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用Excel合并會計(jì)報表
2015-09-15
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用Excel合并會計(jì)報表


利用Execl匯總報表的方法，但每次都要把下屬單位的報表數(shù)據(jù)手工輸入子報表中，如果下屬單位較多，每次都這樣操作甚是麻煩。下面介紹我在實(shí)際工作中摸索出的一種合并會計(jì)報表的方法：利用Execl可以在不同的工作簿文件中建立鏈接關(guān)系的功能來合并報表。這種方法可一勞永逸解決每次手工輸入的問題，只要每次將下屬單位的報表文件拷貝到指定的目錄下，就輕松完成了報表合并！
      　　應(yīng)用此法的前提是：所有的下屬單位上報的報表都是Excel格式的工作簿文件，具體上報文件可以用磁盤或E-mail方式傳送文件。此法的思路是：建立一個匯總工作簿，第一張表為匯總工作表，其后是各個下屬單位的分表；把下屬單位傳送來的報表文件存放在指定的目錄中，再將匯總工作簿中的分表和指定目錄中對應(yīng)下屬單位的工作簿文件建立鏈接關(guān)系(將下屬單位的報表數(shù)據(jù)引用到對應(yīng)的分表中)；最后將匯總工作簿的分表數(shù)據(jù)用求和函數(shù)匯總到匯總工作表中，形成匯總報表。
      　　1.給每個單位上報的報表文件指定文件名。如：A1.xls、A2.xls……并把下屬單位的報表文件存放在指定的目錄。
      　　2.建立匯總工作簿。在其中建立1+N張工作表，“1”表示第一張是匯總工作表，“N”表示下屬單位的個數(shù)，有N個下屬單位就建立N張分表。然后將下屬單位報表的格式，用“選擇性粘貼”→“格式”，復(fù)制到分表中。這是為了防止在建立分表和對應(yīng)的下屬單位工作表的鏈接時，因兩個工作表的格式不同，而在分表中產(chǎn)生鏈接值為零的單位格。
      　　3.建立分表與各單位報表文件的鏈接關(guān)系。先打開一個下屬單位的工作簿文件，選中待匯總工作表中的有效單元格(注意：不是工作表中所有的單位格，如果不幸你將分屬不同文件的兩個工作表中的所有單位格建立了鏈接關(guān)系，那么你的電腦必定死機(jī)！)復(fù)制下來，再打開匯總報表工作簿中該單位所屬的子表，在左上第一個單位格上單擊右鍵，選擇“選擇性粘貼”，在彈出的對話框中點(diǎn)擊“粘貼鏈接”，就建立了該單位報表與所屬子表之間的對應(yīng)鏈接關(guān)系。鏈接的下屬單位報表文件作了任何改變，都會立即在所對應(yīng)的分表中反映出來。然后，對其它的單位的報表和所屬子表如法建立對應(yīng)鏈接關(guān)系。
      　　4.將分表數(shù)據(jù)匯總到匯總工作表中。用《Excel在會計(jì)中的應(yīng)用》一文中介紹的方法在第一張匯總工作表中建立匯總的函數(shù)關(guān)系。(函數(shù)公式為：“=SUM('A1:An'!Xn)”：“SUM”為求和函數(shù)，“A1”表示要匯總的第一張工作表名，“An”表示要匯總的最后一張工作表名，“Xn”表示要匯總的單元格。)

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