Excel在數(shù)據(jù)分析中自定義名稱

在Excel中名稱是為工作表中某些單元格或單元格區(qū)域定義的一個(gè)名稱，并用此名稱代替單元格或單元格區(qū)域的地址；或者對(duì)工作表的某些單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行運(yùn)算后得到一個(gè)新的數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)數(shù)組，并將此數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)數(shù)組用一個(gè)名字來代表，合理使用名稱，可以更加快速準(zhǔn)確地創(chuàng)建公式，Excel自定義工作表和單元格區(qū)域名稱使數(shù)據(jù)處理和分析更加快捷和高效，Excel在數(shù)據(jù)分析中自定義名稱實(shí)例如下：

（1）定義名稱的規(guī)則

定義名稱要遵循一定的規(guī)則,如下所示：

·名稱的長度不能超過255個(gè)字符，但建議量好不要使用這么長的名稱。因?yàn)槊Q太長就違背了定義名稱的初衷。

·名稱中不能含有空格，但可以使用下畫線和句點(diǎn)，例如，名稱不能是“Month Total”。但可以是“Month—Total”或“Month Total”。

·名稱中不能使用除下畫線和句點(diǎn)以外的其他符號(hào)。盡管Excel的幫助信息中沒有說明是否可以使用某些符號(hào)。但在定義名稱時(shí)確實(shí)可以使用問號(hào)（？）和反斜杠（\）。不過，這兩個(gè)符號(hào)不能作為名稱的開頭。

·名稱的第一個(gè)字符必須是字母或漢字。不能使用單元格地址、阿拉伯?dāng)?shù)字。

·避免使用Excel本身預(yù)設(shè)的一些特殊用途的名稱，如Extract、Criteria、Print—Area、Print_Titles，Database等。

·名稱中的字母不區(qū)分大小寫。例如。名稱“MYNAME"和名稱“myname”是相同的。在公式中使用哪個(gè)都是可以的。

（2）為單元格或單元格區(qū)域定義名稱的方法

在Excel 2007中。定義和使用名稱的相應(yīng)功能被放到“公式”選項(xiàng)卡的“定義的名稱”功能組中。如圖1所示。

圖1

定義名稱有3種方法：使用“定義名稱”命令。使用“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”命令。使用“名稱管理器”命令。

方法1：使用“定義名稱”命令。

選擇要定義名稱的單元格或單元格區(qū)域，單擊“定義的名稱”功能組中的“定義名稱”按鈕。打開“新建名稱”對(duì)話框，如圖2所示。在“名稱”文本框中輸入名稱。在“范圍”下拉列表框中指定該名稱的適用范圍（即名稱的級(jí)別），還可以重新在“引用位置”輸入框中文本單元格區(qū)域地址，量后單擊“確定”按鈕即可。

圖2

如果需要為該名稱添加一些說明信息，還可以在“備注”文本框中輸入說明文字，以便于以后了解該名稱的用途、使用方法等。

方法2：使用“名稱管理器”命令。

單擊“定義的名稱”功能組中的“名稱管理器”按鈕，打開“名稱管理器”對(duì)話框。如圖3所示。此對(duì)話框中列出了本工作簿中已經(jīng)定義的所有名稱的詳細(xì)信息，包括名稱、名稱所代表的數(shù)值、引用位置、范圍（即級(jí)別）以廈備注信息。

圖3

“名稱管理器”對(duì)話框的左上角有一個(gè)“新建”按鈕。單擊它可以打開圖2所示的“新建名稱”對(duì)話框，在該對(duì)話框中定義名稱即可。定義完畢后返回“名稱管理器”對(duì)話框。新定義的名稱被添加到“名稱管理器”對(duì)話框的名稱列表中，如圖4所示。

圖4

利用“名稱管理器”對(duì)話框定義名稱。要比單獨(dú)使用“新建名稱”對(duì)話框有更大的優(yōu)越性，因?yàn)榭梢噪S時(shí)查看已定義名稱的詳細(xì)信息。以便于了解定義的名稱是不是想要的。是否有錯(cuò)誤。如果定義的名稱錯(cuò)誤。還可以單擊“名稱管理器”對(duì)話框中的“編輯”按鈕。打開“編輯名稱”對(duì)話框。對(duì)名稱的名字和引用位置進(jìn)行修改，如圖5所示。

圖5

如果定義的名稱是不需要的?？梢赃x擇該名稱，然后單擊“刪除”按鈕將其刪除。

方法3：使用“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”命令。

使用“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”命令，可以批量定義名稱。當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域有行標(biāo)題或列標(biāo)題時(shí)。可以利用該命令快速定義多個(gè)名稱。

例如，要對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域的每行分別定義一個(gè)名稱，該名稱正好是該行最左邊一列單元格的標(biāo)題文字；或者對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域的每列分別定義一  個(gè)名稱。該名稱的名字正好是該列最上邊一行單元格的標(biāo)題文字。

此時(shí)。就可以先選取數(shù)據(jù)區(qū)域。然后單擊“定義的名稱”功能組    中的“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”按鈕·打開“以選定區(qū)域創(chuàng)建名稱”對(duì)話框。如圖6所示，根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)的復(fù)選框即可。

圖6

（3）名稱實(shí)際應(yīng)用案例

了解了名稱的概念和定義方法后。下面介紹一個(gè)使用名稱簡化公式的例子。

圖7所示是某公司的銷售數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在要求按照大區(qū)和省份進(jìn)行匯總計(jì)算。其匯總計(jì)算表格結(jié)構(gòu)分布如圖8和圖9所示。

圖7

圖8

圖9

這個(gè)問題可以使用SUMIF函數(shù)進(jìn)行匯總計(jì)算。如果不使用名稱。那么在SUMIF函數(shù)中必須使用單元格的引用。例如。東北的本月指標(biāo)總和的計(jì)算公式如下：

=SUMIF（銷售！B：B，A2，銷售！G：G）

但是，如果不去查看“銷售”工作表的數(shù)據(jù)情況。單憑這個(gè)公式。還是不清楚“銷售！B：B”代表什么?！颁N售！G：G”代表什么。此外。如果要計(jì)算東北的實(shí)際銷售金額。又得重新設(shè)計(jì)公式并引用新的單元格區(qū)域。即：

=SUMIF（銷售！B：B，A2，銷售！H：H）

這樣。在計(jì)算不同的項(xiàng)目時(shí)。必須在兩個(gè)工作表之間不斷地切換，以便引用相應(yīng)的單元格區(qū)域。很麻煩。稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的引用。

而如果使用名稱。就會(huì)使公式變得非常簡單。只要定義了名稱。在當(dāng)前的匯總工作表中即可迅速完成匯總公式的輸入。

切換到“銷售”工作表。單擊數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格，按【Ctrl+A】組合鍵選擇整個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“定義的名稱”功能組中的“根據(jù)所選內(nèi)容創(chuàng)建”按鈕。打開“以選定區(qū)域創(chuàng)建名稱”對(duì)話框。選擇“首行”復(fù)選框。如圖10所示。

圖10

單擊“定義的名稱”功能組中的“名稱管理器”按鈕。打 開“名稱管理器”對(duì)話框。即可看到剛才定義的名稱及其引用位置。如圖11所示。

圖11

這樣，就可以利用名稱快速輸入?yún)R總計(jì)算公式。如下所示。

按照大區(qū)進(jìn)行分類匯總工作表“大區(qū)匯總”的計(jì)算公式如下：

單元格B2：=SUMIF（大區(qū)。A2.本月指標(biāo)）：

單元格C2：=SUMIF（大區(qū)。A2.實(shí)際銷售金額）；

單元格F2：=SUMIF：（大區(qū)。A2.銷售成本）

按照省份進(jìn)行分類匯總工作表“省份匯總”的計(jì)算公式如下：

單元格B2：=SUMIF（省份，A2.本月指標(biāo)）；

單元格C2：=SUMIF：（省份。A2.實(shí)際銷售金額）；

單元格F2：=SUMIF（省份。A2.銷售成本）。

匯總計(jì)算結(jié)果分別如圖12和圖13所示。

圖12

圖13

（4）關(guān)于動(dòng)態(tài)區(qū)域名稱

前面介紹的是對(duì)固定單元格區(qū)域定義名稱。名稱定義完畢后。該名稱引用的數(shù)據(jù)區(qū)域總是固定的。但是在實(shí)際數(shù)據(jù)處理和分析中。常常需要?jiǎng)討B(tài)引用可變的單元格區(qū)域。此時(shí)就要定義動(dòng)態(tài)名稱了。定義動(dòng)態(tài)名稱需要使用相關(guān)的函數(shù)。如OFFSET函數(shù)和COUNTA函數(shù)等。 

通過這節(jié)Excel在數(shù)據(jù)分析中自定義名稱我們不僅僅學(xué)了自定義工作表和單元格區(qū)域名稱，還知道了在數(shù)據(jù)分析中，自定義名稱對(duì)我們的重要性。