo)劃定范圍即可。這樣Excel就會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭。
　　06、在Excel中如何設(shè)置加權(quán)平均？
　　加權(quán)平均在財務(wù)核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復(fù)雜的計算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值（如金額）除以總數(shù)量得出的單位平均 值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設(shè)置公式解決（其實(shí)就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相 應(yīng)的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。
　　07、如果在一個Excel文件中含有多個工作表，如何將多個工作表一次設(shè)置成同樣的頁眉和頁腳？如何才能一次打印多個工作表？
　　把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處（若你沒有特別設(shè)置的話，Excel自動設(shè)置的名稱是“sheet1、sheet2、 sheet3.......”），然后點(diǎn)右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時你的所有操作都是針對全部工作表了，不管是設(shè)置頁眉和 頁腳還是打印你工作表。
　　08、EXCEL中有序號一欄，由于對表格進(jìn)行調(diào)整，序號全亂了,可要是手動一個一個改序號實(shí)在太慢太麻煩，用什么方法可以快速解決？
　　如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話，那么在制作EXCEL表格時就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開，如在“總分”與“排名”之間空開一列，為了不影響顯示美觀，可將這一空的列字段設(shè)為隱藏，這樣在調(diào)整表格（數(shù)據(jù)清單）的內(nèi)容時就不會影響序號了。
　　09、用Excel2000做成的工資表，只有第一個人有工資條的條頭（如編號、姓名、崗位工資.......)，想輸出成工資條的形式。怎么做？
　　這個問題應(yīng)該這樣解決：先復(fù)制一張工資表，然后在頁面設(shè)置中選中工作表選項，設(shè)置打印工作表行標(biāo)題，選好工資條的條頭，然后在每一個人之間插入 行分頁符，再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可。使用自定義方式重裝了一遍中文office，Excel的打印紙選項中只有A4一種，怎么辦？隨便安裝一個打 印機(jī)驅(qū)動程序就可以了。
　　10、在Excel中小數(shù)點(diǎn)無法輸入，按小數(shù)點(diǎn)，顯示的卻是逗號，無論怎樣設(shè)置選項都無濟(jì)于事，該怎么辦？
　　這是一個比較特殊的問題，我曾為此花了十幾個小時的時間，但說白了很簡單。在Windows的控制面板中，點(diǎn)擊“區(qū)域設(shè)置”圖標(biāo)，在彈出的“區(qū) 域設(shè)置屬性”對話面板上在“區(qū)域設(shè)置”里選擇“中文（中國）”，在“區(qū)域設(shè)置屬性”對話面板上在“數(shù)字”屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為“.”（未改前是“，”），按 “確定”按鈕結(jié)束。這樣再打開Excel就一切都正常了。
　　11、如何快速選取特定區(qū)域？
　　使用F5鍵可以快速選取特定區(qū)域。例如，要選取A2：A1000，最簡便的方法是按F5鍵，出現(xiàn)“定位”窗口，在“引用”欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域A2：A1000。
　　12、如何快速返回選中區(qū)域？
　　按Ctr+BacksPae（即退格鍵）。
　　13、如何快速定位到單元格？
　　方法一：按F5鍵，出現(xiàn)“定位”對話框，在引用欄中輸入欲跳到的單元格地址，單市“確定”按鈕即可。
　　方法二：單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框，輸入單元格地址即可。
　　14、“Ctrl＋*”的特殊功用
　　一般來說，當(dāng)處理一個工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時，通過選定表格中某個單元格，然后按下 Ctrl＋* 鍵可選定整個表格。Ctfl＋* 選定的區(qū)域是這樣決定的：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。
　　15、如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格？
　　有時，需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù)，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。以下方法 可以幫助快速選取所有包含公式的單元格：選擇“編輯”“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對話框中選擇“公式”項，按“確定”按鈕即可。
　　16、如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容？
　　選定單元格區(qū)域，輸入值，然后按 Ctrl＋ Ener鍵，即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元格區(qū)域中一次性輸入相同的值。
　　17、只記得函數(shù)的名稱，但記不清函數(shù)的參數(shù)了，怎么辦？
　　如果你知道所要使用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有參數(shù)格式，那么可以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。
　　具體方法是：在編輯欄中輸入一個等號其后接函數(shù)名，然后按 Ctr＋ A鍵，Excel則自動進(jìn)入“函數(shù)指南——步驟 2之2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長一串參數(shù)的函數(shù)時，上述方法顯得特別有用。
　　18、如何把選定的一個或多個單元格拖放至新的位置？
　　按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。
　　具體方法是：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭（空心箭頭），然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作。上 下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時會變?yōu)榇怪薄肮ぁ睜顦?biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，選定的一個或多個單元格就被拖放 至新的位置。
　　19、如何讓屏幕上的工作空間變大？
　　可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化Excel窗口，或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。
　　20、如何使用快顯菜單？
　　快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
　　21、如何使用快顯菜單？
　　快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它們可以大大提高操作效率。首先選定一個區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令。
　　22、如何防止Excel自動打開太多文件？
　　當(dāng)Excel啟動時，它會自動打開Xlstart目錄下的所有文件。當(dāng)該目錄下的文件過多時，Excel加載太多文件不但費(fèi)時而且還有可能出 錯。解決方法是將不該位于Xlstart目錄下的文件移走。另外，還要防止EXcel打開替補(bǔ)啟動目錄下的文件：選擇“工具”“選項”“普通”，將 “替補(bǔ)啟動目錄”一欄中的所有內(nèi)容刪除。
　　23、如何去掉網(wǎng)格線？
　　1）除去編輯窗口中的表格線
　　單擊“工具”菜單中的“選項”，再選中“視圖”，找到“網(wǎng)格線”，使之失效；
　　2）除去打印時的未定義表格線
　　有時會出現(xiàn)這樣的情況：你在編輯時未定義的表格線（在編輯窗中看到的也是淡灰色表格線），一般情況下在打印時是不會打印出來的，可有時卻偏偏不 聽使喚給打印出來了，特別是一些所謂的“電腦”VCD中編輯的Excel表格更是這樣。要除去這些表格線，只要在單擊“文件”、“頁面設(shè)置”、“工作表” 菜單，點(diǎn)擊一下“網(wǎng)格線”左邊的選擇框，取消選擇“網(wǎng)格線”就行了。
　　24、如何快速格式化報表？
　　為了制作出美觀的報表，需要對報表進(jìn)行格式化。有快捷方法，即自動套用Excel預(yù)設(shè)的表格樣式。方法是：選定操作區(qū)域，選取“格式”菜單中的 “自動套用格式”命令，在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式，按“確定”按鈕即可。要注意的是，格式列表框下面有包括“數(shù)字”、“邊框線”、“字體” 等6個“應(yīng)用格式種類”選項，若某項前面的“x”不出現(xiàn)，則在套用表格樣式時就不會用該項。

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