BI項(xiàng)目需要做哪些準(zhǔn)備工作

BI系統(tǒng)可以說(shuō)是企業(yè)信息化管理中末端產(chǎn)品。為此在上BI項(xiàng)目之前，企業(yè)需要先梳理一下企業(yè)的現(xiàn)狀，做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作。只有如此才能夠提高系統(tǒng)的成功率和效果。那么具體需要做哪些準(zhǔn)備工作呢？且聽(tīng)筆者一一道來(lái)。
    一、電子文檔數(shù)據(jù)的整理
   BI項(xiàng)目的主要功能就是數(shù)據(jù)的分析與挖掘。巧婦難為無(wú)米之炊。如果沒(méi)有充足的數(shù)據(jù)，那么即使再好的BI系統(tǒng)也無(wú)用武之地。為此企業(yè)在做BI系統(tǒng)之前，比較關(guān)鍵的一個(gè)步驟就是電子文檔數(shù)據(jù)的整理，特別是如果企業(yè)有多種格式的電子文檔數(shù)據(jù)，如有Excel表格、又有數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的，此時(shí)需要進(jìn)行一一梳理。如果以前還有書(shū)面的數(shù)據(jù)，如一些檢驗(yàn)單據(jù)等等，那么最好也需要先轉(zhuǎn)化為電子文檔的數(shù)據(jù)。
    在這里不少企業(yè)會(huì)有一個(gè)誤區(qū)。認(rèn)為這些數(shù)據(jù)等到BI項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)再整理也來(lái)得及。其實(shí)這是不對(duì)的。因?yàn)閷?duì)于BI項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是金錢(qián)?，F(xiàn)在不少BI實(shí)施顧問(wèn)都是按時(shí)間來(lái)進(jìn)行收費(fèi)的。如果讓實(shí)施顧問(wèn)來(lái)幫助企業(yè)整理這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，那么企業(yè)BI項(xiàng)目的實(shí)施成本會(huì)像夏季的溫度一樣，很快的往上漲。為此這些基本型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，最好還是在BI項(xiàng)目開(kāi)始之前就做好。
   BI項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，實(shí)施顧問(wèn)只需要檢驗(yàn)這些數(shù)據(jù)的合理性。然后對(duì)不合理的地方進(jìn)行調(diào)整即可。也就是說(shuō)，這個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，不能夠占據(jù)過(guò)多的項(xiàng)目時(shí)間。當(dāng)然這并不是否認(rèn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性。這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)于BI系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，就好像是血液。沒(méi)有他們，BI系統(tǒng)將無(wú)用武之地。但是這里需要強(qiáng)調(diào)的是，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較簡(jiǎn)單的，企業(yè)一般可以自主的完成。如果讓實(shí)施顧問(wèn)將時(shí)間花在這個(gè)上面，有點(diǎn)不值。
    二、分析結(jié)果的梳理
    在上BI系統(tǒng)之前，企業(yè)還應(yīng)該對(duì)需要得到的分析結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是讓BI系統(tǒng)能夠產(chǎn)生哪些分析結(jié)果。如存貨周轉(zhuǎn)率分析、交貨及時(shí)率分析、不良品率分析等等。在系統(tǒng)上線之前，將這些需要的分析結(jié)果梳理出來(lái)，有很多好處。
    1、便于整理電子文檔的數(shù)據(jù)
    這些結(jié)果都不是憑空而來(lái)的，而是需要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的支持。如需要分析存貨周轉(zhuǎn)率，那么可能還需要上一年的數(shù)據(jù)。因?yàn)榍昂髢赡曛笜?biāo)的對(duì)比，才可以發(fā)現(xiàn)背后的問(wèn)題。總之只要涉及到前后數(shù)據(jù)的對(duì)比，那么企業(yè)準(zhǔn)備的就不只是本年的數(shù)據(jù)，對(duì)于上一年的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也需要進(jìn)行整理。如果前后兩年的數(shù)據(jù)格式不一致，還需要進(jìn)行調(diào)整等等。筆者再次強(qiáng)調(diào)一次，巧婦難為無(wú)米之炊。在上BI項(xiàng)目之前，需要先確認(rèn)目標(biāo)。然后根據(jù)目標(biāo)來(lái)整理所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。這同時(shí)也可以縮小基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理范圍。
    2、便于后續(xù)軟件選型
    什么樣的軟件適合企業(yè)的情況呢？或者說(shuō)哪個(gè)系統(tǒng)能夠基本上實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)有需求，而不需要進(jìn)行過(guò)多的二次開(kāi)發(fā)呢？要回答這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)必須先對(duì)自己的需要有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是對(duì)自己需要得到的結(jié)果有一個(gè)明確的判斷。然后在后續(xù)系統(tǒng)選型時(shí)，就可以將這些問(wèn)題拋給BI系統(tǒng)的售前咨詢顧問(wèn)，看看他們能否結(jié)果。從減少項(xiàng)目成本與降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的角度講，在后續(xù)項(xiàng)目實(shí)施時(shí)應(yīng)該盡可能的減少系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)的數(shù)量。而要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)的話，最好就是要在選型時(shí)盡量選擇哪些具有現(xiàn)成分析模型的系統(tǒng)。[page]
    3、便于對(duì)項(xiàng)目組與供應(yīng)商進(jìn)行考核
    是否軟件順利上線，便是項(xiàng)目的成功呢？筆者認(rèn)為不能夠這么片面的認(rèn)識(shí)。BI系統(tǒng)的成功，需要看預(yù)計(jì)的結(jié)果有沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)雖然BI系統(tǒng)已經(jīng)上線了，但是很多預(yù)期想要得到的結(jié)果仍然很難從BI系統(tǒng)中準(zhǔn)確的得到。在這種情況下，能夠說(shuō)這個(gè)BI項(xiàng)目成功了嗎？恐怕不能。那么在后續(xù)的項(xiàng)目中，企業(yè)管理者如何對(duì)項(xiàng)目小組以及供應(yīng)商實(shí)施團(tuán)隊(duì)進(jìn)行考核呢？這就需要企業(yè)有預(yù)期的目標(biāo)。后續(xù)考核時(shí)，只要將這些目標(biāo)進(jìn)行一一核對(duì)即可。
    那么企業(yè)該如何來(lái)收集自己需要的結(jié)果呢？筆者認(rèn)為，可以從如下幾個(gè)角度出發(fā)。
    1、根據(jù)企業(yè)現(xiàn)在的工作
    如不少企業(yè)都有周例會(huì)、月度年度總結(jié)會(huì)議等等。在這些會(huì)議上，各個(gè)部門(mén)都需要得出一些報(bào)表。如到貨及時(shí)率分析報(bào)表、成本控制報(bào)表等等。這些就是現(xiàn)成的需求。以前是手工在操作，現(xiàn)在需要BI系統(tǒng)能夠自己完成。如果是年度報(bào)表的話，可能還有最近幾年銷(xiāo)售的變化情況分析報(bào)表等等。這些日常工作中需要用到的分析報(bào)表，就是我們?cè)贐I系統(tǒng)實(shí)施之前需要確認(rèn)的目標(biāo)。不過(guò)這些是最基本的目標(biāo)。因?yàn)橐揽渴止た梢酝瓿傻墓ぷ?，在BI系統(tǒng)中可以說(shuō)是小菜一碟，是最基本功能。這些需求的確認(rèn)難度也并不是很大。
    2、需要收集企業(yè)想實(shí)現(xiàn)、但是依靠手工需求卻很難實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容
    如有些企業(yè)，可能認(rèn)為原材料市場(chǎng)波動(dòng)比較大，對(duì)成本的影響也很大。以前由于工作量的限制，采用的都是先進(jìn)先出或者月加權(quán)的成本計(jì)算原則，而沒(méi)有采用移動(dòng)加權(quán)平均。從計(jì)算量來(lái)說(shuō)，前面兩個(gè)成本的計(jì)算原則要比后一個(gè)計(jì)算量少的多。但是從精確度的角度講，移動(dòng)加權(quán)平均精確度更高，特別是在原材料市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)比較大的情況下。在手工計(jì)算下，很少有企業(yè)采用移動(dòng)加權(quán)成本計(jì)算原則。
    現(xiàn)在企業(yè)有了BI系統(tǒng)，企業(yè)可能希望在成本分析采用的是移動(dòng)加權(quán)平均的機(jī)制。企業(yè)要收集這些需求可能有一定的難度。因?yàn)檫@些需求以前沒(méi)有實(shí)現(xiàn)過(guò)，可能還存在于理論上。不過(guò)實(shí)現(xiàn)這些需求才能夠體現(xiàn)BI系統(tǒng)的價(jià)值。故企業(yè)對(duì)于這些需求，也需要細(xì)心整理。不過(guò)在整理時(shí)，需要兼顧實(shí)現(xiàn)的可能性。不要過(guò)度的理論化，而在現(xiàn)實(shí)中根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。否則的話，就太虛了。
    三、顯示格式的確認(rèn)
    同樣一句話，在不同的人口中說(shuō)出來(lái)可能會(huì)有不同的結(jié)果。同樣，BI系統(tǒng)中相同的分析數(shù)據(jù)，如果以不同的格式顯示出來(lái)，也會(huì)有不同的效果。為此在BI系統(tǒng)開(kāi)始之前，還需要確認(rèn)預(yù)計(jì)需要顯示的格式。注意，并不是所有的BI系統(tǒng)都可能夠以豐富多彩的格式來(lái)顯示相關(guān)的內(nèi)容。
    根據(jù)筆者的了解，很多企業(yè)傾向于Excle表格中的那些圖表。如餅圖、條形圖等等。
    所以在BI系統(tǒng)中，這些是最基本的結(jié)果顯示方式。企業(yè)管理者需要整理出哪些分析結(jié)果需要以那種方式來(lái)進(jìn)行顯示。這主要根據(jù)自己的習(xí)慣來(lái)確定。而不能夠讓對(duì)方的顧問(wèn)牽著鼻子走。當(dāng)然，如果經(jīng)過(guò)比較，對(duì)方顧問(wèn)提出的方式可能更加的合理，此時(shí)企業(yè)也需要轉(zhuǎn)變自己的觀念。筆者這里強(qiáng)調(diào)的是，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)該掌握著主動(dòng)權(quán)。
    另外需要特別強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是儀表盤(pán)。如企業(yè)可能有銷(xiāo)售業(yè)績(jī)的考核。有一個(gè)目標(biāo)值，有一個(gè)實(shí)際值，然后通過(guò)儀表盤(pán)來(lái)直觀的顯示出來(lái)。這個(gè)顯示方式企業(yè)以前可能沒(méi)有用到過(guò)。不過(guò)在實(shí)際工作中確實(shí)很好用。不過(guò)并不是所有的BI系統(tǒng)都可以實(shí)現(xiàn)的。在選型時(shí)需要注意這方面的內(nèi)容。二是圖表的鉆取功能。即從年度報(bào)表中可以鉆取到各個(gè)月份的數(shù)據(jù)、然后從各個(gè)月份的數(shù)據(jù)中也可以鉆取到每周的數(shù)據(jù)等等。鉆取功能可以方便用戶查詢更加具體的數(shù)據(jù)，直到最基本的原始數(shù)據(jù)。從而方便用戶的使用。
    從以上的分析中可以看出，BI系統(tǒng)在實(shí)施之前有比較多的準(zhǔn)備工作要做。筆者的建議是，在做這些準(zhǔn)備工作時(shí)千萬(wàn)不能夠偷懶。準(zhǔn)備工作沒(méi)做好，供應(yīng)商高興，企業(yè)頭疼。準(zhǔn)備工作做的好，供應(yīng)商頭疼，企業(yè)高興。