Excel中使用SQL語(yǔ)句匯總表格

上一節(jié)我們學(xué)習(xí)了通過(guò)Excel數(shù)據(jù)透視表對(duì)多個(gè)工作表進(jìn)行快速匯總，這僅僅是一種特殊的情況。我們?cè)趯?shí)際工作中經(jīng)常遇到的情況是，要匯總的每個(gè)工作表中有多列文本。但是這些工作表的列數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)完全相同，也就是列數(shù)相同，列數(shù)據(jù)項(xiàng)目的先后順序也相同，但是行數(shù)可以不同，今天我們來(lái)學(xué)習(xí)下在Excel中使用SQL語(yǔ)句匯總表格。

使用導(dǎo)入數(shù)據(jù)+SQL數(shù)據(jù)查詢(xún)的方法是目前這類(lèi)問(wèn)題最好的解決方法之一。這種方法的實(shí)質(zhì)就是將各個(gè)Excel工作表當(dāng)成數(shù)據(jù)庫(kù)的表進(jìn)行連接查詢(xún)，得到一個(gè)查詢(xún)數(shù)據(jù)集，這個(gè)數(shù)據(jù)集中保存有各個(gè)工作表的所有數(shù)據(jù)，然后將這個(gè)查詢(xún)記錄集的數(shù)據(jù)保存到工作表，或者以此為基礎(chǔ)制作普通的數(shù)據(jù)透視表，從而得到需要的報(bào)表。

需要注意的是，為了能夠利用導(dǎo)入數(shù)據(jù)+SQL數(shù)據(jù)查詢(xún)的方法匯總多列文本情況下的多個(gè)工作表數(shù)據(jù)。每個(gè)工作表的第一行最好是數(shù)據(jù)區(qū)域的列標(biāo)題。如果每個(gè)工作表的第一行不是數(shù)據(jù)區(qū)域的列標(biāo)題。就需要先對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域定義名稱(chēng)，或者在SQL語(yǔ)句中進(jìn)行特殊處理。

圖1所示為3個(gè)城市的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)工作表“北京”、“上海”和“天津”，每個(gè)工作表保存有不同銷(xiāo)售部門(mén)的各個(gè)產(chǎn)品的銷(xiāo)售量和銷(xiāo)售額數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在要把這3個(gè)工作表的數(shù)據(jù)合并到一張工作表上，或者直接制作數(shù)據(jù)透視表，以便于進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)分析。

圖1

下面是利用SQL數(shù)據(jù)查詢(xún)的方法來(lái)匯總具有多列文本的多個(gè)工作表數(shù)據(jù)的具體方法和步驟。

1、在任何一個(gè)工作表中單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“獲取外部數(shù)據(jù)一功能組中單擊“現(xiàn)有連接”按鈕，如圖2所示，打開(kāi)“現(xiàn)有連接”對(duì)話(huà)框。如圖3所示。

圖2

圖3

2、單擊對(duì)話(huà)框左下角的“瀏覽更多”按鈕，打開(kāi)“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話(huà)框，如圖4所示。

圖4

3、從保存該工作簿的文件夾中選擇該文件，如圖5所示。

圖5

4、單擊“打開(kāi)”按鈕，打開(kāi)“選擇表格”對(duì)話(huà)框，從表格列表中任選一個(gè)表格，并要選擇“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”復(fù)選框，如圖6所示。

圖6

5、單擊“確定”按鈕，打開(kāi)“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框，如圖7所示。

圖7

6、單擊“屬性”按鈕，打開(kāi)“連接屬性”對(duì)話(huà)框，如圖8所示。切換到“定義”選項(xiàng)卡，在“命令文本”文本框中輸入以下SQL命令（如圖9所示）：

圖8

圖9

select '北京'as城市，*from[北京$]union all

select '上海'as城市，*from[上海$]union all

select '天津'as城市，*from[天津$]

7、單擊“確定”按鈕，返回到“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框。

根據(jù)需要，可以選擇“表”單選按鈕或者“數(shù)據(jù)透視表”單選按鈕，并指定數(shù)據(jù)的保存位置，最后單擊“確定”按鈕，印可得到需要的匯總表。

圖10所示是選擇“表”單選按鈕后得到的匯總數(shù)據(jù)清單。

圖10

圖11所示是選擇“數(shù)據(jù)透視表”單選按鈕后得到的數(shù)據(jù)透視表。

圖11

關(guān)于SQL語(yǔ)句的小知識(shí)：

本節(jié)介紹了利用SQL語(yǔ)句對(duì)多個(gè)具有多列文本工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢(xún)匯總的基本方法，下面簡(jiǎn)要介紹SQL語(yǔ)句的基本知識(shí)。

在眾多的SQL語(yǔ)句中，SELECT語(yǔ)句是使用最頻繁的。SELECT語(yǔ)句主要用來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢(xún)并返回符合用戶(hù)查詢(xún)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)果數(shù)據(jù)。

SELECT語(yǔ)句有5個(gè)主要的子句，而FROM是唯一必需的子句。每一個(gè)子句有大量的選擇項(xiàng)和參數(shù)。

SELECT語(yǔ)句的語(yǔ)法格式如下：

SELECT字段列表

FROM子句

[WHERE子句]

[GROUP BY子句]

[HAVING子句]

[ORDER BY子句]

SELECT語(yǔ)句的各項(xiàng)組成說(shuō)明如下：

（1）字段列表

字段列表指定多個(gè)字段名稱(chēng)。各個(gè)字段之間用半角逗號(hào)“?！狈指簟Ｓ眯翘?hào)“*”表示所有的字段。當(dāng)包含有多個(gè)表的字段時(shí)?？捎谩皵?shù)據(jù)表名。字段名”表示，即在字段名前標(biāo)明該字段所在的數(shù)據(jù)表。

例如?！皊elect日期，產(chǎn)品編號(hào)，銷(xiāo)售量，銷(xiāo)售額”就是選擇數(shù)據(jù)表中的“日期”、“產(chǎn)品編號(hào)”、“銷(xiāo)售量”和“銷(xiāo)售額”這4個(gè)字段。還可以在字段列表中自定義宇段。例如SQL語(yǔ)句“select日期，產(chǎn)品編號(hào)，銷(xiāo)售量，銷(xiāo)售額。“北京'as城市from[北京$]”中，除了查詢(xún)工作表“北京”中的宇段“日期”、“產(chǎn)品編號(hào)”、“銷(xiāo)售量”和“銷(xiāo)售額外”。還自定義了一個(gè)工作表中沒(méi)有的字段“城市”。并將“北京”作為該宇段的數(shù)據(jù)。由于“北京”是一個(gè)文本。因此需要用單引號(hào)括起來(lái)。將某個(gè)數(shù)據(jù)保存在自定義字段的方法是利用AS屬性詞。即“'北京'as城市”。

（2）FROM子句

FROM子句是一個(gè)必需子句，指定要查詢(xún)的數(shù)據(jù)表，各個(gè)數(shù)據(jù)表之間用半角逗號(hào)“?！狈指?。

但要注意。如果是查詢(xún)工作簿中的數(shù)據(jù)表，就必須用方括號(hào)將工作表名括起來(lái)，并且工作表名后要有美元符號(hào)（$）。

例如。“select日期，產(chǎn)品編號(hào)，銷(xiāo)售量，銷(xiāo)售額from[北京$]".就是查詢(xún)工作表“北京”中的字段“日期”、“產(chǎn)品編號(hào)”、“銷(xiāo)售量”和“銷(xiāo)售額”。

如果要查詢(xún)的是Access數(shù)據(jù)庫(kù)、SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)等關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)表，在FROM后面直接寫(xiě)上數(shù)據(jù)表名即可。

（3）WHERE子句

WHERE子句是一個(gè)可選子句，指定查詢(xún)的條件?？梢允褂?a href='/map/sql/' style='color:#000;font-size:inherit;'>SQL運(yùn)算符組成各種條件運(yùn)算表達(dá)式。

例如“WHERE部門(mén)=“銷(xiāo)售部”就表示要查詢(xún)的部門(mén)是“銷(xiāo)售部”的數(shù)據(jù)。

如果條件值是數(shù)值，則直接寫(xiě)上數(shù)值，如“WHERE年齡>50"；如果條件值是字符串。則必須用單引號(hào)“'”括起來(lái)。如“WHERE部門(mén)='銷(xiāo)售部'”；如果條件值是日期，則必須用井號(hào)“#”或單引號(hào)“'”括起來(lái)。如“WHERE日期：=#2007-12-22#”。

（4）GROUP BY子句

GROUP BY子句是一個(gè)可選子句，指定分組項(xiàng)目，使具有同樣內(nèi)容的記錄（如日期相同、部門(mén)相同、性別相同等）歸類(lèi)在一起。

例如，“GROUP BY性別”就表示將查詢(xún)的數(shù)據(jù)按性別分組。

（5）HAVING子句

HAVING子句是—個(gè)可選子句，功能與WHERE子句類(lèi)似，只是必須與GROUP BY子句一起使用。

例如，要想只顯示平均工資大于5000元的記錄并按部門(mén)進(jìn)行分組，則可以使用子句“GROUPBY部門(mén)HAVING AVG（工資總額）>5000"。

（6）ORDERBY子句

ORDER BY子句是一個(gè)可選子句，指定查詢(xún)結(jié)果以何種方式排序。排序方式有兩種：升序（ASC）和降序（DESC）。如果省略ASC和DESC.則表示按升序排序。

例如?！癘RDER BY姓名ASC"就表示查詢(xún)結(jié)果按姓氏拼音升序排序；而“ORDER BY工資總額。年齡DESC”則表示查詢(xún)結(jié)果按“工資總額”從小到大升序排序，“年齡”按從大到小降序排序。

此外，在實(shí)際工作中可能要查詢(xún)工作簿中的多個(gè)工作表或者數(shù)據(jù)庫(kù)中的多個(gè)數(shù)據(jù)表。這就是多表查詢(xún)問(wèn)題。

多表查詢(xún)有很多種方法。例如。利用WHERE子句設(shè)置多表之間的連接條件。利用JOIN…ON子句連接多個(gè)表。利用UNION或者UNION ALL連接多個(gè)SELECT語(yǔ)句等。

Excel中使用SQL語(yǔ)句匯總表格時(shí)，如果我們要查詢(xún)多個(gè)工作表或數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)，并將這些表的數(shù)據(jù)生成一個(gè)記錄集。那么可以利用UNION ALL將每個(gè)表的SELECT語(yǔ)句連接起來(lái)。