用excel制作考勤表

平常單位的一些進貨單出庫單類的表格都是用excel制作的，今天單位沒有考勤表了，于是我就用excel制作考勤表，這樣就不用出去買了，而且單位人也少，我就可以以后利用電子考勤表來自動計算每個人的考勤了。

1、打開一張空白的EXCEL工作表，先按下圖所示畫出樣子。
圖中M1:P1是合并單元格，用于填寫“年”，S1:T1是合并單元格，用于填寫“月”，為了醒目設(shè)置成淺藍色底紋。

2、為了讓第二行中的“星期”能自動顯示，需要設(shè)置公式，如下：
在D2單元格中輸入公式 =IF(WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2)=7,"日",WEEKDAY(DATE($M$1,$S$1,D3),2))
這時就能看到D2單元格中出現(xiàn)一個表示星期的“日”字（這說明2011年5月1號是星期日）。
公式含義：先用DATE函數(shù)把M1格中的“年”、S1格中的“月”、D3格中的“日”組成一個電腦能識別的“日期”；再用WEEKDAY函數(shù)把這個“日期”變成星期所代表的數(shù)字。
WEEKDAY函數(shù)后面加了參數(shù)“2”，是為了讓星期一顯示為“1”，讓星期二顯示為“2”...讓星期日顯示為“7”。
由于我們不習慣把星期日叫成“星期7”，所以最后用IF函數(shù)做判斷，把顯示為“7”的自動改成“日”。
提示：函數(shù)DATE與WEEKDAY在EXCEL自帶的幫助中有詳細的用法介紹，想了解它們的朋友可以參考。
為了方便我們中國人的習慣，還要把顯示為阿拉伯小寫數(shù)字的星期變成中文數(shù)字，即“星期1”變成“星期一”這種格式。這就需要通過定義單元格格式來實現(xiàn)。
選中D2單元格，按鼠標右鍵“單元格格式”，在出現(xiàn)的格式窗口中選“數(shù)字”選項卡，在左側(cè)的“分類”框中選“特殊”，在右側(cè)的“類型”框中選“中文小寫數(shù)字”，按“確定”退出。

這些完成后就可以用鼠標選中D2單元格，按住它右下角的“填充柄”拖動復(fù)制AH2單元格，效果如下圖：

在AI單元格中可以通過公式顯示當月的總天數(shù)，公式 =DAY(DATE(M1,S1+1,1)-1)
公式含義：先由DATE函數(shù)“DATE(M1,S1+1,1)”得到本月的下一個月月初1號的日期。本例中，本月是5月份，下一月的月初一號就是6月1日。
再用減1得到本月最后一天的日期，即5月31日，最后再由DAY函數(shù)取出表示當月天數(shù)的“31”。
3、先設(shè)定一些考勤符號，放在AR列中，如圖所示：

這些符號并非統(tǒng)一規(guī)定，可根據(jù)習慣及喜好來自己設(shè)定，也可用漢字來代表，總之自己看著習慣就行了。
怎么把這些符號方便快捷的輸入到考勤表中D4:AH33區(qū)域中呢？我們采用下拉框的方法。
選中D4:AH33區(qū)域，按上面工具欄中的“數(shù)據(jù)-有效性”，彈出有效性設(shè)置對話框，選“設(shè)置”選項卡，在“允許”中選“序列”，在“來源”中點擊右端的折疊按鈕，然后用鼠標在表格中選取AR1:AR8區(qū)域，再次點擊折疊按鈕，回到有效性設(shè)置窗口，按“確定”退出。

完成后，在考勤表的D4:AH33區(qū)域中任意一個單元格選中時，都會出現(xiàn)一個下拉框按鈕，點擊按鈕就彈出下拉框，可用鼠標方便的選取要輸入的考勤符號。

4、考勤已經(jīng)可以輸入了，怎樣統(tǒng)計每個人的出勤情況呢？還是通過公式自動來統(tǒng)計。
先劃出一塊區(qū)域來做考勤統(tǒng)計，如下圖紅圈范圍：

這個區(qū)域中要設(shè)置多個合并單元格，AK4:AK5是合并的，AL4:AL5是合并的......AP4:AP5是合并的。也就是每一個姓名對應(yīng)的上下兩行需要合并，這樣方便把上午與下午統(tǒng)計在一個格中。
做完AL4:AP5區(qū)域的合并操作后，選中區(qū)域右下角填充柄，按住鼠標左鍵向下拉動，一直到AP33單元格再松開鼠標左鍵，就能快速的把下面單元格分別也變成合并狀態(tài)。（其實就是復(fù)制了AL4:AP5的樣式）
由于第一個人的考勤記錄區(qū)域是D4:AH5區(qū)域，所以需要將此區(qū)域中的考勤符號出現(xiàn)次數(shù)統(tǒng)計出來，就能知道這個人的考勤情況了。
先在AK3:AP3中輸入考勤符號，然后在AK4單元格中輸入公式 =COUNTIF($D4:$AH5,AK$3)
公式含義：使用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計D4:AH5區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)了幾次AK3格中的符號。
用拖動復(fù)制功能把這個公式復(fù)制到AK4:AP4區(qū)域中。
再選中AK4:AP4區(qū)域，按住AP4右下角的填充柄向下拖動復(fù)制，一直復(fù)制到AP33單元格。
現(xiàn)在統(tǒng)計區(qū)域中的每個格都有公式了，由于公式中某些部份使用了絕對引用符號“$”，所以在拖動復(fù)制中，每個單元格的公式都是不太一樣的。
提示：在這個考勤表中，多次使用了“拖動復(fù)制”方法，可以極大的簡化輸入公式與設(shè)置格式的操作，而且在公式中靈活使用絕對引用符號“$”，也能把有規(guī)律變化的公式快速輸入到區(qū)域中，避免了逐個輸入的麻煩。
現(xiàn)在我們看一下有統(tǒng)計公式的效果

在統(tǒng)計結(jié)果中，會有許多0值出現(xiàn)，表示對應(yīng)的考勤符號未在考勤區(qū)域中出現(xiàn)，0值太多時會感覺很“亂”，我們通過設(shè)置來“隱藏”這些0值。
按工具欄中的“工具-選項”，出現(xiàn)選項窗口，按下圖設(shè)置，去掉“零值”前的勾，就可使這些0值不顯示出來。

5、到這里，考勤表基本上就完成了。細心的朋友會發(fā)現(xiàn)一個小問題，就是AF3、AG3、AH3這三個格中始終出現(xiàn)29、30、31這三個日期，即使在2月份只有28天的情況下也是如此，感到非常不爽。
我們可以用條件格式的方法來讓它們自動根據(jù)月份的變化來顯示或隱藏，即小月時AH3格變成空白，大月時才顯示31，在二月份時如果不是閏月，就不顯示AF3、AG3、AH3格中的數(shù)字。
選中AF3:AH3區(qū)域，按“格式-條件格式”，按下圖設(shè)置：

用這種條件格式的方法還能設(shè)置D2:AH2區(qū)域，讓它們在星期六與星期日時變成不同顏色，能更直觀的顯示每周情況，設(shè)置方法大家可以自己琢磨一下。

上面用excel制作考勤表的步驟基本上屬于通用類型的，適合很多公司使用，大家也可以根據(jù)自己的情況個性設(shè)置。