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Excel中快速輸入有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)
2016-05-26
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Excel中快速輸入有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)

很多情況下我們?cè)?/span>Excel單元格中輸入的數(shù)據(jù)是含有固定內(nèi)容的，比如來自同一區(qū)縣的身份證號(hào)碼的前六位數(shù)字一定是相同的，或者來自同一縣市的人的聯(lián)系地址中省市縣部分也是固定的。這種情況下，如果老老實(shí)實(shí)地依次輸入，效率就很低。怎樣才能快速準(zhǔn)確地輸入這些含有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)呢?以下的幾個(gè)方法我想必有一種能幫你解決問題。

自動(dòng)填充

如果數(shù)據(jù)含有固定內(nèi)容，但同時(shí)又是有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如單位員工的職工編號(hào)，在某種排序的方式下，它們就是一個(gè)有規(guī)律的數(shù)列。這種情況下最簡單最直接的方式就是使用自動(dòng)填充。

比如需要輸入的數(shù)據(jù)是“12345××××”，后四位不一樣，前五位數(shù)據(jù)都是一樣的。那么我們只需要在第一、二、三單元格分別輸入“123450001”、“123450002”、“123450003”，然后選中這三個(gè)單元格，并拖動(dòng)該單元格區(qū)域的填充句柄向下拖動(dòng)至需要的位置，就可以完成自動(dòng)填充了。

如果固定內(nèi)容為文字，但只要數(shù)字部分為有規(guī)律的序列，如“一車間001”、“一車間002”等，也可以使用此辦法。

設(shè)置單元格格式

如果需要輸入的數(shù)據(jù)不能自動(dòng)填充，那么我們還可以借助設(shè)置單元格格式來簡化我們的工作。比如需要輸入的數(shù)據(jù)是一組14位的數(shù)字，其中前十位都是“0737070680”，只有后4位不一樣。通過設(shè)置單元格格式，就可以只輸入后4位數(shù)字，讓前十位數(shù)字自動(dòng)添加。

實(shí)現(xiàn)辦法是：選中數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域，然后點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框。在“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”列表中點(diǎn)擊“自定義”，然后在右側(cè)的“類型”輸入框中輸入“0737070680000#”(不含引號(hào))，也就是說輸入前面共同的部分，后四位中前三位輸入 “0”，第四位輸入“#”。這樣輸入時(shí)只要在單元格中直接輸入“1”、“2”、“3”等，就可以直接補(bǔ)全為14位數(shù)字了。

如果數(shù)據(jù)中含有固定的文本，比如前幾個(gè)字都是“山東省濰坊市”，那么我們也可以在這個(gè)自定義的“類型”輸入框中輸入“"山東省濰坊市"@”。以后輸入時(shí)這幾個(gè)字也就可以自動(dòng)添加了。這種方法在屏幕上顯示的是全部數(shù)據(jù)，但是點(diǎn)擊單元格我們可以在編輯欄中看到實(shí)際數(shù)據(jù)只是我們手工輸入的部分(圖1)。

Excel中快速輸入有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)

公式合并

假設(shè)數(shù)據(jù)包含固定內(nèi)容“山東省濰坊市”，需要輸入到A2:A10單元格區(qū)域。我們可以在B2:B10區(qū)域先輸入數(shù)據(jù)中除固定內(nèi)容以外的那些內(nèi)容，然后點(diǎn)擊A2單元格，輸入公式“="山東省濰坊市"&B2”，完成后拖動(dòng)此單元格填充句柄向下復(fù)制公式至A10單元格就可以得到完整數(shù)據(jù)了(圖2)。

Excel中快速輸入有固定內(nèi)容的數(shù)據(jù)

再選中A2:A10單元格區(qū)域，按下“Ctrl+C”復(fù)制數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊右鍵，在彈出的菜單中點(diǎn)擊“選擇性粘貼”命令，在打開的對(duì)話框中選中“數(shù)值”單選項(xiàng)，確定后，就可以刪除B列數(shù)據(jù)了。


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