Excel文本型數(shù)字和純數(shù)字的格式轉(zhuǎn)換

文本型數(shù)字與純數(shù)字的格式統(tǒng)一處理及轉(zhuǎn)換。是很多人容易忽視的問題。例如：在某列輸入文本型數(shù)字產(chǎn)品編號(hào)的同時(shí)又輸入了純數(shù)字產(chǎn)品編號(hào)。這樣的后果就是會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析造成很大影響。甚至得不到正確的結(jié)果。因此，在處理數(shù)字和文本型數(shù)字時(shí)要特別小心。今天我們來學(xué)習(xí)下Excel文本型數(shù)字和純數(shù)字的格式轉(zhuǎn)換。

一、將純數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本型數(shù)字

很多情況下。需要把單元格中的數(shù)字處理為文本。如郵政編碼、工號(hào)、科目編碼、身份證號(hào)碼等。但是，有時(shí)候可能已經(jīng)輸入了數(shù)字，事后想將這些數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本。就可以使用兩種高效的方法：使用TEXT函數(shù)或者“分列”工具。

使用TEXT函數(shù)最大的優(yōu)點(diǎn)是可以把純數(shù)字設(shè)置成任意位數(shù)的文本型數(shù)字。例如在單元格中輸入了數(shù)字192.就可以使用TEXT函數(shù)將其轉(zhuǎn)換為3位數(shù)文本“192”、4位數(shù)文本“0192”、5位數(shù)文本“00192”等。

例如，把數(shù)字192轉(zhuǎn)換為3位數(shù)文本“192”的公式為：

=TEXT（192,"0000"）

把數(shù)字192轉(zhuǎn)換為4位散文本“0192”的公式為：

=TEXT（192， "0000"）

把數(shù)字192轉(zhuǎn)換為5位數(shù)文本“00192”的公式為：

=TEXT（192，"00000"）

把某個(gè)數(shù)字轉(zhuǎn)換為其本身位數(shù)的文本，轉(zhuǎn)換公式為

=TEXT（數(shù)字或單元格引用，"0"）

圖1為輸入到工作表的科目編碼?，F(xiàn)在要將這些數(shù)字編碼轉(zhuǎn)換為文本編碼。其具體方法和步驟如下：

圖1

1、在單元格c2中輸入公式“=TEXT（A2."0"）”，并向下復(fù)制到最后一行。得到轉(zhuǎn)換為文本后的數(shù)據(jù)。如圖2所示。

圖2

2、采用選擇性粘貼的方法，把單元格中的公式轉(zhuǎn)換為數(shù)值。注意可以把選擇性粘貼的位置直接設(shè)置為A列的區(qū)域，以替換原有的數(shù)據(jù)。

3、刪除c列。使用“分列”工具?？梢钥焖侔鸭償?shù)字轉(zhuǎn)換為其本身位數(shù)的文本。例如。對(duì)于圖1所示的數(shù)字編碼。將其轉(zhuǎn)換為文本的主要方法和步驟如下：

（1）選擇A列

（2）打開“文本分列向?qū)А睂?duì)話框·在“文本分列向?qū)?步驟之3（共3步）”對(duì)話框中，在“列數(shù)據(jù)格式”選項(xiàng)組中選擇“文本”單選按鈕，如圖3所示。

圖3

（3）單擊“完成”按鈕，即可將A列的數(shù)字編碼轉(zhuǎn)換為文本編碼。

利用“分列”工具轉(zhuǎn)換數(shù)字的最大優(yōu)點(diǎn)是可以快速在原位置進(jìn)行轉(zhuǎn)換，不論該列中是否全部為數(shù)字。還是數(shù)字和文本混合。都會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一處理。

二、將Excel文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為純數(shù)宇

在有些情況下。從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入到工作表中的數(shù)字并不是真正的數(shù)字。而是文本，此時(shí)要使用SUM函數(shù)進(jìn)行計(jì)算就會(huì)得到零的結(jié)果。如圖4所示。

圖4

將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值的方法主要有以下幾種：利用智能標(biāo)記。利用選擇性粘貼。利用VALUE函數(shù)。利用公式。利用“分列”工具。

（1）、利用智能標(biāo)記。

利用智能標(biāo)記將文本型數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)值的方法是非常簡(jiǎn)單的。首先選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的單元格或單元格區(qū)域。單擊智能標(biāo)記，在彈出的下拉菜單中選擇“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”命令即可。如圖5所示。

圖5

盡管利用智能標(biāo)記的方法非常簡(jiǎn)單。但也只能用在有智能標(biāo)記的場(chǎng)合。在有些情況下。并沒有智能標(biāo)記出現(xiàn)。例如圖4中D列的數(shù)據(jù)。這時(shí)就需要采用其他方法。

（2）、利用選擇性粘貼。

這種方法也比較簡(jiǎn)單。適用性更廣。具體步驟是：

1、選擇要進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的單元格或單元格區(qū)域。

2、按【Ctrl+C】組合鍵進(jìn)行復(fù)制。

3、打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇“數(shù)值”單選按鈕和“加”單選按鈕，如圖6所示。要特別注意必須同時(shí)選擇“數(shù)值”單選按鈕和“加”單選按鈕。

圖6

4、單擊“確定”按鈕。

（3）、利用VALUE函數(shù)。

例如，對(duì)于圖1—14所示的D列文本型數(shù)字。在單元格F2中輸入公式“=VALUE（D2）”。并向下復(fù)制到最后一行。即可將D列的文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為純數(shù)字。

VALUE函數(shù)更多地在一個(gè)綜合性公式中使用。例如。要對(duì)圖4中的D列數(shù)據(jù)使用SUM函數(shù)進(jìn)行求和，就可以使用下面的數(shù)組公式：=SUM（VALUE（D2:D5））

（4）、利用公式。

Excel有一個(gè)計(jì)算規(guī)則：對(duì)于文本型數(shù)字，當(dāng)進(jìn)行加減乘除運(yùn)算時(shí)，就自動(dòng)把文本轉(zhuǎn)換為數(shù)宇。

因此，可以使用公式來進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

例如。對(duì)于圖4所示的D列文本型數(shù)字。在單元格G2中輸入公式“=--D2".并向下復(fù)制到最后一行。即可將D列的文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為純數(shù)字。在這個(gè)公式中。兩個(gè)負(fù)號(hào)相當(dāng)于將該單元格中的數(shù)據(jù)乘以兩次-1。也可以在單元格G2中輸入公式“=1*D2”或者“=D2/1”，其效果是一樣的。

如果要使用一個(gè)綜合性公式對(duì)單元格區(qū)域D2:D5求和，就可以使用下面的任何一個(gè)數(shù)組公式：

=SUM（--D2：D5）

=SUM（1*D2：D5）

=SUM （D2：D5/1）

（5）、利用“分列”工具。

還可以利用“分列”工具快速將文本型數(shù)字轉(zhuǎn)換為純數(shù)宇。先選取要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)列（每次只能選擇一列數(shù)據(jù)）。打開“文本分列向?qū)А睂?duì)話框。在“文本分列向?qū)б徊襟E之3（共3步）”對(duì)話框中的“列數(shù)據(jù)格式”選項(xiàng)組中選擇“常規(guī)”單選按鈕。如圖7所示，單擊“確定”按鈕。 

圖7

有的朋友問，為什么我們要學(xué)習(xí)Excel文本型數(shù)字和純數(shù)字的格式轉(zhuǎn)換呢，因?yàn)槲覀円M(jìn)行數(shù)據(jù)分析，如果你弄一個(gè)文本型的數(shù)值，我們?cè)趺磥磉M(jìn)行數(shù)據(jù)分析啊，如果一個(gè)因該是文本型的數(shù)值你換成數(shù)字型也是不行的。