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使用Excel“分列”工具快速分列
2016-06-16
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使用Excel“分列”工具快速分列

我們會碰到很多這樣的情況從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入的數(shù)據(jù)保存在工作表的某一列中，而不是分別保存在工作表的幾列中。一般情況下，導(dǎo)入數(shù)據(jù)的各列教據(jù)分布是很有規(guī)律的。要么是用空格隔開。要么是用其他符號隔開。在這種情況下。就可以使用Excel“分列”工具快速分列。

圖1所示為銀行發(fā)來的對賬單。各個項目數(shù)據(jù)都保存在A列中。各個項目數(shù)據(jù)之間是用空格隔開的。圖2所示是分列后的效果。

圖1

圖2

下面是Excel數(shù)據(jù)分列的具體操作步驟。

1、刪除數(shù)據(jù)區(qū)域中不必要的行，如第1行和第3行

2、選中A列。

3、單擊“數(shù)據(jù)”選項卡，再單擊“數(shù)據(jù)工具”功能組中的“分列”按鈕，打開“文本分列向?qū)б徊襟E之1（共3步）”對話框，選擇“分隔符號”單選按鈕。如圖3所示。

圖3

4、單擊“下一步”按鈕，打開“文本分列向?qū)Р襟E之2（共3步）”對話框，選擇“空格”復(fù)選框，就可“看到數(shù)據(jù)已經(jīng)被分成了多列，如圖4所示。

圖4

5、單擊“下一步”按鈕，打開“文本分列向?qū)б徊襟E之3（共3步）"對話框，分別在數(shù)據(jù)列表中選中“日期”列和“起息日”列，在“列數(shù)據(jù)格式”連項組中選擇“日期”單選按鈕，在右側(cè)的下拉列表框中選擇日期格式“YMD”，如圖5所示。

圖5

這一步的任務(wù)是把“日期”和“起息日”列的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)抉為真正的日期，否則得到的是91201.91 202這樣的數(shù)字。而不是日期。

6、單擊“完成”按鈕，即可將A列的數(shù)據(jù)分成多列保存。如圖6所示。

圖6

由于“發(fā)生額”數(shù)據(jù)還是分成了正負(fù)數(shù)值保存在E列中，但企業(yè)內(nèi)部會計賬薄的記錄是分成借貸兩列數(shù)據(jù)的，為了進行對賬工作，還必須把E列的“發(fā)生額”分成“借方”和“貸方”兩列數(shù)據(jù)。

7、在B列右側(cè)插入一列。

8、選中E列，打開“文本分別向?qū)А睂υ捒颍凇拔谋痉至邢驅(qū)?步驟之2（共3步）”對話框中選擇“其他”復(fù)選框。并在右側(cè)的文本框中輸入減號-，如圖7所示。就可以看到該列數(shù)據(jù)被分成兩列保存。正數(shù)在左側(cè)一列，負(fù)數(shù)在右側(cè)一列。同時負(fù)數(shù)變?yōu)榱苏龜?shù)。

圖7

9、單元格El和F1中輸入標(biāo)題“借方”和“貸方”，即可得到前面圖2所示的分別后的數(shù)據(jù)。

說明：使用Excel“分列”工具快速分列，在有些情況下，需要使用相關(guān)的函數(shù)來解決分列問題此時，要根據(jù)具體情況采用不同的函數(shù)，甚至要創(chuàng)建復(fù)雜的數(shù)組公式。前面的案例就是一個利用相關(guān)函數(shù)進行分列的例子。


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