利用Microsoft Query工具可快速匯總多個工作表

我們在使用Excel時，所謂多個有關(guān)聯(lián)的Excel工作表數(shù)據(jù)的匯總計算，就是說每個工作表保存有不同的數(shù)據(jù)信息，但是這些工作表的數(shù)據(jù)至少有一列數(shù)據(jù)是彼此相關(guān)聯(lián)的。對多個有關(guān)聯(lián)的工作表數(shù)據(jù)進行匯總計算，就是要將這些數(shù)據(jù)信息綜合到一張工作表上，利用Microsoft Query工具可快速匯總多個工作表。

圖1所示為一個員工信息及工資數(shù)據(jù)分別保存在3個工作表中的示例工作簿。其中，工作表“部門情況”保存員工的工號及其所屬部門：工作表“明細(xì)工資”保存員工的工號及其工資明細(xì)數(shù)據(jù)；工作表“個稅”保存員工的編號及其個人所得稅數(shù)據(jù)。這3個工作表都有一個“工號”列數(shù)據(jù)。現(xiàn)在要求按部門將這3個工作表數(shù)據(jù)匯總到一張工作表上。以便做進一步的分析，如圖2所示。

圖1

圖2

這個問題有很多方法可以解決，例如使用VLOOKUP函數(shù)等。但最簡便且效率更高的方法是利用Microsoft Query工具。下面介紹利用Microsoft Query工具快速匯總多個有關(guān)聯(lián)工作表的具體方法和步驟。

1、單擊“數(shù)據(jù)”選項卡，在“獲取外部數(shù)據(jù)”功能組中單擊“自其他來源”按鈕，選擇“來自Microsoft Query”命令，如圖3所示。

圖3

2、此時會打開“選取數(shù)據(jù)源”對話框，如圖4所示。

圖4

3、底部的“使用‘查詢向?qū)А瘎?chuàng)建/編輯查詢”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，打開“選擇工作簿”對話框，從保存有當(dāng)前工作簿文件的文件夾中選擇該文件，如圖5所示。

圖5

4、單擊“確定”按鈕。

如果是第一次使用Microsoft Query工具，在單擊“確定”按鈕后會彈出一個警告信息框，

如圖6所示。單擊“確定”按鈕，打開“查詢向?qū)б贿x擇列”對話框，如圖7所示。

圖6

圖7

單擊“選項”按鈕，打開“表選項”對話框，選擇“系統(tǒng)表”復(fù)選框，如圖8所示。

圖8

單擊“確定”按鈕，返回到“查詢向?qū)?選擇列”對話框，在“可用的表和列”列表中可用看到各個工作表的名稱列表，如圖9所示。

圖9

5、從左邊“可用的表和列”列表中分別選擇工作表“部門情況”、“明細(xì)工資”和“個稅”，單擊>按鈕，將這3個工作表的所有字段添加到右側(cè)的“查詢結(jié)果中的列”列表框中，如圖10所示。

圖10

6、由于3個工作表中都有一列“工號”，因此“查詢結(jié)果中的列”列表框中出現(xiàn)了3個“工號”列，選擇多余的兩個“工號”例，單擊<安鈕，將其移出“查詢結(jié)果中的列”列表框，如圖11所示。

圖11

7、單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)會彈出一個警告信息框，告知用戶“查詢向?qū)А睙o法繼續(xù)，需要在Microsoft Query窗口中拖動字段進行查詢，如圖12所示。

圖12

8、單擊“確定”按鈕，打開Microsoft Query窗口，其中包含上下兩部分，上方有3個小窗口，分別顯示3個工作表的字段列表，下方是3個工作表中全部數(shù)據(jù)的列表，如圖13所示。

圖13

9、由于3個工作表中的記錄是以員工編號相關(guān)聯(lián)的，因此將某個工作表字段列表窗口中的字段“工號”拖到其他工作表字段列表窗口中的字段“工號”上，就將這3個工作表通過字段“工號”建立了連接，Microsoft Query窗口下方的查詢結(jié)果列表中就顯示出所有滿足條件的記錄，如圖14所示。

圖14

10、選擇Microsoft Query窗口中的“文件”-“將數(shù)據(jù)返回Microsoft Office Excel”命令，如圖15所示，系統(tǒng)就會打開“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框，如圖16所示。

圖15

圖16

11、在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框中選擇“表”單選按鈕和“新建工作表”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，即可得到圖2所示的匯總數(shù)據(jù)。

利用Microsoft Query工具可快速匯總多個工作表，這種查詢匯總得到的數(shù)據(jù)與每個分表是動態(tài)連接的。當(dāng)某個分表的數(shù)據(jù)發(fā)生變化后，在數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)選擇右鍵快捷菜單中的“刷新數(shù)據(jù)”命令，即可對匯總數(shù)據(jù)進行刷新。如果想要對這些分表數(shù)據(jù)進行匯總后再利用數(shù)據(jù)透視表進行更多分析，可以以該匯總數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)制作數(shù)據(jù)透視表。