Excel數(shù)據(jù)透視表：以自己的方式查看數(shù)據(jù)

Microsoft Office Excel 2003 工作表是組織和分析財務(wù)數(shù)據(jù)的理想工具。例如，您可能會創(chuàng)建一個包含差旅住宿費的工作表。如果需要各個季度的分類匯總，您知道如何相應(yīng)地修改工作表。

但是，在需要按季度查看費用類別總計時會發(fā)生什么情況呢？而且如果您每次只想查看某一類或某一年份又該怎么辦呢？在 Excel 工作表中能實現(xiàn)這些嗎？當(dāng)然可以。有沒有更容易的方法？肯定有。

·一種更容易的方法

Microsoft PivotTable? 報表就是答案。不必寫入復(fù)雜的公式，您可以使用向?qū)?chuàng)建一個交互式表格來自動提取、組織和匯總您的數(shù)據(jù)。然后，您可以使用該報表分析數(shù)據(jù)并進(jìn)行比較、檢測樣式和關(guān)系并分析趨勢。

例如，您可以使用一個包含差旅費事項的電子表格...

Excel 工作表來源

...創(chuàng)建一個按類別和季度匯總員工差旅費總計的數(shù)據(jù)透視表。

各類別、年份和季度的費用

現(xiàn)在，不必更改原始工作表，您就可以創(chuàng)建另一個數(shù)據(jù)透視表,通過其他方式來查看數(shù)據(jù)；例如，可以按員工或按月份查看差旅費，而不必輸入一個公式。

下面說明如何快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

·創(chuàng)建數(shù)據(jù)

首先，在 Excel 工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)。您可以將現(xiàn)有的電子表格或數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新 Excel 工作表中。確保數(shù)據(jù)可用于數(shù)據(jù)透視表：

1. 刪除所有空行或空列。
2. 刪除所有自動小計。
3. 確保第一行包含各列的描述性標(biāo)題。
4. 確保各列只包含一種類型的數(shù)據(jù)— 例如，一列中是文本，另一列中是數(shù)值。

·啟動“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/span>

1. 在 Excel 工作表中，從要根據(jù)其創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的表格選擇一個單元格。
2. 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”啟動“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А薄?/span>

   如果不能選擇數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖怎么辦？

   如果工作簿是共享的（共享工作簿：允許網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時查看和修訂的工作簿。每位保存工作簿的用戶可以看到其他用戶所做的修訂。），則“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令不可用。

   

3. 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?- 3 步驟之 1”的“請指定待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型:”下，單擊“Microsoft Office Excel 列表或數(shù)據(jù)庫”。
4. 在“所需創(chuàng)建的報表類型:”下，單擊“數(shù)據(jù)透視表”。
5. 單擊“完成”。

Excel 會在您的工作簿中插入一個新工作表，該新工作表包含報表的布局區(qū)域（即“數(shù)據(jù)透視表”工具欄）和“數(shù)據(jù)透視表字段列表”。

·開始構(gòu)建您的數(shù)據(jù)透視表

將“類別”字段從“數(shù)據(jù)透視表字段列表”拖動到數(shù)據(jù)透視表的“將行字段拖至此處”區(qū)域。

不要擔(dān)心會將字段放錯位置 ，您以后可以隨意移動它們。

請注意，向?qū)褂媚墓ぷ鞅碇小邦悇e”列的數(shù)據(jù)自動填充行。此外，“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中所使用的字段以粗體顯示。

行中為“類別”的數(shù)據(jù)透視表

如果看不到“數(shù)據(jù)透視表字段列表”怎么辦？

如果看不到“數(shù)據(jù)透視表字段列表”，請在帶輪廓的布局區(qū)域中單擊。如果仍然看不到它，請單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“顯示字段列表”按鈕。

“數(shù)據(jù)透視表”工具欄在什么位置？

該工具欄顯示時應(yīng)該浮動在工作表上或?？吭谝粋?cè)。如果沒有顯示該工具欄，請單擊“視圖”，指向“工具欄”然后單擊“數(shù)據(jù)透視表”。

·給報表添加數(shù)據(jù)

將包含要匯總數(shù)據(jù)的字段，例如，“金額”字段，從“數(shù)據(jù)透視表字段列表” 拖動到數(shù)據(jù)透視表的“請將數(shù)據(jù)項拖至此處”區(qū)域。

現(xiàn)在，數(shù)據(jù)透視表會顯示每個類別的費用總計。

包含類別和費用總計的數(shù)據(jù)透視表

·給報表添加頁排序字段

要按“類”篩選數(shù)據(jù)，可以在頁頂部創(chuàng)建一個下拉箭頭。

1. 將“類”字段從“數(shù)據(jù)表字段列表”拖動到“將頁字段拖至此處”區(qū)域。
2. 單擊“類”下拉箭頭，然后選擇一個類。

現(xiàn)在，您可以看到某個時間某一個類的費用類別。

按“類”篩選的結(jié)果

要查看所有“類”的數(shù)據(jù)，請單擊“類”下拉箭頭，然后單擊“（全部）”。

·使用此報表還可以做什么？

按金額排序費用類別

您可以利用“自動排序”功能來首先查看最大的費用類別。

1. 單擊“類別”字段，單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“數(shù)據(jù)透視表”，然后單擊“排序并列出前 10 項”。
2. 在“自動排序選項”下，單擊“降序”。
3. 在“使用字段”框中，單擊“金額總和”，然后單擊“確定”。 　　

   按“金額”排序的費用類別

   

查看各季度的費用類別

按季度查看每個類別的花費：

1. 將“日期”字段拖動到“行”區(qū)域。
2. 右鍵單擊“日期”字段，指向“組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”，然后單擊“組”。
3. 在“依據(jù)”框中，單擊“季度”。如果源工作表包含多個年份的數(shù)據(jù)，還要單擊“年份”。
4. 如有必要，清除“月份”選項，然后單擊“確定”?！?/span>

各年份、季度和類別的費用

查看各季度每個費用類別的變化情況

您可以在很短的時間內(nèi)更改數(shù)據(jù)透視表中的行和列。

將“類別”字段拖動到“年份”字段的左側(cè)。

各類別、年份和季度的費用

按員工篩選結(jié)果

要按員工篩選數(shù)據(jù)，可以在頁的頂部創(chuàng)建第二個下拉箭頭。

1. 將“員工”字段拖動到“類”字段之上或之下的“頁字段”區(qū)域。
2. 單擊“員工”下拉箭頭，選擇一名員工，然后單擊“確定”。

按“員工”篩選的結(jié)果

在不同的工作表上顯示每個員工的結(jié)果

除了查看一名員工的結(jié)果，您還可以將每個員工的結(jié)果顯示在不同的工作表中。

1. 在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上，單擊“數(shù)據(jù)透視表”，然后單擊“分頁顯示”。
2. 在“分頁顯示”對話框中，單擊“員工”，然后單擊“確定”。

多個頁將會作為工作表標(biāo)簽顯示出來?！　?/span>

位于單獨的工作表上的員工結(jié)果

源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時刷新數(shù)據(jù)透視表

每當(dāng)源電子表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，可以立即更新您的數(shù)據(jù)透視表。

單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的“刷新數(shù)據(jù)”按鈕。

瞬間讓數(shù)據(jù)透視表看上去漂亮非凡

使用 “自動套用格式” 迅速獲得具有專業(yè)外觀效果。

1. 在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上，單擊“設(shè)置報告格式”按鈕。

   

2. 單擊一個報表或表格樣式，然后單擊“確定”。 　　 

·數(shù)據(jù)透視表還可以為我做什么？

基本數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置快速且方便。不過，如果愿意多花點時間，您還可以學(xué)到使用數(shù)據(jù)透視表處理和分析數(shù)據(jù)的更多方法。例如，可以從許多不同類型的源中導(dǎo)入數(shù)據(jù)或連接到許多不同類型的源中的數(shù)據(jù)，自定義報表的格式，以及以有意義、易于理解的方式顯示結(jié)果。