怎樣在國(guó)內(nèi)企業(yè)中實(shí)施工作分析

工作分析是指對(duì)工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項(xiàng)工作的七W：（1）用誰(shuí)做(Who)（2）做什么(What)（3）何時(shí)做(When)（4）在哪里做(Where)（5）如何做(How)（6）為什么做(Why)（7）為誰(shuí)做(Whom)。工作分析的結(jié)果或直接成果是形成有關(guān)工作的職務(wù)說(shuō)明書(shū)。職務(wù)說(shuō)明書(shū)又稱工作說(shuō)明書(shū)，是記錄工作分析結(jié)果的文件，它把所分析職務(wù)的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序和方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、任職資格等信息以文字形式下來(lái)，以便管理人員使用。工作分析是現(xiàn)代人力資源管理的基礎(chǔ)，只有在客觀、準(zhǔn)確的工作分析基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步建立科學(xué)的招聘、培訓(xùn)、考核及薪酬體系。但由于我國(guó)企業(yè)工作分析剛剛起步，在實(shí)踐過(guò)程中會(huì)遇到許多困難。筆者在對(duì)一些企業(yè)進(jìn)行工作分析實(shí)踐之基礎(chǔ)上，提出實(shí)施工作分析的操作步驟及需要重點(diǎn)注意的問(wèn)題。

步驟0：確定工作分析可展開(kāi)的前提條件
　　企業(yè)管理工作是一個(gè)整體。工作分析可順利展開(kāi)的前提條件是：
　　1、有關(guān)組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對(duì)穩(wěn)定性；
　　2、在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，工作流程及部門責(zé)任已確定；
　　3、每個(gè)部門應(yīng)有的工作職位也已明確。
　　國(guó)內(nèi)有些企業(yè)在對(duì)現(xiàn)行人力資源系統(tǒng)進(jìn)行變革時(shí)，沒(méi)有將其與其他組織系統(tǒng)聯(lián)系起來(lái)，在上述條件不具備的情況下，單獨(dú)對(duì)人力資源體系進(jìn)行立項(xiàng)。這樣做的結(jié)果對(duì)工作分析，以及其后的工作評(píng)價(jià)、建立考核與薪酬體系的效果將會(huì)大打折扣。所以在進(jìn)行工作分析前，首先要進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)調(diào)整和部門責(zé)任和部門職位的確定。

步驟1：建立工作小組，并制定工作分析實(shí)施計(jì)劃
　　如果企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有工作分析方面的專家，可從外面聘請(qǐng)有關(guān)專家作為工作小組顧問(wèn)。所聘專家不但具有工作分析方面的理論功底,更重要的是對(duì)我國(guó)企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)狀的深入了解和把握，最好是有在國(guó)內(nèi)其他企業(yè)從事工作分析的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

　　工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高層領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的領(lǐng)導(dǎo)小組，在領(lǐng)導(dǎo)小組下再設(shè)具體操作的工作小組。外請(qǐng)專家參加領(lǐng)導(dǎo)小組，并作為工作小組的顧問(wèn)。

　　工作小組主要由公司人力資源部牽頭，由人力資源部部分成員及各主要部門（如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售）暫借人員組成。部門參加人員要熟悉部門內(nèi)各崗位工作及職責(zé)、具有一定理論能力和寫作能力，并具有全局觀念和較強(qiáng)的責(zé)任感。

　　工作分析實(shí)施計(jì)劃的制定，應(yīng)根據(jù)公司需要、任務(wù)量（職位復(fù)雜性與多少）、專家的意見(jiàn)及工作小組實(shí)施能力的強(qiáng)弱而定。

步驟2：調(diào)查方法的選擇及工具擬定
　　目前國(guó)內(nèi)企業(yè)采納最多的是將問(wèn)卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來(lái)使用。這主要是因?yàn)檫@兩種方法實(shí)施程序較簡(jiǎn)單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。所以本文重點(diǎn)就這兩種方法進(jìn)行介紹。

　　一、調(diào)查問(wèn)卷的選擇和修改
　　問(wèn)卷調(diào)查法在西方發(fā)達(dá)國(guó)家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。成熟的問(wèn)卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個(gè)主要方面。對(duì)于我們這樣一個(gè)在工作分析剛剛起步的國(guó)家，采取成熟的國(guó)外問(wèn)卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動(dòng)地照搬并不可取。工作小組首先對(duì)備選問(wèn)卷進(jìn)行討論，擇出最符合本次任務(wù)的問(wèn)卷，然后再對(duì)問(wèn)卷進(jìn)行修改。修改過(guò)程中應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

　　1、明確本次工作分析的主要目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行相應(yīng)增補(bǔ)和刪除。工作分析具有不同用途。為選拔、培訓(xùn)及考核進(jìn)行的工作分析重點(diǎn)是清楚地了解各種工作的內(nèi)容、職責(zé)及任職資格（尤其是能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)及水平）；為工作評(píng)價(jià)和薪酬體系設(shè)計(jì)進(jìn)行的工作分析則需要對(duì)一項(xiàng)工作進(jìn)行全面分析，以便能夠完整了解該工作的各項(xiàng)特征，如所承擔(dān)各類責(zé)任的大小、難度、復(fù)雜程度、決策水平、能力層次及工作環(huán)境壓力等。我國(guó)大多數(shù)企業(yè)過(guò)去沒(méi)有搞過(guò)工作分析，第一次進(jìn)行這項(xiàng)工作很難達(dá)到完美，也不應(yīng)該過(guò)分追求完美。第一次進(jìn)行企業(yè)工作分析最好對(duì)上述目標(biāo)有所選擇，并對(duì)原問(wèn)卷項(xiàng)目進(jìn)行考查，刪除關(guān)系不大的項(xiàng)目，增加問(wèn)卷中沒(méi)有，但與調(diào)查目的密切相關(guān)的項(xiàng)目。

　　2、考查和修改問(wèn)卷用語(yǔ)，以保證其簡(jiǎn)單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。

　　3、問(wèn)卷盡可能精煉、簡(jiǎn)短。問(wèn)卷項(xiàng)目太多會(huì)使填寫人產(chǎn)生厭煩心理，從而影響問(wèn)卷調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量。所以在保證項(xiàng)目完整的基礎(chǔ)上應(yīng)盡可能減少項(xiàng)目數(shù)量，一般來(lái)說(shuō)，填寫時(shí)間最好在1小時(shí)之內(nèi)。

　　4、工作小組對(duì)每個(gè)問(wèn)題及選擇項(xiàng)目的具體含義進(jìn)行討論，對(duì)有歧義的問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定(如下表)。

　　二、訪談?lì)}綱的擬定
　　訪談?dòng)捎谄淇梢悦鎸?duì)面與受訪者交流，所以能夠?qū)μ囟▋?nèi)容進(jìn)行更詳細(xì)、深入的了解，并可以得到問(wèn)卷調(diào)查可能漏掉的內(nèi)容。為了有效地使用訪談法，在最短時(shí)間內(nèi)得到盡可能多的有用信息，在訪談實(shí)施前首先應(yīng)確定結(jié)構(gòu)化的訪談?lì)}綱。下面是一份較為規(guī)范的訪談?lì)}綱所包含的主要內(nèi)容：

　　基本資料：職位名稱、主管部門、所屬部門、工作地點(diǎn)、直接主管、監(jiān)督者等
　　1．本職位設(shè)置的目的是什么？
　　
　　2．按順序列舉說(shuō)明本職位的工作責(zé)任及其重要性。
　　?。ㄘ?zé)任分為每日，一定時(shí)期內(nèi)與偶爾負(fù)擔(dān)等三種類型）
　　　1）每日必做的以及完成此任務(wù)花費(fèi)時(shí)間的百分比
　　　2）一定時(shí)期必做的工作（月，周，季度）以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比
　　　3）偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時(shí)間百分比
　　
　　3.對(duì)于本職的工作來(lái)說(shuō)，哪些教育或知識(shí)是必須的？這些教育與知識(shí)可以從學(xué)校獲得，可以自學(xué)或通過(guò)在職培訓(xùn)及工作實(shí)踐獲得。如：任職者能夠讀寫并理解基本的口頭或書(shū)面的指令；任職者能夠理解并執(zhí)行工作程序，以及理解上下級(jí)的隸屬關(guān)系，具備本職位工作需要的專業(yè)知識(shí)；具備商業(yè)管理與財(cái)政等方面的基礎(chǔ)知識(shí)與技能等。

　　4.本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗(yàn)？哪些經(jīng)驗(yàn)是必須的。如：需要4--6月的相關(guān)工作實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期；需要3—5年的相關(guān)工作實(shí)習(xí)期或在職培訓(xùn)期等。

　　5.任職者負(fù)擔(dān)的管理職責(zé)有哪些？每項(xiàng)工作所花費(fèi)時(shí)間的百分比是多少？如工作指導(dǎo)、布置工作、檢查工作、制定計(jì)劃、目標(biāo)管理、協(xié)調(diào)活動(dòng)、解決雇員問(wèn)題、評(píng)價(jià)下屬等。

　　6.本職位的工作者有哪些關(guān)系？在描述這些關(guān)系時(shí)，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的？在部門內(nèi)部還是部門外部？聯(lián)系次數(shù)是否頻繁？聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務(wù)形式？哪些聯(lián)系對(duì)部門有用？這里的聯(lián)系對(duì)象包括本部門的所有人員。

　　7.本職位需要接受哪些監(jiān)督和管理？接受的程度如何？如任職者的工作簡(jiǎn)單重復(fù)進(jìn)行，工作處于明確，具體的指導(dǎo)下；任職者可以自主地確定工作目標(biāo)，績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)只需與他人協(xié)商即可，不需征得上級(jí)同意。

　　8.任職者獨(dú)立決策的權(quán)限與范圍有多大？他作出的決定是否要由他人審核？如果要，那么由誰(shuí)審核？

　　9.最容易犯的錯(cuò)誤有哪些？舉例說(shuō)明，并指出它們是操作上的還是觀念上的或兩者皆有。這些錯(cuò)誤多長(zhǎng)時(shí)間才能被發(fā)現(xiàn)，誰(shuí)能發(fā)現(xiàn)，常在哪些環(huán)節(jié)上被發(fā)現(xiàn)？糾正這些錯(cuò)誤存在哪些障礙？在糾正錯(cuò)誤過(guò)程中可能存在什么枝節(jié)問(wèn)題？

　　10.任職者是否要對(duì)一些數(shù)據(jù)保密？保密的程度如何？保密與否對(duì)公司的利益有無(wú)影響？

　　11.描述工作順利進(jìn)行時(shí)必需的生理?xiàng)l件，物理?xiàng)l件，如任職者工作期間站，走，負(fù)荷的時(shí)間各是多少等？

　　12.為了使工作順利進(jìn)行，對(duì)任職者在心理方面，有哪些要求？

　　13.列出工作中所使用的機(jī)器或設(shè)備

　　14.本職位還有哪些方面需要補(bǔ)充說(shuō)明，請(qǐng)列出。

步驟3：小組成員操作程序的培訓(xùn)
　　主要由專家對(duì)工作分析的意義、使用工具的特點(diǎn)進(jìn)行講解；對(duì)項(xiàng)目用語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)含義、施測(cè)指導(dǎo)語(yǔ)、施測(cè)過(guò)程的引導(dǎo)和控制進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定；回答成員的質(zhì)疑，并對(duì)有歧義的地方進(jìn)行討論和確定。

步驟4：調(diào)查實(shí)施過(guò)程
　　1、問(wèn)卷調(diào)查方法
　?。?）為保證調(diào)查的客觀真實(shí)性，一定要讓受調(diào)查者明確調(diào)查目的（并非用于對(duì)個(gè)人業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估），讓他們放心地反映真實(shí)情況；避免對(duì)受調(diào)查者施加壓力，或有可能產(chǎn)生的歧義誘導(dǎo)。

　?。?）在填寫問(wèn)卷前與受調(diào)查者建立良好合作關(guān)系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細(xì)致地回答和解釋受測(cè)者所提出的問(wèn)題。

　?。?）由于問(wèn)卷較長(zhǎng)，受調(diào)查者在填寫過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)煩躁情緒，容易影響認(rèn)真作答。主持人應(yīng)及時(shí)提示和耐心安慰他們，以保證質(zhì)量。

　?。?）答過(guò)的問(wèn)卷盡可能讓其直接主管認(rèn)真審核，及時(shí)糾正偏差。

　　2、訪談法
　　訪談分為三類：（1）對(duì)每個(gè)雇員進(jìn)行個(gè)人訪談；（2）對(duì)做同種工作的雇員群體進(jìn)行訪談；（3）對(duì)完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行訪談。訪談時(shí)應(yīng)遵守的基本準(zhǔn)則如下：
　?。?）與主管人員密切合作；
　?。?）與被訪談?wù)呓⑷谇⒌年P(guān)系；
　?。?）在訪談時(shí)應(yīng)當(dāng)依據(jù)一張具有指導(dǎo)性的問(wèn)卷或提綱來(lái)提問(wèn)，同時(shí)也要給回答者留有一定的發(fā)揮余地；
　?。?）在面談之后對(duì)資料進(jìn)行檢查和核對(duì)。

步驟5：職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫
　　1、小組對(duì)問(wèn)卷和訪談結(jié)果進(jìn)行總體統(tǒng)計(jì)、審核、評(píng)估，尤其是針對(duì)同一職位但回答差異很大的項(xiàng)目進(jìn)行商議，以取得統(tǒng)一意見(jiàn)。

　　2、由專家與人力資源部門人員一起，或由工作小組全體成員討論制定職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫規(guī)范和框架。如按行政和業(yè)務(wù)分類展開(kāi)工作職責(zé)和內(nèi)容；統(tǒng)一規(guī)定同一級(jí)別管理者的行政和人事管理職責(zé)；統(tǒng)一常用言語(yǔ)和措辭等。

　　3、職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫最好在一個(gè)固定的辦公地點(diǎn)由小組成員統(tǒng)一進(jìn)行，以便于及時(shí)溝通。

　　4、每個(gè)成員側(cè)重編寫本部門或個(gè)人最為熟悉的職務(wù)說(shuō)明書(shū)；或者所有負(fù)責(zé)職務(wù)說(shuō)明書(shū)編寫的小組成員同時(shí)進(jìn)行一個(gè)部門，在這一過(guò)程中可臨時(shí)借調(diào)該部門熟悉情況、并能較客觀分析評(píng)價(jià)本部門職位的人員參加。一個(gè)部門完成后再進(jìn)行下一個(gè)部門。

　　5、定期、定時(shí)進(jìn)行全組成員溝通，以便及時(shí)糾正偏差，并形成統(tǒng)一風(fēng)格。

　　6、每個(gè)成員在編寫過(guò)程中要及時(shí)與相應(yīng)部門主管及相應(yīng)職位工作執(zhí)行人進(jìn)行溝通，使職務(wù)說(shuō)明書(shū)盡可能與職位的實(shí)際情況相符合(見(jiàn)上表)。

　　7、為提高效率，以上步驟在實(shí)施過(guò)程中可并行展開(kāi)或滾動(dòng)進(jìn)行。即調(diào)查完一個(gè)部門之后，職務(wù)說(shuō)明書(shū)的編寫便可開(kāi)始；同時(shí)再對(duì)另一個(gè)部門展開(kāi)調(diào)查，如此循環(huán)進(jìn)行。

步驟6：總結(jié)與修改
　　工作小組對(duì)完成的職務(wù)說(shuō)明書(shū)進(jìn)行總審，匯總后向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。如有必要做個(gè)別修正和調(diào)整。最后對(duì)說(shuō)明書(shū)進(jìn)行編輯存檔，以備后用。另外,隨著工作性質(zhì)、任務(wù)等方面的變化，工作說(shuō)明書(shū)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，以保證其較強(qiáng)的應(yīng)用性。